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GMS Medizin — Bibliothek — Information.

Arbeitsgemeinschaft für Medizinisches Bibliothekswesen (AGMB)

ISSN 1865-066X

Open Access an der Medizinischen Hochschule Hannover: Erfahrungen aus der Perspektive der Bibliothek

Open access at Hannover Medical School: practical experience report of the library

Case Report Open Access

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  • author Annette Spremberg - Medizinische Hochschule Hannover, Hochschulbibliothek, Hannover, Deutschland
  • author Markus Schmiel - Medizinische Hochschule Hannover, Hochschulbibliothek, Hannover, Deutschland
  • corresponding author Kristina Hartmann - Medizinische Hochschule Hannover, Hochschulbibliothek, Hannover, Deutschland

GMS Med Bibl Inf 2019;19(1-2):Doc13

doi: 10.3205/mbi000438, urn:nbn:de:0183-mbi0004380

Published: September 10, 2019

© 2019 Spremberg et al.
This is an Open Access article distributed under the terms of the Creative Commons Attribution 4.0 License. See license information at http://creativecommons.org/licenses/by/4.0/.


Zusammenfassung

Die Bibliothek der Medizinischen Hochschule Hannover (MHH) erfasst die Publikationsdaten der MHH und nutzt diese für eine Analyse des kontinuierlich gestiegenen Open-Access-Anteils am Publikationsaufkommen der MHH. Die in den Prozessen Hochschulbibliografie, Berechnung leistungsorientierter Mittel und Publikationskostenabrechnung gesammelten Daten können für ein umfassendes Monitoring genutzt werden. Der Praxisbericht zeigt zudem die hochschulpolitischen Rahmenbedingungen sowie die Erfahrungen mit dem Publikationsberatungsservice, der Verwaltung des Open-Access-Publikationsfonds und dem institutionellen Publikationsserver RepoMed auf.

Schlüsselwörter: Medizinische Hochschule Hannover, Bibliothek, Open Access, Publikationsberatung, Publikationsfonds, Publikationsserver, Monitoring, Praxisbericht

Abstract

The Hannover Medical School (MHH) library collects the MHH publication data and uses these data to analyze the continuously increased open access percentage of the MHH publications. The institutional bibliography, the calculation of “performance-related bonuses” and the administration of publication fee payment provide comprehensive data for monitoring. Furthermore, the practical experience report shows the surrounding conditions of the MHH and the experience with the counselling for publishing, the administration of the open access publication fund and the institutional repository RepoMed.

Keywords: Hannover Medical School, library, open access, counselling for publishing, publication fund, repository, monitoring, practical experience report


Einleitung

Die Medizinische Hochschule Hannover (MHH) weist einen hohen Publikationsoutput mit einer klaren Open-Access-Tendenz auf: In 2018 veröffentlichten die Publizierenden der MHH 1.915 Artikel in wissenschaftlichen Zeitschriften, von denen fast 31% im Open Access publiziert wurden [1].

Die Hochschulbibliothek erfasst seit 2008 die Publikationen der MHH in der Hochschulbibliografie. Diese dient als Basis für die Verteilung leistungsorientierter Mittel (LOM) für den Bereich Publikationen, weswegen die Publizierenden der MHH ihre Publikationen annähernd vollständig für die Hochschulbibliografie melden [2]. Im Rahmen der Validierung der gemeldeten Publikationen überprüft die Hochschulbibliothek, ob die Artikel Open Access erscheinen. Seit 2018 wird dabei auch erfasst, ob die Artikel auf dem goldenen oder dem hybriden Weg veröffentlicht wurden. Somit steht eine aussagekräftige Datengrundlage für die Analyse der Entwicklung des Open-Access-Anteils am Publikationsaufkommen der MHH zur Verfügung.


Entwicklung des Open-Access-Anteils am Publikationsaufkommen der MHH

Der Open-Access-Anteil am Publikationsaufkommen der MHH ist von 2009 bis 2017 stark gestiegen (Abbildung 1 [Abb. 1]). Von 2009 bis 2013 erhöhte sich der Anteil von 4,45% auf 15,06%. Für das Publikationsjahr 2014 flachte die Kurve kurzzeitig auf 14,80% ab. Danach erfolgte ein starker Anstieg um ca. 5% pro Jahr auf 30,96% im Jahr 2017. In 2018 blieb der Anteil konstant hoch (30,97%).

