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Das Jahr 2005 war für die Charité ein sehr bedeutsames Jahr, da am 5. Dezember ein neues Berliner Universitätsmedizingesetz in Kraft trat, das die Grundlage für die heutige Struktur und Organisationsform der „Charité – Universitätsmedizin Berlin“ bildet mit deren vier Standorten Campus Benjamin Franklin (CBF), Campus Buch (CBB), Campus Mitte (CCM) und Campus Virchow-Klinikum (CVK) [1].

Bis dahin bildete der Campus Benjamin Franklin als Universitätsklinikum Benjamin Franklin (UKBF) den Fachbereich Humanmedizin der Freien Universität Berlin (FU), und die Standorte Mitte und Virchow-Klinikum waren die Medizinische Fakultät der Humboldt-Universität zu Berlin (HU). Das Virchow-Klinikum war als Universitätsklinikum Rudolf Virchow (UKRV) ursprünglich auch ein eigenständiger Medizinischer Fachbereich der FU gewesen, bevor es im Jahr 1996 mit der „alten“ Charité in Mitte verbunden und damit Teil der HU geworden war. Mit dem Universitätsmedizingesetz von 2005 wurde eine Konstruktion geschaffen, wie es sie in dieser Form bisher in Deutschland noch nicht gab: Die fusionierten Klinika bilden seither die gemeinsame Medizinische Fakultät von FU und HU.

Ziel dieser Fusion war es, langfristig jährlich 98 Mio. EUR an Staatszuschuss einzusparen. Dies entspricht genau der Summe, die der Berliner Senat durch eine Umwandlung des UKBF in ein reguläres städtisches Krankenhaus hatte einsparen wollen. Aufgrund massiver Proteste, die auch vom Wissenschaftsrat unterstützt wurden, ließ er von diesem Vorhaben jedoch ab und stimmte der Neustrukturierung der Universitätsmedizin in der beschriebenen Form zu, verband dies jedoch mit der genannten finanziellen Auflage.

Bereits Ende 2005 wurde mit einem Bestandsabgleich der vorhandenen Ressourcen begonnen. Zum Zeitpunkt der Fusion gab es seitens der HU Medizinische Bibliotheken am Campus Charité Mitte und am Campus Virchow-Klinikum im Wedding, die unter der einheitlichen Leitung des Bibliotheksleiters in Mitte standen. Seitens der FU gab es eine zentrale Medizinische Bibliothek am UKBF in Steglitz sowie eine zum UKBF gehörende Bibliothek für die Zahnmedizin in Wilmersdorf, die zwar aus dem Etat der Medizinischen Bibliothek finanziert wurde, aber ansonsten organisatorisch weitgehend selbstständig war.

Tabelle 1 [Tab. 1] gibt für die Jahre 2007–2013 einen Überblick über die Entwicklung des Zeitschriftenbestands, um die es in diesem Beitrag ausschließlich gehen soll. Die überproportional ansteigende Anzahl von Zugängen über „Pakete“ im Jahr 2011 ist dadurch zu erklären, dass durch den Einsatz des Link-Resolvers SFX ab diesem Jahr erstmals eine genauere Ermittlung dieser Bestandszahl möglich wurde, die auch viele nicht zur Medizin gehörende Titel mit beinhaltet.

Wie sich aus den Zahlen ablesen lässt, fand eine deutliche Entwicklung hin zu elektronischen Zeitschriften statt. Die damaligen Medizinischen Bibliotheken der FU und der HU waren seit Ende der 1990er Jahre Mitglied im Friedrich-Althoff-Konsortium (FAK), das für seine Mitglieder in Berlin und Brandenburg Verträge für elektronische Zeitschriften, Datenbanken und andere elektronische Ressourcen abschließt. Angesichts der „Streulage“ der Institute und Kliniken der Charité über das gesamte Berliner Stadtgebiet hinweg, war die Möglichkeit des Umstiegs auf elektronische Angebote der ideale Weg, um die Gesamtheit der Mitarbeiter* und Studierenden buchstäblich flächendeckend mit Informationen zu versorgen.

