gms | German Medical Science

Während der Mitgliederversammlung auf der Jahrestagung 2019 in Göttingen standen erneut Vorstandswahlen an. Katrin Wibker, Schriftführerin, und Monika Halser, Schatzmeisterin, kandidierten nicht erneut. Dafür stellten sich Claudia Wöckel von der Universitätsbibliothek Leipzig für das Amt der Schriftführerin und Elisabeth Müller von ZB MED für das Amt der Schatzmeisterin zur Wahl. Alle fünf Kandidatinnen wurden vom Plenum einstimmig gewählt. Damit gehören dem Vorstand neben den beiden neuen Mitgliedern weiterhin Dagmar Härter, Iris Reimann sowie Martina Semmler-Schmetz an. Die Amtszeit läuft bis zur nächsten Vorstandswahl in 2021. Die ersten Monate nach der Wahl nutzte der Vorstand für die Reorganisation der Vorstandsarbeit und die Einarbeitung der beiden neuen Mitglieder in die für sie bisher unbekannten Aufgaben. Der Fokus lag wieder auf der Vorbereitung der nächsten Jahrestagung, wobei sich im Laufe des Jahres 2020 zeigte, dass in diesem Jahr nichts so sein sollte wie immer und der Vorstand vor völlig neue Herausforderungen gestellt wurde. Wichtige Aufgaben wie die Pflege der Homepage, die Aktualisierung der Mitgliederdatenbank und der Kontakt zu den Mitgliedern und die Vernetzung untereinander durften dabei nicht vernachlässigt werden.

Die Jahrestagung der AGMB 2020 sollte ursprünglich an der Universitätsbibliothek Würzburg stattfinden. Daher traf sich wie in den Jahren zuvor der Vorstand noch während der Tagung in Göttingen mit Vertretern des Göttinger und des Würzburger Ortskomitees zu einer Besprechung. Die Unterlagen wurden danach auf den aktuellen Stand gebracht und den Würzburger Kolleginnen zur Verfügung gestellt. Mitte November 2020 fand ein Treffen mit drei Vertreterinnen des Ortskomitees in Würzburg statt. Die gebuchten Tagungsstätten wurden besichtigt, die Räume für die Firmenausstellungen und das inhaltliche Programm diskutiert, Zeitpläne und Aufgabenverteilungen festgelegt. Bis Ende Januar 2020 konnte die neue Tagungswebsite angelegt und mit den für die Firmen relevanten Inhalten gefüllt werden. Anfang Februar schaltete der Vorstand die Tagungswebsite frei, die Einladungen an interessierte Firmen wurden zeitgleich durch das Ortskomitee versandt. Der Hauptsponsor wurde wieder schnell gefunden und auch die Stände und Product Reviews wurden gut gebucht. Mitte Februar traf sich der Vorstand zu einer weiteren Sitzung, klärte offene Punkte der Tagungsvorbereitung und befasste sich sehr ausführlich mit der Anpassung der Satzung der AGMB, um die Anregungen aus der Mitgliederumfrage 2019 und der Plenumsdiskussion in Göttingen umsetzen zu können. Anfang März 2020 wurden die Mitglieder und weitere Interessierte über diverse Kommunikationskanäle mit dem Call for Papers/ Call for Posters aufgerufen, Beiträge zur Tagung in Form von Vorträgen, Kurzvorträgen, Treffpunkten oder Postern einzureichen. Ergänzt wurde der Call diesmal um einen neuen Punkt, um das inhaltliche Programm durch interaktive Formate zu bereichern. Die Resonanz war verhalten, vielleicht auch schon in Vorahnung auf die mögliche Gefährdung der Tagung durch die sich seit März auch in Deutschland ausbreitende Corona-Pandemie. Daher sprach der Vorstand auch wieder aktiv Referent*innen an und überlegte sich eigene Beiträge. Für das Rahmenprogramm war wie üblich das Ortskomitee zuständig, organisierte die Lokalitäten für die beiden Abendveranstaltungen und einige Führungen. Bis Ende Mai wurden die Tagungswebseiten vervollständigt. Die Freischaltung der Anmeldeformulare auf Deutsch und auf Englisch erfolgte Anfang Juni, parallel wurde die Einladung zur Tagung an die Mitglieder versandt und zusätzlich über weitere Medien verbreitet. Da zu diesem Zeitpunkt bereits absolute Unsicherheit beim Vorstand und dem Ortskomitee herrschte, ob die Tagung nun wie geplant stattfinden kann oder nicht, verzichtete der Vorstand diesmal auf die komplizierte Erstellung der Online-Anmeldung und nahm somit in Kauf, die Teilnehmerrechnungen manuell und einzeln erstellen zu müssen. Die ersten Anmeldungen erreichten dann nach und nach den Vorstand.

