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Im September 2024 richtete das Team der Bereichsbibliothek Universitätsmedizin Mainz in enger Zusammenarbeit mit dem Vorstand die jährliche Tagung der Arbeitsgemeinschaft für medizinisches Bibliothekswesen AGMB e.V. aus. Die Organisation einer solchen Veranstaltung erfordert sorgfältige Planung und eine koordinierte Zusammenarbeit über verschiedene Abteilungen und Bereiche hinweg. Nachfolgend und auf dem Poster (Anhang 1 [Anh. 1]) ein Überblick über die wichtigsten Schritte der Vorbereitungen, ergänzt durch zeitliche Eckdaten – eine wertvolle Orientierungshilfe für zukünftige Tagungsplaner:innen.

Bereits zwei Jahre vor dem eigentlichen Termin begann die Erkundung geeigneter Tagungsräume auf dem Gelände der Universitätsmedizin. Für die verschiedenen Veranstaltungsformate (Vorträge, Treffpunkte, Arbeitskreise, Poster Session) sowie für die Firmenausstellung und die Pausenverpflegung werden ausreichend Räume und Platz benötigt. Die gefundenen Räumlichkeiten wurden im Juni 2023, also ca. anderthalb Jahre vor der Tagung, reserviert und im November desselben Jahres verbindlich gebucht. Parallel dazu entstanden ein Lage- und Raumplan sowie ein Plan für die Anordnung der Firmenausstellung. Später folgte die detaillierte Möbelplanung. Um die Teilnehmenden mit Internet zu versorgen, wurden im August 2024, wenige Wochen vor der Tagung, WLAN-Zugänge für Gäste sowie die Stromversorgung für die Aussteller organisiert. Außerdem erfolgten Absprachen mit dem für den Hörsaal zuständigen Assistenten, der zur Betreuung der Technik während der gesamten Tagung anwesend war.

Die Kommunikation mit den Verantwortlichen startete frühzeitig, bereits ein Jahr vor der Tagung, besonders die Bekanntgabe des Vorhabens innerhalb der Universitätsbibliothek. Im Oktober 2023 wurden innerhalb des Ortskomitees Ansprechpersonen für die Bereiche Firmen, Marketing, Möbelplanung, das Rahmenprogramm sowie die Gesamtverantwortung festgelegt. Die Verantwortung für die Vorbereitung übernahmen drei bis vier Personen. Um weitere Unterstützung bei der Durchführung der Tagung zu gewinnen, wurden ab April 2024, ca. ein halbes Jahr vor der Tagung, Informations-E-Mails an das UB-Personal gesendet. Für die drei Tage der Veranstaltung mussten Helferinnen und Helfer für den Auf- und Abbau, das Tagungsbüro, das Catering und den Hörsaal gewonnen werden. Zudem informierte eine interne Veranstaltung im Sommer 2024 über die Tagung. Das half, zusätzliche Helfer:innen zu mobilisieren. In den Wochen vor dem Event folgten mehrere Online-Meetings mit den Helfenden, um letzte Details zu klären und Schichtpläne zu erstellen. Für die Schichtpläne wurde das Online-Tool Schichten genutzt, das in die Plattform MS Teams integriert ist.

Der regelmäßige Austausch mit dem AGMB-Vorstand stellte sicher, dass alle Anforderungen koordiniert und abgestimmt wurden. Wichtige Treffen fanden auf der Tagung in Bonn im September 2023 und kurz darauf bei einem Zusammenkommen von Vorstand und Ortskomitee in Mainz im Oktober 2023 statt. Diese Treffen trugen entscheidend zu einer reibungslosen Kommunikation bei. Materialien wurden über ein Ticketing-System, per E-Mail und über einen Bereich in der Cloudspeicher Software Seafile ausgetauscht.

Die Betreuung der beteiligten Firmen spielte eine zentrale Rolle in den Vorbereitungen. Bereits ein halbes Jahr vor der Veranstaltung, im Februar 2024, wurden mögliche Ausstellende angeschrieben und eingeladen, an der Tagung mit einem Stand oder als Walking Agent teilzunehmen. Es erfolgte auch der Hinweis, eine der Sponsoring-Möglichkeiten, wie zum Beispiel die Platzierung einer Beilage in der Tagungstasche, zu nutzen. Eine Übersicht über Firmen, die bereits in der Vergangenheit an einer Tagung teilgenommen oder diese unterstützt haben, lieferte der Vorstand der AGMB. Das Ortskomitee ergänzte diese Liste um ortsansässige Firmen und Partner. Gleichzeitig mit dem Versenden der Firmeneinladungen wurden ein Ticketingsystem und eine spezielle Tagungstelefonnummer eingerichtet. Die Kommunikation mit den Firmen nahm ab diesem Zeitpunkt Fahrt auf, einschließlich eines Treffens mit dem Hauptsponsor im März 2024. Von Seiten der Firmen gab es viele Rückfragen zur Erstellung der Rechnungen, zum Senden von Material, zur Ausstattung und Verteilung der Stände sowie zur Anmeldung der Firmenvertreter.

