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Mit der Einführung der Hochschulbibliografie der Medizinischen Hochschule Hannover (MHH) im Jahr 2008 war die Erhebung und Berechnung der publikationsbasierten leistungsorientierten Mittel (LOM) verbunden. Die erhobenen Daten werden in einer Excel-Tabelle bereinigt und über ein Makro für die Mittelzuweisung verarbeitet. Der ursprünglich provisorisch ausgearbeitete Workflow wurde zwar kontinuierlich leicht angepasst, läuft aber im Wesentlichen seit 15 Jahren unverändert durch. Im Jahr 2015 wurde, ebenfalls als Eigenentwicklung der MHH-Bibliothek mit dem „Publikations-Datenbank und -Analysetool PuDalys“ (https://webext.mh-hannover.de/bib/pudalys/hobib.html) zweierlei erreicht:

• Sicherung der über die Hochschulbibliografie (RefWorks) verwalteten Daten in einer Datenbank
• Auswertungsmöglichkeit der Publikationsdaten nach weiteren Kriterien (z.B. Kooperationen)

Die Datenbank mit den mittlerweile weit über 30.000 Einträgen der Hochschulbibliografie wird auf der Website der Bibliothek (https://www.mhh.de/bibliothek/so-nutzen-sie-die-bibliothek/schreiben-publizieren/hochschulbibliografie) zur Verfügung gestellt. Daneben wird eine jährliche Kumulation als PDF angeboten. Diese wird durch wechselnde Statistiken und Auswertungen ergänzt, z.B.:

• Gliederung nach Publikationstypen
• Verteilung auf Zeitschriften
• Entwicklung in absoluten Zahlen
• Quote weiblicher Autor*innenschaften
• Open-Access-Anteil am Publikationsaufkommen
• Verteilung auf Verlage
• Publikationen in Journals mit besonders hohem Impact Faktor
• Mittlere Impact Faktoren

Aus den Daten der LOM-Berechnung ergeben sich weitere Auswertungsmöglichkeiten, die für interne Zwecke des Präsidialamtes und Forschungsdekanats zur Verfügung gestellt werden.

2009 begann die Bibliothek mit dem Aufbau eines Service mit Blick auf Abrechnungsvorgänge von Publikationskosten. Sowohl von Hochschulangehörigen wie auch von der Finanzabteilung, die diese Kosten im hauseigenen SAP-System bucht und überweist, war ein Bedarf gemeldet worden.

Zeitgleich beschäftigte sich die Bibliothek mit dem in den Fokus drängenden Thema Open-Access-Publikationen und -Kosten, sodass Ende 2008 eine erste Auswertung des hochschulweiten SAP-Buchungskontos für externe Druckkosten erfolgte, um einen Eindruck der Gesamtkosten, die die MHH jährlich für das Publikationsaufkommen ihrer Autor*innen zahlt, zu erhalten. In diesem Konto wurden u.a. Kosten für Druckaufträge an hochschulfremde Druckereien, Agenturen etc. gebucht, aber auch die Kosten für wissenschaftliche Veröffentlichungen einzelner Autor*innen (Page Charges etc.). Tatsächlich fanden sich auch schon Kosten für das Open-Access-Publizieren. Als Ergebnis dieser Auswertung wurde in Gesprächen zwischen Finanzabteilung und Bibliothek vereinbart, ein gesondertes Buchungskonto für die Publikationskosten einzurichten, das von der Bibliothek zu verwalten sei.

In 2009 wurde das Buchungskonto „Publikationskosten“ im zentralen Kostenstellenplan der Medizinischen Hochschule Hannover verankert und im SAP-Workflow eingerichtet. Die Bibliothek fungiert seitdem als verantwortliche Stelle zur Vorerfassung der Publikationskosten-Vorgänge und entlastet damit die Finanzabteilung. Gleichzeitig ist sie die Stelle innerhalb der Hochschule, die die Forschungseinrichtungen bei diesem Thema unterstützt und berät.