Auffällig ist, dass mehr als 90% der in 2018 veröffentlichten Open-Access-Publikationen auf dem goldenen Weg erschienen sind. Ein genauerer Blick in die Hochschulbibliografie der MHH zeigt, welche Verlage und Gesellschaften in den Jahren 2013 bis 2018 am häufigsten für Open-Access-Veröffentlichungen genutzt wurden (Tabelle 1 [Tab. 1]). Wie an einer medizinischen Hochschule zu erwarten, erschien ein großer Teil der Open-Access-Publikationen in den originären Open-Access-Zeitschriften von BioMed Central (17,86%) und PLoS (17,72%), gefolgt von den Zeitschriften von Springer Nature (11,47%), Frontiers Media SA (6,75%) und Elsevier (5,81%).


Hochschulpolitische Rahmenbedingungen

Die MHH hat ihre erste Open-Access-Policy im Jahr 2013 erlassen und mit dem für die Jahre 2011 bis 2014 über die Hochschulbibliothek zur Verfügung stehenden Open-Access-Publikationsfonds die Basis für ein verstärktes Open-Access-Publizieren gelegt. Für den Aufbau des Publikationsfonds erhielt die MHH in den Jahren 2011, 2013 und 2014 Fördermittel der Deutschen Forschungsgemeinschaft (DFG).

In den Jahren 2015 bis 2017 konnte kein Publikationsfonds zur Verfügung gestellt werden. Im Frühjahr 2018 erhielt das Thema erneut eine erhöhte Aufmerksamkeit durch die Verabschiedung der Open-Access-Strategie der MHH und einer aktualisierten und erweiterten Open-Access-Policy [3] durch den Senat der MHH.

Die Open-Access-Strategie der MHH sieht den nachhaltigen Aufbau von dauerhaften Strukturen für die Förderung des goldenen Wegs und die Unterstützung des grünen Wegs vor. Für die Förderung des goldenen Wegs wurde ab 2018 wieder ein Open-Access-Publikationsfonds aufgebaut, der seit 2019 erneut von der DFG gefördert wird. Zur Unterstützung des grünen Wegs steht seit April 2019 der institutionelle Publikationsserver RepoMed (https://mhh-publikationsserver.gbv.de) zur Verfügung.


Publikationsberatungsservice der Hochschulbibliothek

Seit 2011 ist ein Beratungsservice für die MHH-Angehörigen zu Open-Access-Veröffentlichungen auf dem grünen und dem goldenen Weg an der Hochschulbibliothek etabliert. Das Publikationsberatungsteam unterstützt bei der Recherche nach qualitätsgeprüften Open-Access-Zeitschriften und Open-Access-Repositorien sowie bei der Beurteilung der Seriosität von Zeitschriften. Das Beratungsangebot umfasst Hilfestellungen bei Fragen zu Publikationsgebühren und zur Abrechnung der Publikationskosten sowie bei rechtlichen Fragen bzgl. des Urheber- und Zweitveröffentlichungsrechts, zu Verlagsverträgen und Urheberrechtslizenzen, wie z.B. Creative-Commons-Lizenzen.

In den Anfängen des Beratungsservice überwogen die Anfragen nach grundsätzlichen Merkmalen und Vorteilen von Open Access. Seitens mancher Publizierenden gab es Erklärungsbedarf, warum für die Förderung durch den von der DFG unterstützten Publikationsfonds die Veröffentlichungsform (Open statt Closed Access) entscheidend ist und nicht die Höhe des Impact Faktors der Zeitschrift. Auch der Unterschied zwischen dem goldenen und dem hybriden Weg war vielen nicht ersichtlich. Ein Entscheidungskriterium für die Open-Access-Publikation war die Übernahme der Publikationsgebühren aus dem Publikationsfonds. Ein Publizierender, der sich aufgrund des Publikationsfonds zum Open-Access-Publizieren entschloss, rief einen Tag nach der Veröffentlichung seiner Publikation begeistert bei dem Publikationsberatungsteam an: Schon in der Nacht habe er die ersten ernsthaften Diskussionen mit Forschenden aus mehreren Ländern über seine Darstellungen geführt. Diese Unmittelbarkeit der Wahrnehmung innerhalb der Community habe ihn doch sehr überrascht und jetzt überzeugt.

Mittlerweile sind ein Großteil der Anfragen Unterstützungswünsche der Publizierenden, Forschungsassistierenden und Abteilungssekretariate der MHH bei konkreten Abrechnungsmöglichkeiten (Förderungen, Rabatte, Mitgliedschaften), Fragen zum Prozedere der Verlage für die Zahlung der Publikationskosten (z.B. Scheck, Purchase Order, ProForma, Invoice) und Urheberrechtsfragen von Promovierenden bzgl. ihrer Dissertationen.