Die neue Struktur brachte allerdings zwei Nachteile mit sich:

Die Zahl der Mitarbeiter und Studierenden liegt seither konstant über 10.000 Vollzeitkräften (2012 gab es mehr als 3.000 Ärzte und Wissenschaftler an der Charité sowie rund 7.000 Studierende), was leider genau der Grenze entspricht, ab der bei vielen Verlagen eine Einstufung als „Großeinrichtung“ mit entsprechend höheren Preisen erfolgt.

Zum zweiten waren in vielen Fällen die Verlage trotz intensiver Verhandlungen angesichts der Größe der Charité nicht bereit, beide oder auch nur eine der beiden „Mutteruniversitäten“ in die Verträge mit einzubeziehen oder umgekehrt die Medizin in Verträge, die von den Universitätsbibliotheken von FU und HU abgeschlossen werden. Vorher hatten fast alle von Bibliotheken einer Universität abgeschlossenen Verträge Gültigkeit für die gesamte Universität.

Auf der Habenseite ergaben sich andererseits aber natürlich auch deutliche Einsparungen, da zahlreiche Doppel- und Mehrfachbezüge überflüssig wurden.

Inzwischen kann man an der Charité den Übergang von print zu e-only als vollzogen ansehen: von den 947 in 2013 laufenden Zeitschriften-Einzelabonnements außerhalb von Paketen sind nur noch 97 reine Print-Abos und dies auch nur, weil die herausgebenden Verlage diese Zeitschriften bisher noch nicht oder nur zu einem erheblich höheren Preis in elektronischer Form anbieten.

Zum Teil wurden bei gleichen Nettopreisen anstelle von e-only-Abonnements p+e-Kombiabonnements gewählt, wenn dafür nur der reduzierte Mehrwertsteuersatz von 7% anstelle der sonstigen 19% zu entrichten war. Sofern bei einer späteren Abbestellung ein dauerhafter Online-Zugriff auf die bis dahin erworbenen Jahrgänge vertraglich gesichert war, gab es bei einer größeren Anzahl dieser Titel eine Absprache mit der liefernden Zeitschriftenagentur, dass die gedruckten Hefte nicht mehr an die Bibliothek ausgeliefert, sondern sofort in das Dublettenlager der Agentur umgeleitet wurden. Viele Verlage haben jedoch in der Zwischenzeit die e-only-Preise entsprechend gesenkt oder den Mehrwertsteuersatz zumindest anteilig auf 19% erhöht, so dass immer mehr Titel auf e-only umgestellt werden konnten.

Alle Zeitschriften werden zentral aus Mitteln der Bibliothek bezahlt, soweit es sich nicht um Titel handelt, die von der Verwaltung der Charité benötigt werden.

Über Ab- oder Neubestellungen entscheidet bisher die Bibliothek. Am UKBF hatte es vor der Fusion eine Bibliothekskommission gegeben, welche diese Entscheidungen traf. Dafür war eine Aufteilung der laufenden Zeitschriftenabonnements in sogenannte Querschnittszeitschriften und in die rein fachbezogenen Titel vorgenommen worden. Der nach dem Abzug des Preises für die Querschnittszeitschriften verbleibende Betrag wurde auf die einzelnen Fächer bzw. Fächergruppen verteilt, deren Vertreter dann von der Bibliothekskommission aufgefordert wurden, die Entscheidung über Ab- bzw. Neubestellungen zu treffen, wobei es sich naturgemäß aufgrund einer zunehmenden Mittelknappheit zumeist um Ab- und nicht um Neubestellungen handelte. Dieses Modell wurde für die neu geschaffene „Charité – Universitätsmedizin Berlin“ nicht übernommen.