Mit einer Auswertung des Kontos „Publikationskosten“ der Jahre 2008 und 2009 sowie der Angaben in der seit 2008 eingeführten Hochschulbibliografie war die Grundlage für einen ersten Antrag bei der Deutschen Forschungsgemeinschaft (DFG) für das Projekt „Open Access Publizieren“ vorhanden. Mittels dieser Projektmittel entstand im Jahr 2011 das Angebot eines Open-Access-Publikationsfonds der MHH, der mit Unterbrechung bis heute zur Verfügung steht. Seit 2023 erhält die MHH Mittel aus dem DFG-Projekt „Open-Access-Publikationskosten“.

Für einen Überblick über die Gesamtausgaben an Publikationskosten der MHH wird möglichst jede einzelne Publikation in einer Excel-Tabelle erfasst, unabhängig davon, ob die Summen aus dem Publikationsfonds gefördert werden, ob durch Budgets der Forschungseinrichtungen gezahlt wird oder ob die Artikelkosten durch Verlagsvereinbarungen und Transformationsverträge gedeckt sind.

Beispielsweise werden normiert erfasst:

• Rechnungsdatum
• Rechnungsnummer
• Kostenart lt. Verlagsrechnung
• Rechnungssumme lt. Verlagsrechnung
• SAP-Summe wie gebucht
• Autor*innenname
• Organisationseinheit
• zu belastende Finanzstelle
• Verlag
• Zeitschriften-Titel
• OA-Publikationsfonds-Vorgangs-Nummer
• DOI
• Lizenzart der Publikation

Die zu erfassenden Informationen wurden Jahr um Jahr erweitert und variiert, weil immer neue Auswertungen der Daten für die DFG-Anträge sowie für die Hochschulleitung erforderlich wurden. Im Ergebnis kann die Bibliothek seit Jahren detaillierte Fragestellungen für die ganze MHH beantworten, z.B.:

• Aus welchen Finanzmitteln wurden welche Beträge für Publikationen ausgegeben?
• Wie ist die Verteilung der Zahlungen aufgesplittet nach Verlagen, Lizenzart etc.?

Bei der Abrechnung der Publikationskosten arbeiten die Hochschulbibliothek und die Finanzabteilung der MHH eng zusammen. Der Publikationsberatungsservice der Hochschulbibliothek bietet den Autor*innen der MHH Unterstützung bei der Antragstellung für den Publikationsfonds und beantwortet dabei Fragen zu den Förderkriterien. Dies ist besonders zu Jahreswechseln und damit oft verbundenen Wechseln der Förderkriterien für den Publikationsfonds gefragt. Zudem hilft der Publikationsberatungsservice bei Fragen zum Abrechnungsprozess von Publikationskosten innerhalb der MHH und informiert über die verschiedenen Verlagsvereinbarungen. Außerdem bietet die Hochschulbibliothek Unterstützung bei der Suche nach seriösen Verlagen an, wobei das Thema Predatory Publishing eine zunehmende Rolle in der Beratung spielt. In Zusammenarbeit mit der Rechtsabteilung der MHH wird den Autor*innen auch Hilfestellung bei Fragen zum Urheberrecht oder der Verwendung der Creative-Commons-Lizenzen gegeben. Des Weiteren berät die Hochschulbibliothek bei der Umsetzung der Affiliations- und Publikationsrichtlinie (s.u.).

Im Laufe der Zeit erweiterte sich der Service von bloßen Abrechnungsvorgängen und Hilfestellungen zum Thema Publikationskosten hin zu einem Beratungsservice, der das Thema Publikationskosten nicht mehr vom Thema Open Access trennen kann.

Seit 1994 veröffentlicht die MHH ihre Forschungsaktivitäten in Form von jährlichen Forschungsberichten. Der Forschungsbericht der MHH, der zunächst als gebundenes Buch und im Jahr 2004 zusätzlich als PDF-Datei im Internet veröffentlicht wurde, wird seit dem Jahr 2007 ausschließlich als PDF-Datei auf der MHH-Website sowie im hochschuleigenen Repositorium RepoMed (https://mhh-publikationsserver.gbv.de/) publiziert.