Die Empfehlungen und Vorgaben der Mittelgeber wie des Bundesministeriums für Bildung und Forschung (BMBF) ([4] S. 6), der DFG [5] und der Europäischen Kommission im europäischen Rahmenprogramm für Forschung und Innovationen (Horizon 2020) [6] zur Open-Access-Publikation der Forschungsergebnisse führte zu vermehrten Anfragen nach Empfehlungen von disziplinspezifischen Repositorien. Zugleich entstand dadurch der Bedarf, für die Zweitveröffentlichung der Publikationen auch ein institutionelles Repositorium einzurichten. Im April 2019 konnte der institutionelle Publikationsserver RepoMed (https://mhh-publikationsserver.gbv.de) der MHH in Betrieb genommen werden, der sofort sehr gut von den Publizierenden genutzt wurde.

Ein weiterer Beratungsschwerpunkt ist die Beurteilung der Seriosität und der Reputation einzelner Open-Access-Zeitschriften. Diese Anfragen haben sich deutlich erhöht, seitdem das Thema „predatory publishing“ 2018 von der Presse aufgegriffen wurde.

Die den MHH-Angehörigen zustehenden Rabatte, die durch Konsortialverträge, eigene Verhandlungen der Hochschulbibliothek und institutionelle Mitgliedschaften mit einigen Verlagen bestehen, werden bei jeder Prüfung einer Publikationsrechnung kontrolliert. Hier hat sich das Beratungsfeld nochmals erweitert, indem der Beratungsservice Kontakte zu den Publizierenden und den Verlagen aufnimmt, um die verhandelten Rabatte auch tatsächlich in Anspruch zu nehmen.

Der Beratungsservice der Hochschulbibliothek wird täglich telefonisch, persönlich und per E-Mail mit einer breiten Mischung von Anfragen zusätzlich zur Verwaltung des DFG-gestützten Publikationsfonds in Anspruch genommen.


Open-Access-Publikationsfonds

Erstmalig konnte an der MHH in den Jahren 2011 bis 2014 ein Open-Access-Publikationsfonds für die Publikation von Zeitschriftenartikeln zur Verfügung gestellt werden. Seit 2018 existiert dieses Angebot erneut, seit 2019 wieder mit der Unterstützung der DFG. In 2018 wurden aus dem Publikationsfonds insgesamt 42 Artikel gefördert. Im ersten Halbjahr 2019 erhielten indes bereits 45 Artikel eine Förderung.

Zwei Bibliothekarinnen betreuen neben anderen Aufgaben den Beratungsservice und den Open-Access-Publikationsfonds. Als Verwaltungstool dient eine im Laufe der Jahre optimierte Excel-Tabelle. Jede Entscheidung über einen Antrag wird der antragstellenden Person per E-Mail mitgeteilt. Bei Antragsbewilligung wird direkt aus dem DFG-geförderten Publikationsfonds über die Finanzabteilung der MHH die Zahlung angewiesen, anschließend erfolgt die Kontrolle der Buchungen im hauseigenen SAP-System.

Die Antragstellung erfolgt über ein per E-Mail zu übermittelndes, ausfüllbares PDF-Formular.

Das Formular ist sowohl auf den Informationsseiten der Hochschulbibliothek zu den Themen Publizieren und Open Access (https://www.mh-hannover.de/bibliothek_publizieren.html) zu finden als auch über das interne Organisationshandbuch der MHH, das Informationen aus allen Bereichen des Intranets bündelt.

Ein Grund für kritische Nachfragen seitens der Publizierenden ist die von der DFG vorgegebene Finanzierungsobergrenze von 2.000 Euro (inkl. MwSt.) pro Publikation und die nicht zulässige Ko-Finanzierung mit DFG-Mitteln falls die Finanzierungsobergrenze überschritten wird ([7] S. 3). Mehrfach führte aber gerade diese Obergrenze zu erfolgreichen Verhandlungen über die Höhe der Publikationsgebühren zwischen den Publizierenden und dem Verlag.

Zur administrativen und finanziellen Entlastung der Publizierenden hat die Hochschulbibliothek institutionelle Mitgliedschaften und zentrale Rechnungslegungen mit den von den MHH-Angehörigen häufig genutzten Open-Access-Verlagen abgeschlossen. Die auf den zentralen Rechnungen ausgewiesenen Publikationsgebühren, die unter der Finanzierungsobergrenze der DFG liegen, werden direkt aus dem Publikationsfonds gezahlt. Bei Gebühren, die oberhalb dieser Grenze liegen, werden intern die Finanzmittel der Publizierenden belastet.