Die Manövriermasse für den Abschluss neuer Abonnements konnte sich die Bibliothek bisher durch die Ausnutzung aller Gelegenheiten verschaffen, auf günstigere Bezugsbedingungen umzustellen, wie z.B. die Umstellung auf Paketverträge, Allianz- und Konsortiallizenzen, Änderungen von Bezugsformaten usw.

Bei größeren Paketverträgen, die für mehrere Jahre abgeschlossen werden, wird vorher die Zustimmung des Kaufmännischen Leiters der Fakultät eingeholt, wodurch sichergestellt wird, dass die dafür notwendigen Mittel einschließlich der fest vereinbarten maximalen jährlichen Preissteigerungen auch für die gesamte Vertragsdauer bereitstehen werden. Solche Paketverträge bestehen seit mehreren Jahren z.B. mit Springer, Thieme, Elsevier, Wiley-Blackwell und der BMJ Publishing Group.

Auch an Allianzlizenzen, die durch die Förderung seitens der Deutschen Forschungsgemeinschaft (DFG) mit finanziellen Vorteilen für die teilnehmende Einrichtung verbunden sind, beteiligt sich die Bibliothek, wie z.B. bei Lippincott, Williams and Wilkins, Oxford University Press und Karger.

An Erwerbungsmitteln stehen der Bibliothek 2013 insgesamt knapp 2,3 Mio EUR zur Verfügung. Davon entfallen auf Zeitschriften mehr als 1,9 Mio EUR. Das sind sehr stattliche Beträge, die aber mit dazu dienen, die Rahmenbedingungen für die vielfältigen Forschungsaktivitäten der Charité zu schaffen, deren Erfolg sich nicht zuletzt in jährlichen Drittmitteleinwerbungen in Höhe von rund 150 Mio EUR widerspiegelt. Dass die Bibliothek aber nicht durchgehend in jedem Jahr seit 2005 mehr Geld zur Verfügung hatte als im jeweiligen Vorjahr zeigen Tabelle 2 [Tab. 2] und Abbildung 1 [Abb. 1], die die Erwerbungsausgaben von 2005 bis 2013 sowie den Anteil, den daran die Ausgaben für Zeitschriften ausmachen, wiedergeben.

Durch die Fusionen der großen und ehemals selbstständigen Einrichtungen gab es eine Vielzahl von Mehrfachexemplaren im Zeitschriftenbestand. Dieser Bestand vergrößerte sich im Laufe der Jahre nach 2005 noch dadurch, dass zahlreiche Kliniken und Institute, die bis dahin eigene mehr oder weniger umfangreiche Bibliotheken gehabt hatten, innerhalb der Charité umziehen und ihre Bibliotheken auflösen mussten, da die neuen Räume durchweg deutlich weniger Platz boten.

Ziel der Bibliothek war es, nach einer Bestandsbereinigung von jedem vorhandenen Print-Titel ein möglichst vollständiges Exemplar zurückzubehalten. Der damit verbundene Arbeitsaufwand hinsichtlich Bestandsabgleich, erforderlicher Lückenergänzungen und Teilverlagerung von Beständen war allerdings enorm.

Die Situation wurde auch nicht einfacher dadurch, dass die Fakultätsleitung im Sommer 2009 beschloss, dass die Bibliothek am Campus Virchow-Klinikum künftig die Funktion einer Bibliothekszentrale übernehmen und die übrigen Bibliotheken nur noch den Status von Zweigbibliotheken mit einem entsprechend reduzierten Bestand haben sollten. Ende 2010 wurde dann die Zweigbibliothek am Campus Benjamin Franklin geschlossen, da mit der nach der Fusion deutlich verringerten Stellenanzahl nicht mehr alle vier Bibliotheksstandorte adäquat betrieben werden konnten.