In den Anfangsjahren des Forschungsberichts wurde die Eingabe der Forschungsaktivitäten durch die jeweilige Fachabteilung in Word vorgenommen, bis diese im Jahr 2008 durch eine eigenentwickelte IT-Softwarelösung abgelöst wurde. Mit der sukzessiven Einführung des Forschungsinformationssystems (FIS) an der MHH wurde der Forschungsbericht im Jahr 2019 erstmalig über das FIS eingegeben.

Mit der Einführung des FIS sollen grundlegende Forschungsinformationen aktuell, zentral und übersichtlich erfasst und abgebildet werden. Drittmittelgeförderte Projekte werden aus der elektronischen Drittmittelakte (EDMA) und Publikationen aus der Hochschulbibliografie in das Forschungsinformationssystem importiert. Weitere Angaben wie am Projekt beteiligte Kooperationspartner, weitere Forschungstätigkeiten wie Patente, Preise, Stipendien, Auszeichnungen und Gremienmitarbeit sowie Vernetzungen zwischen Projekten und Publikationen werden von den Forschenden oder aber von Forschungsbeauftragten (Einrichtungsleiter*innen) und deren Vertreter*innen eingegeben und gepflegt.

Das Berichtsjahr 2022 wird erstmalig ausschließlich in digitaler Form über das in Kürze erscheinende externe Forschungsinformationssystem veröffentlicht werden.

Die Projektleitung des FIS liegt seit 2022 in der Bibliothek, die IT-Administration liegt bei der Abteilung MHH Information Technology. Zu jeder Zeit ist ein reger Austausch mit der Drittmittelabteilung gegeben.

Über den hochschuleigenen Publikationsserver RepoMed (https://mhh-publikationsserver.gbv.de/), der den MHH-Angehörigen seit April 2019 zur Verfügung steht, wurden bis Ende des Jahres 2021 ausschließlich Zeitschriftenartikel, Beiträge aus Sammelwerken und Monografien von MHH-Angehörigen (Erst- sowie Zweitveröffentlichungen), Kongressbeiträge, Dissertationen, Habilitationen, offizielle Veröffentlichungen der MHH sowie sämtliche aus dem Publikationsfonds geförderten Artikel veröffentlicht.

Technisch realisiert wurde das hochschuleigene Repositorium im Jahr 2019 mithilfe des Repository-Services Reposis der Verbundzentrale Göttingen (VZG) über das Open-Source-Repository-Framework MyCoRe.

Die Veröffentlichung auf RepoMed wird nach der Zusendung des Vertrages und der Datei von der Bibliothek übernommen. Die MHH-Bibliothek berät bei der Klärung rechtlicher Fragen, die Einhaltung der Urheber- und Verwertungsrechte liegt jedoch in der Verantwortung der Publizierenden.

Seit Dezember 2021 wurde für MHH-Angehörige die Möglichkeit geschaffen, Forschungsdaten in RepoMed über die Bibliothek Open Access zu veröffentlichen, gemäß der Leitlinie zur Sicherung guter wissenschaftlicher Praxis der DFG [1]. In RepoMed ist die Verwaltung von Forschungsdaten nach den FAIR-Prinzipien möglich. Die zu publizierenden Forschungsdaten werden mit einer entsprechenden, wählbaren CC-BY-Lizenz sowie einer wählbaren Restriktionsstufe versehen und durch Metadaten angereichert. Eine Verknüpfung mit einem Artikel, der in Zusammenhang mit den Forschungsdaten steht, ist möglich. Die Klärung rechtlicher und ethischer Fragen bleibt in der Verantwortung der Dateneigner.

Die Veröffentlichung von Forschungsdaten markiert nur das Ende eines Prozesses, der verschiedenste Akteure der Hochschule involviert. Die zentrale Anlaufstelle wurde neu geschaffen und ist im Peter L. Reichertz Institut für Medizinische Informatik angesiedelt (s. Abbildung 1 [Abb. 1]).

Mit der Initiierung einer Forschungsdaten-Hochschulbibliografie können zukünftig Forschungsmetadaten in das FIS importiert und mit Publikationen sowie Projekten verknüpft werden werden.