Zusätzlich zu der Förderung des goldenen Wegs nimmt die Hochschulbibliothek an den für den Fachbereich Medizin wesentlichen Open-Access-Transformationsverträgen teil, um die Überführung der Zeitschriften in den Open Access zu unterstützen. Die Publizierenden können dadurch uneingeschränkt ohne Mehrkosten in den Zeitschriften der Cambridge University Press, des Wiley-Verlags und in der Thieme-Zeitschrift Hormone and Metabolic Research Artikel im hybriden Open Access veröffentlichen.


Institutioneller Publikationsserver RepoMed

Seit April 2019 steht für die MHH-Angehörigen mit dem Publikationsserver RepoMed (https://mhh-publikationsserver.gbv.de) eine institutionelle Infrastruktur für den grünen Weg zur Verfügung. Technisch realisiert wurde das Projekt mit Hilfe des Repository-Services Reposis der VZG (Verbundzentrale Göttingen) basierend auf dem Open-Source-Repositoryframework MyCoRe. Das System wurde auf die Bedarfe und strukturellen Gegebenheiten der MHH angepasst.

Vor der Einrichtung des institutionellen Repositoriums wurden lediglich Hochschulschriften (Dissertationen und Habilitationen) online veröffentlicht. Das primäre Sammlungsspektrum von RepoMed umfasst jetzt zusätzlich Zeitschriftenartikel, Beiträge aus Sammelwerken und Monografien von MHH-Angehörigen (Erst- und Zweitveröffentlichungen), Kongressbeiträge sowie offizielle Veröffentlichungen der MHH wie z.B. Jahresberichte und Newsletter. Darüber hinaus werden sämtliche aus dem Publikationsfonds geförderten Artikel auf RepoMed archiviert. Organisatorisch wird der Publikationsserver von der Hochschulbibliothek betreut, welche für die Publizierenden die Eingabe der Metadaten und das Hochladen der Open-Access-Dokumente übernimmt. Die Einhaltung der Urheber- und Verwertungsrechte liegt in der Verantwortung der Publizierenden, die Hochschulbibliothek berät aber bei der Klärung rechtlicher Fragen.

Obwohl dieses Publikationsangebot erst seit kurzer Zeit existiert, kann schon jetzt ein positives Fazit gezogen werden, da das Angebot sehr gut von den MHH-Angehörigen angenommen wird. Von Anfang April bis Ende Juni 2019 konnten 31 Zeitschriftenartikel zweitveröffentlicht werden, die ursprünglich sowohl auf dem goldenen als auch auf dem hybriden Weg erschienen sind. Zusätzlich erfolgte die Erstveröffentlichung von drei goldenen Open-Access-Monografien und einem Studienprotokoll auf RepoMed. Über 100 weitere Artikel wurden bereits zur Veröffentlichung auf RepoMed eingereicht.


Monitoring

Durch die in der Bibliothek angesiedelte Publikationsdatenerfassung für die LOM-Berechnung werden annähernd vollständige bibliografische Metadaten zum Publikationsverhalten von MHH-Autoren vorgehalten [2]. Diese wurden z.T. retrospektiv um Informationen zu Open Access ergänzt und erlauben so auch eine Auswertung der Impact Faktoren von Open-Access-Publikationen im Vergleich zu Closed-Access-Publikationen. Dabei zeigt sich, dass Open-Access-Zeitschriften bis ins Jahr 2014 im Mittel niedrigere Impact Faktoren aufwiesen als konventionelle Zeitschriften (Abbildung 2 [Abb. 2]). Nach einem Gleichziehen im Jahr 2015 hatten von den MHH-Publizierenden zur Open-Access-Publikation genutzte Zeitschriften sogar einen höheren Impact Faktor als die reinen Subskriptionszeitschriften.