Bereits im Oktober 2023, also ein Jahr vorab, sicherte sich das Organisationsteam ein Hotelkontingent für die Gäste. Um den Teilnehmenden die Stadt Mainz und ihre Sehenswürdigkeiten näher zu bringen, wurden im November zwei Stadtführungen für Montagvormittag und Mittwochnachmittag ausgewählt und gebucht. Außerdem folgten Buchungen für eine Führung durch die wissenschaftliche Stadtbibliothek mit ihren historischen Beständen sowie zwei Führungen durch das ZDF. Hier konnten die Teilnehmenden erleben, wie Fernsehen gemacht wird. Zwischen Dezember 2023 und Januar 2024 wurden verschiedene Restaurants für das Konferenzdinner getestet, um eine gute Entscheidung treffen zu können. Anschließend folgten die Speisenauswahl und die Buchung. Die Verpflegung für die Pausen wurde im April 2024 bei einem lokalen Caterer gebucht, während das Catering für den Eröffnungsabend im Mai 2024 festgelegt wurde. Die Weinauswahl für den Eröffnungsabend trafen und besorgten die Mitarbeitenden der Bibliothek.

Auf der Tagung in Bonn im September 2023 wurde bereits herzlich nach Mainz eingeladen. Ab Juni 2024 intensivierte sich die Zusammenarbeit mit dem Hauptsponsor, vor allem bei der Gestaltung der Tagungstasche. Gleichzeitig wurden Infomaterialien bei der örtlichen Touristik-Information für die Taschen bestellt. Gemeinsam mit der Stabsstelle Marketing der Universitätsbibliothek arbeitete das Team ab Sommer 2024 am Inhalt, Layout und Druck des Tagungsbands. Kurz vor dem Start der Veranstaltung wurden schließlich das Leitsystem sowie Informationsschilder erstellt und produziert.

Zu den Aufgaben des Ortskomitees gehört auch das Anfragen von lokalen Vortragenden, welche die Eröffnungssession gestalten. Zwischen September 2023 und Juli 2024 wurden Kolleginnen und Kollegen aus dem Fachbereich Medizin und aus der Universitätsbibliothek gebeten, Grußworte beizusteuern. Der Festvortrag durch einen Wissenschaftler der Universitätsmedizin wurde im Mai 2024 final organisiert. Die Fertigstellung des lokalen Beitrags, der in diesem Jahr von der Leitung der Bereichsbibliothek gehalten wurde, erfolgte kurz vor der Tagung.

Die umfassende Vorbereitung und Organisation erstreckten sich über einen Zeitraum von zwei Jahren. Um einen guten Informationsfluss zu gewährleisten, fanden regelmäßige und anlassbezogene Treffen des Organisationsteams statt. Es gab Phasen mit erhöhtem Arbeitsaufwand, wie der Schriftverkehr nach der Einladung der Firmen. Diesen folgten Phasen, in welchen die Vorbereitungen eher nebenherliefen. Durch den langen Vorbereitungszeitraum war das Ortskomitee zu keiner Zeit überlastet. In den letzten zwei Wochen vor Beginn der Tagung war der Arbeitsaufwand, die Anspannung, aber auch die Vorfreude sehr hoch. Auch mit einem kleinen Team sind die Vorbereitungen gut zu schaffen, dabei haben alle lokalen Beteiligten sowie der Vorstand der AGMB Hand in Hand gearbeitet und so zum Erfolg der Veranstaltung beigetragen. Es ist kein Hexenwerk! Aus diesem Grund möchten wir ausdrücklich dazu ermutigen, eine der zukünftigen Tagungen auszurichten.

Die Autorin erklärt, dass sie keine Interessenkonflikte in Zusammenhang mit diesem Artikel hat.

Sabine Hoyer: 0000-0002-7092-217X