Im Jahr 2013 wurde erstmalig die Open-Access-Policy der MHH [2] verabschiedet und im Jahr 2018 komplett neubearbeitet. 2022 wurde auch die Publikations- und Affiliationsrichtlinie der MHH [3] vom Senat verabschiedet und als hochschulweit bindend veröffentlicht. Sie soll der Sichtbarkeit der Forschungsleistung der MHH und der korrekten Zuordnung von Publikationskosten dienen. In der Richtlinie wird die standardisierte Angabe der Affiliation festgelegt, diese gilt verpflichtend für alle Angehörigen der MHH sowie für Gastwissenschaftler. Hierdurch lässt sich die Publikationsleistung der Hochschule zukünftig noch besser beurteilen. Die auf einem Entwurf der Bibliothek beruhende Forschungsdatenpolicy der MHH wurde im Mai 2023 veröffentlicht [4].

Die MHH empfiehlt ihren Autor*innen dringend die Registrierung bei ORCID. Anhand der zur Hochschulbibliografie gemeldeten Publikationen werden sämtliche Autor*innen dahingehend überprüft, ob sie bereits eine ORCID eingerichtet haben. Ist das noch nicht der Fall, wird die betreffende Person angeschrieben und auf die Vorteile von ORCID samt Verknüpfung zur Web of Science Researcher ID hingewiesen. Sofern erwünscht, gibt es dabei von Seiten der Bibliothek Hilfestellung.

Da die MHH-Bibliothek über eine Lizenz für Web of Science verfügt, wird hier ebenfalls eine Registrierung (Researcher ID) empfohlen. Diese erfolgt über Researcher Profile im Web of Science und kann direkt mit der ORCID verknüpft werden. Im Web of Science kann eine persönliche Autorensuchanfrage hinterlegt werden, über die die eigenen Publikationen sehr einfach in die Web of Science Researcher ID übertragen werden können. Durch regelmäßige Updates zwischen den beiden Anbietern werden die Daten auch in ORCID sichtbar.

Die vom Wissenschaftsrat empfohlene Schaffung eines Informationsbudgets [5] war durch die seit Jahren etablierten Abläufe der Rechnungsbearbeitung mit der Bibliothek als zentraler Einkaufsabteilung für Literatur zumindest virtuell direkt umsetzbar. Gegenstand zukünftiger Diskussionen wird nun sein, ob auch die Budgets selbst zentralisiert werden sollen, oder ob es bei einer dezentralen Verantwortlichkeit bleibt.

Die Entwicklungen der hier beschriebenen letzten 15 Jahre (s. Abbildung 2 [Abb. 2]) waren davon geprägt, möglichst viele der in der Fachwelt diskutierten forschungsnahen Dienste anzubieten. Dabei profitiert die Bibliothek von vergleichsweise einfachen Strukturen der MHH. Anderseits waren nur einfache Lösungen möglich, die mit wenig Personal und Kosten zu realisieren waren.

Mit den sich parallel entwickelnden Services entstanden teilweise auch parallele Verwaltungsstrukturen, die nur schwer miteinander zu verknüpfen sind. Andererseits bleibt auch zu diskutieren, ob Systeme, die vieles (zu viel) gleichzeitig können, noch flexibel genug für individuelle oder kurzfristige Anpassungen sind. Desiderat aber bleibt eine Verschmelzung bisher unabhängig voneinander betriebener Services, die letztendlich auf Publikationsdaten beruhen: Publikationskostenabrechnung und Hochschulbibliografie bzw. LOM-Berechnung. Hier wäre eine zentrale Datenhaltung angebracht, wenn auch die damit verbundenen Services völlig andere (auch zeitlich versetzte) Verwaltungsabläufe erfordern.

Alica Wollmann, Céline Schmelzer und Annette Spremberg teilen sich die Erstautorenschaft.

• Céline Schmelzer: 0009-0002-2821-6113
• Markus Schmiel: 0000-0003-1256-1801

Die Autoren erklären, dass sie keine Interessenkonflikte in Zusammenhang mit diesem Artikel haben.