Außerdem musste 2010 aufgrund Charité-interner Planungen ein großer Teil der Magazinräume der Bibliothek in Mitte geräumt werden. Es war eine glückliche Fügung, dass der Medizinischen Bibliothek zu jenem Zeitpunkt Magazinstellflächen im Berliner Landesarchiv angeboten wurden, für welche die Universitätsbibliothek der HU bis 2015 die Nutzungsrechte besaß, weil sich die HU seinerzeit an den Baukosten des Archivs beteiligt hatte.

Dadurch ergab sich die Möglichkeit, ein zentrales Zeitschriftenmagazin einzurichten, wo fast der komplette Zeitschriftenbestand der Medizinischen Bibliothek untergebracht wurde. Lediglich die laufenden Jahrgänge und aktuelle Titel, die nicht online verfügbar waren, wurden in der Bibliothekszentrale am Campus Virchow-Klinikum in Freihand aufgestellt.

Am Campus Mitte und am Campus Virchow-Klinikum gab es – historisch bedingt – zwei unterschiedliche Signatursysteme. Auf eine Vereinheitlichung wurde angesichts der Größe des Zeitschriftenbestands verzichtet, so dass es jetzt parallel zwei Signatursysteme gibt.

Da am Campus Benjamin Franklin die Zeitschriften alphabetisch aufgestellt waren, mussten die von dort in Räume des Landesarchivs zu verlagernden Bestände zuvor Band für Band signiert werden.

Durch die Entfernung von Dubletten aus dem gedruckten Zeitschriftenbestand konnte der Umfang dieses Bestands deutlich verkleinert werden. Alle Dubletten wurden mit erfreulich guter Resonanz über Dublettenlisten überregional für eine kostenlose Übernahme angeboten. Erstes Zugriffsrecht hatte jedoch in jedem Fall das Institut für Geschichte der Medizin der Charité, das über eine eigene Bibliothek mit einer recht umfangreichen Sammlung verfügt.

Das zentrale Zeitschriftenmagazin wird zweimal wöchentlich von Bibliotheksmitarbeitern aufgesucht, um die eingegangenen Magazinbestellungen zu bearbeiten. Über eine dort eingerichtete Scan-Station können, wo dies vom Urheberrecht abgedeckt ist, die bestellten Aufsätze direkt elektronisch an die Besteller geschickt werden oder aber an die Bibliothek in Mitte, wo zentral die Fernleihe für die Medizinische Bibliothek angesiedelt ist.

Für die Bibliothek am Virchow-Klinikum bot sich durch die Verlagerung fast des gesamten Bestands an gedruckten Zeitschriften die Möglichkeit, zwei neue Lesesäle (Abbildung 2 [Abb. 2]) mit rund 70 zusätzlichen Arbeitsplätzen einzurichten sowie nach der Auflösung der Zweigbibliothek am Campus Benjamin Franklin die dortige Lehrbuchsammlung in den Bestand der Lehrbuchsammlung am Campus Virchow-Klinikum zu integrieren.

Der gesamte Bestand an gedruckten Zeitschriften ist sowohl in einem Allegro-Zeitschriftenkatalog der Medizinischen Bibliothek als auch in der Zeitschriftendatenbank (ZDB) nachgewiesen. Im Zeitschriftenkatalog sind ebenso elektronische Bestände enthalten; in der Hauptsache sind dies die Online-Versionen von bestehenden Print-Beständen und E-only-Einzelabos. Besonders vorteilhaft ist bei diesem Katalog, dass Print- und Online-Version eines Titels jeweils in einem Datensatz zusammengefasst sind, was die Übersichtlichkeit für die Nutzer sehr erhöht.

Aufgrund der großen Anzahl von elektronischen Titeln, die über Paketverträge bezogen werden, ist ein vollständiger Nachweis im lokalen Zeitschriftenkatalog nicht mit vertretbarem Aufwand zu leisten. Weit vollständiger nachgewiesen sind diese Titel über die Elektronische Zeitschriftenbibliothek (EZB) und durch die regelmäßige Datenlieferungsroutine der EZB auch in der ZDB. Mittels Datenübertragung aus der ZDB in das Aleph-Bibliothekssystem der Charité erfolgt der Nachweis der gedruckten und elektronischen Zeitschriften auch im Gesamt-Online-Katalog („Aleph-OPAC“).