Mitte Juli fragte das Ortskomitee schließlich in der Würzburger Universität aktiv nach, ob die Tagung wie geplant an der Universitätsbibliothek stattfinden kann und bekam nach einigen Tagen die Auflage, ein individuelles Schutz- und Hygienekonzept zu erstellen und dieses zur Prüfung und Einholung einer Rückäußerung dem Gesundheitsamt vorzulegen. Das Infektionsschutzkonzept sollte streng den Vorgaben des Hygienekonzeptes für Messen, Kongresse und Ausstellungen des Bundeslandes Bayern folgen, die Umsetzbarkeit sollte verbindlich erklärt werden. Daraufhin erarbeitete das Ortskomitee eine Rohfassung eines Konzeptes und tauschte sich innerhalb der eigenen Universität, aber auch intensiv mit dem Vorstand bezüglich Machbarkeit und Umsetzbarkeit aus. Letztendlich wurde aber deutlich, dass die Umsetzung des Infektionsschutzkonzeptes personelle als auch räumliche Ressourcen erforderte, die nicht gegeben waren. Auch fehlte jede Erfahrung, wie lange das Gesundheitsamt für die Rückäußerung benötigen würde. Außerdem gab es selbst bei einer zeitnahen und positiven Rückmeldung keine Garantie, dass es im September nicht doch zu erneuten weitergehenden Restriktionen aufgrund eines erneuten Anstieges der Infektionszahlen kommen würde. Daher sah das Würzburger Ortskomitee keine Alternative, als die Tagung in Würzburg abzusagen.

Die Satzung der AGMB e.V. in ihrer noch gültigen Fassung schreibt vor, dass der Vorstand jährlich eine Mitgliederversammlung im Rahmen einer Tagung vorzubereiten und zu leiten hat. Nach Absage seitens des Würzburger Ortskomitees entschied sich daher der Vorstand sofort, stattdessen eine virtuelle Ersatztagung zu realisieren. In mehreren Video- und Telefonkonferenzen, auch bereits im Vorfeld der finalen Absage, und per E-Mail wurde ein Konzept einer virtuellen Tagung erstellt. Das Ortskomitee stornierte das Rahmenprogramm, die Firmenaussteller und die Mitglieder wurden über die Absage informiert. Die Feierlichkeiten zum 50-jährigen Geburtstag der AGMB waren bereits im Vorgriff ins nächste Jahr verschoben worden.

Da die Organisation einer virtuellen Tagung absolutes Neuland für den Vorstand war, wurde die Kooperation mit ZB MED gesucht. Es zeigte sich schnell, dass eine Umsetzung des ursprünglichen 3-Tagesprogramms 1:1 nicht machbar ist, so dass das Programm auf 2 Tage gekürzt, einige Programmpunkte wie der Workshop und die Präsentationen des Leuchtturmwettbewerbes ausgelagert und andere Programmpunkte wie der Festvortrag ganz abgesagt wurden. Die Referent*innen wurden erneut angeschrieben, ein neues Anmeldeformular erstellt und verlinkt, die Tagungshomepage neu aufgesetzt und weitere Anpassungen vorgenommen. Momentan ist der Vorstand noch in Verhandlung mit den Ausstellern, ob und wie ihnen über die AGMB die Möglichkeit gegeben werden kann, mit den Mitgliedern der AGMB in Austausch zu treten und über ihre Produkte informieren zu können. Die virtuelle Jahrestagung 2020 wird jetzt vom 21.09. bis zum 22.09.2020 stattfinden und steht weiterhin, da aktueller denn je, unter dem ursprünglichen Motto „AGMB 2020: Innovativ in die nächsten 50 Jahre“.