Im Jahr 2018 wurde dieser Trend wieder umgekehrt. Eine nähere Analyse zeigt, dass die am häufigsten genutzten Open-Access-Zeitschriften im Journal Citation Report 2018 einen niedrigeren Impact Faktor auswiesen als im Jahr zuvor, in einem Falle (Oncotarget) die Zeitschrift sogar aus der Bewertung herausgenommen wurde. Eine nach goldenen und hybriden Open-Access-Publikationen getrennte Auswertung der mittleren Impact Faktoren zeigt folgendes Bild (Tabelle 2 [Tab. 2]): Goldene Open-Access-Publikationen hatten im Jahr 2018 einen geringeren mittleren Impact Faktor (5,045) als Closed-Access-Veröffentlichungen (5,782). Auffällig ist der kleine Anteil (9,4%) an hybriden Open-Access-Veröffentlichungen im Verhältnis zu allen Open-Access-Publikationen. Diese weisen einen deutlich überdurchschnittlichen Impact Faktor aus (6,598). Hier suchten sich die Publizierenden also gezielt renommierte (subskriptionsbasierte) Journals für ihre Open-Access-Publikation aus.

Die Abrechnung sämtlicher Publikationskosten (Open und Closed Access) der Hochschulangehörigen wird zentral von der Hochschulbibliothek durchgeführt. Diese zentrale Abrechnung ist für die MHH-Angehörigen verpflichtend, so dass eine vollständige Übersicht über die Publikationskosten vorliegt und ein genaues Monitoring möglich ist. Die Buchung der Publikationskosten erfolgt auf einem gesonderten Sachkonto im hausinternen SAP-System. Zusätzlich wird eine Statistik über die Art der Publikation (goldener Weg, hybrider Weg, Subskriptionszeitschrift), die Art der Kosten (article processing charge, submission cost, color figure, etc.) und die eingesetzten Finanzmittel (Drittmittel, Kostenstelle, LOM) geführt. In Kombination mit der Hochschulbibliografie können somit genaue Analysen des Publikationsverhaltens, der Publikationskosten und der eingesetzten Finanzmittel durchgeführt werden.


Fazit

An der Medizinischen Hochschule Hannover ist in den vergangenen Jahren ein starkes und stabiles Anwachsen an Open-Access-Publikationen zu verzeichnen. Der Prozess wird von der Hochschule durch eine Open-Access-Policy und die vom Senat verabschiedete Open-Access-Strategie unterstützt. Durch die institutionellen Mitgliedschaften, die Rabattvereinbarungen, die zentralen Rechnungslegungen und die Open-Access-Transformationsverträge in jüngster Zeit kommt es zu einer deutlichen Komplexitätszunahme und Beratungsintensität gerade bei Open-Access-Fragestellungen. Die enge Verzahnung von Hochschulbibliografie, Publikationskostenabrechnung und -beratung sowie Publikationsserver in der Hochschulbibliothek ermöglicht eine optimale Analyse und Steuerung der Open-Access-Aktivitäten der MHH.


Anmerkung

Interessenkonflikte

Die Autoren erklären, dass sie keine Interessenkonflikte in Zusammenhang mit diesem Artikel haben.


Literatur

1.
Hochschulbibliografie Medizinische Hochschule Hannover (MHH). Available from: https://www.mh-hannover.de/bibliothek_hobib.html External link
2.
Schmiel M. Leistungsorientierte Mittelvergabe an der Medizinischen Hochschule Hannover: Praxisbericht der Bibliothek. GMS Med Bibl Inf. 2011;11(3):Doc19. DOI: 10.3205/mbi000234 External link
3.
Medizinische Hochschule Hannover. Open-Access-Policy der Medizinischen Hochschule Hannover. 2018. Available from: https://www.mh-hannover.de/fileadmin/zentrale_einrichtungen/bibliothek/datasets/dateien_allgemein/pdf/Open-Access-Policy_MHH.pdf External link
4.
Bundesministerium für Bildung und Forschung, editor. Open Access in Deutschland. Die Strategie des Bundesministeriums für Bildung und Forschung. 2016. Available from: https://www.bmbf.de/upload_filestore/pub/Open_Access_in_Deutschland.pdf External link
5.
Deutsche Forschungsgemeinschaft, editor. Stellungnahme der DFG zur Gründung von „cOAlition S“ zur Unterstützung von Open Access. Information für die Wissenschaft. 2018 Sep 04;(56). Available from: https://www.dfg.de/foerderung/info_wissenschaft/2018/info_wissenschaft_18_56/index.html External link
6.
European Commission, editor. H2020 Programme. AGA – Annotated Model Grant Agreement. Version 5.2. 26 June 2019. Article 29 Dissemination of results — open access — visibility of EU funding. 29.2 Open access to scientific publications. Available from: http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/grants_manual/amga/h2020-amga_en.pdf External link
7.
Deutsche Forschungsgemeinschaft, editor. Merkblatt Open Access Publizieren. Vordruck 12.20 – 02/17. Available from: https://www.dfg.de/formulare/12_20/12_20_de.pdf External link