Seit Herbst 2011 setzt die Medizinische Bibliothek das Verlinkungssystem SFX ein, welches seither das umfassendste Nachweisinstrument für elektronische Titel darstellt.

Die Nutzung der lizenzierten elektronischen Zeitschriften ist enorm. Jährlich wird auf mehr als 1,5 Millionen Artikel zugegriffen. Dabei ist es immer wieder erstaunlich zu sehen, wie oft auch Titel genutzt werden, die im Rahmen von Paketverträgen zugänglich sind, jedoch nur zu den Randgebieten der Medizin gehören oder eigentlich ganz fachfremd sind. Es lässt sich daraus eine zumindest indirekte Bestätigung für die Richtigkeit des Abschlusses von Paketverträgen ableiten.

Doch trotz des umfangreichen eigenen Zeitschriftenbestands wurden im vergangenen Jahr rund 8.000 Fernleihbestellungen von Charité-Mitarbeitern aufgegeben. Die Bestellungen gehen über ein elektronisches Bestellformular, das von den Charité-Mitarbeitern online ausgefüllt wird, in der Bibliothek ein, die dann den (preis-)günstigsten Lieferweg aussucht. Über den Internen Leihverkehr (ILV), an dem die Charité gemeinsam mit 14 anderen deutschen Medizinbibliotheken teilnimmt, konnten knapp 1.000 dieser Anforderungen erledigt werden. Wenn etwas nicht über den ILV zu bekommen ist, wird für Charité-Mitarbeiter in der Regel eine „subito-Bestellung“ aufgegeben. Die Kosten dafür werden aus dem Bibliotheksetat beglichen. Für die Bestellungen von Studierenden, die nicht über den ILV erledigt werden können, wird der Deutsche Leihverkehr genutzt. Für Bibliotheksbenutzer, die nicht zur Charité gehören, werden keine Fernleihbestellungen durchgeführt.

Umgekehrt konnten aus dem eigenen Bestand rund 4.000 Fernleihbestellungen anderer Bibliotheken erfolgreich bearbeitet werden. Rund 1.500 davon gelangten über den ILV in die Bibliothek.

Bisher wurden gedruckte Zeitschriftenbände ausnahmslos in einem Exemplar archiviert und auch dann im Bestand belassen, wenn dafür inzwischen elektronische Backfiles verfügbar sind. Was aber antwortet man dem Kaufmännischen Leiter der Fakultät, der für das Bibliotheksbudget verantwortlich ist, wenn man von ihm gefragt wird, ob es denn wirklich notwendig sei, im „Elektronischen Zeitalter“ bei jährlich ca. 2.000 Bestellungen aus den im zentralen Zeitschriftenmagazin vorhandenen Print-Zeitschriften diese selbst zu archivieren und ob man benötigte Aufsätze nicht auch kostengünstiger über Lieferdienste beschaffen könne? Rein kaufmännisch gesehen ist dies sicherlich eine durchaus berechtigte Frage. Die Zahl der Bestellungen hat jedoch seit Mai 2012 sichtbar und kontinuierlich zugenommen, seit die Bibliothek über das SFX-Menü auch eine Dokumentbestelloption mit Hilfe des automatisierten Artikelbestell- und -verwaltungssystems „Doctor-Doc“ anbietet. Der Einsatz des von Schweizer Kollegen entwickelten und an die Charité-Bedürfnisse angepassten Programms hat die Bestellmöglichkeiten für Charité-Angehörige deutlich erleichtert.