Für die Jahre ab 2021 stehen die Tagungsorte bisher noch nicht fest. Die ursprüngliche Zusage für 2021 musste leider aus nachvollziehbaren Gründen zurückgezogen werden. Daher geht hiermit der dringende Aufruf an alle Mitglieder der AGMB, sämtliche Möglichkeiten zu prüfen, ob nicht in 2021 die Ausrichtung der Jahrestagung möglich wäre. Interessierte Bibliotheken, auch für die Jahre nach 2021, sind herzlich eingeladen, den Vorstand unverbindlich anzusprechen.

Für den Wettbewerb „Leuchtturmprojekte an Medizinbibliotheken 2019“ gab es keine Bewerbungen. Im Dezember 2019 wurde dennoch ein neuer Wettbewerb für 2020 ausgeschrieben [1] und über verschiedene Kanäle beworben. In diesem Jahr gab es dann wieder drei Bewerbungen, die von der Jury kritisch und sorgfältig begutachtet wurden. Die Vorstellung der Preisträger und die Prämierung der Projekte werden in der Schlusssession der virtuellen Tagung erfolgen. Die Preisträger werden in diesem Jahr ihre Projekte jedoch nur in GMS MBI vorstellen.

Neben der bereits erwähnten, zweifach erfolgenden Gestaltung der Tagungswebseiten wurde die Homepage inkl. der Mitgliederdatenbank weiter aktualisiert. Neue Mitglieder wurden aktiv rekrutiert.

In der Satzung der AGMB in der aktuellen, dritten Fassung vom 03.05.2013 ist in § 5 Die Mitgliederversammlung geregelt, dass die Mitgliederversammlung mindestens einmal jährlich während der jeweiligen Jahrestagung stattfinden soll. Nun hat sich aber in den letzten Jahren immer wieder die Schwierigkeit ergeben, einen geeigneten Tagungsort zu finden. Deshalb wurde im letzten Jahr mit den Mitgliedern eruiert, welche alternativen Möglichkeiten denkbar sind und u.a. vorgeschlagen, die Tagung nicht zwingend jedes Jahr durchzuführen. Das ist aber nur möglich, wenn der entsprechende Paragraph angepasst wird. Auch unterliegt das Berufsbild der/s medizinischen Bibliothekarin/s einem stetigen Wandel und nicht jeder, der im medizinischen Bibliotheks- und Informationswesen tätig ist, arbeitet in einer Bibliothek, einem Informationszentrum oder einer vergleichbaren Einrichtung. Daher empfiehlt es sich, auch § 3 Mitgliedschaft entsprechend zu modifizieren. Die durch den Vorstand ausgearbeiteten Satzungsänderungen sollen auf der Tagung im September mit den Mitgliedern diskutiert und beschlossen werden.

Der Austausch mit den Mitgliedern erfolgte über soziale Medien wie Twitter, Facebook, aber vor allem auch über den regelmäßigen Newsletter via E-Mail. Das Weblog medinfo (https://www.medinfo-agmb.de/) konnte im letzten Jahr erfolgreich zu einem neuen Provider umziehen. Es wird in Zusammenarbeit mit einigen Mitgliedern der AGMB gestaltet. Die beiden Mailinglisten der AGMB werden weiterhin durch das ehemalige Vorstandsmitglied Katrin Wibker betreut.

Iris Reimann

für den Vorstand der AGMB

Die Autorin erklärt, dass sie keine Interessenkonflikte in Zusammenhang mit diesem Artikel hat.