Die Frage nach der finanziellen Vertretbarkeit, weiterhin einen umfangreichen Bestand an Print-Zeitschriften zu erhalten, stellt sich auch ganz konkret für die Bibliothek, da inzwischen feststeht, dass das Berliner Landesarchiv durch die Übertragung neuer Pflichtaufgaben die der HU eigentlich bis 2015 zur Nutzung zustehenden Räume bereits ab 2014 benötigen wird, so dass die Medizinische Bibliothek ihre Bestände bis Ende 2013 anderweitig unterbringen muss.

Die Leitung der Charité hat der Bibliothek jedoch bereits klar bedeutet, dass eine Anmietung von externen Räumlichkeiten aus Kostengründen nicht in Frage kommen wird. Es wird daher seit einiger Zeit nach möglichst großen Flächen an einem der Charité-Standorte gesucht, wo die Magazinbestände weitgehend zusammenhängend untergebracht werden können. Sollte dies nicht in dem erforderlichen Umfang gelingen, dann müsste der Bestand entsprechend reduziert werden. In diesem Fall wären zunächst die Titel betroffen, für die – hoffentlich – dauerhaft elektronische Backfiles aufgrund von National- bzw. Allianzlizenzen oder eigener Abonnements zur Verfügung stehen.

Diese Backfiles sind aber gar nicht so selten z.T. fehlerhaft oder unvollständig. Die Medizinische Bibliothek der Charité unterstützt daher sehr nachdrücklich und durch ihre eigene Teilnahme die Initiative der Arbeitsgemeinschaft für Medizinisches Bibliothekswesen (AGMB), in Zusammenarbeit mit der Zentralbibliothek für Medizin (ZB MED) und der Bayerischen Staatsbibliothek (BSB) sowie möglichst vielen anderen Teilnehmerbibliotheken dafür zu sorgen, dass wenigstens zwei Printexemplare von Zeitschriften, die zur Medizin und deren Randgebieten gehören, auf Dauer in Deutschland verfügbar bleiben [2].

Durch die Schaffung der „Charité – Universitätsmedizin Berlin“ und die damit einhergehende Zusammenlegung der Medizinischen Bibliotheken entstand 2005 ein sehr umfangreicher und vielfältiger Bestand an gebundenen Print-Zeitschriften. Seitdem fand eine fast komplette Umstellung von Print-Abos auf e-only-Abos statt, die mit einer weiteren und sehr deutlichen Vergrößerung des angebotenen Titelspektrums einherging. Dadurch konnte eine buchstäblich flächendeckende Versorgung der Charité-Angehörigen erreicht werden, deren Arbeits- und Studienplätze sich auf insgesamt vier Standorte innerhalb des Berliner Stadtgebiets verteilen.

Trotz des großen Online-Angebots, aus dem 2012 mehr als 1,5 Millionen Aufsätze heruntergeladen wurden, ist die Fernleihe nicht überflüssig geworden. Über sie wurden im selben Jahr rund 8.000 Zeitschriftenartikel aus anderen Bibliotheken beschafft.

Wie lange dieses augenblicklich sehr umfassende Angebot an Online-Zeitschriften und älteren gedruckten Bänden erhalten werden kann, wird hauptsächlich davon abhängen, ob die Charité in der Lage sein wird, der Medizinischen Bibliothek die dafür notwendigen finanziellen Mittel zur Verfügung zu stellen bzw. mit Hinblick auf den Printbestand die zu seiner Unterbringung erforderlichen Räumlichkeiten.

Der Autor erklärt, dass er keine Interessenkonflikte im Zusammenhang mit diesem Artikel hat.

Der Autor dankt Frau Manuela Gregor für die Zusammenstellung und Aufbereitung des Zahlenmaterials sowie eine kritische Durchsicht des Manuskripts.

* Der Verzicht auf die gleichzeitige Nennung der weiblichen und männlichen Schreibweise erfolgt ausschließlich aus Gründen der besseren Lesbarkeit des Textes.