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Die Universitätsbibliothek Würzburg besteht aus der Zentralbibliothek und mehreren Teil-, Instituts- und Klinikbibliotheken. Der Bereich Open Access ist als Stabsstelle an der Universitätsbibliothek angesiedelt. Eine zentrale Medizinbibliothek existiert nicht. Die Fachreferentin für Medizin und Leiterin der medizinischen Bibliotheken ist gleichzeitig Leiterin der Zeitschriftenstelle (inkl. E-Journal-Management) und Teil des Open-Access-Teams. Somit sind diese Bereiche in Personalunion verbunden, was bei der Unterstützung der MedizinerInnen im Bereich Open-Access-Publizieren viele Vorteile mit sich bringt. In der Folge lässt sich dadurch jedoch nicht immer klar abgrenzen, welche Aktivitäten unter dem Dach des Fachreferats Medizin oder dem Dach des Open-Access-Teams erfolgen.

Der Open-Access-Gedanke spielt an der Universität Würzburg schon lange eine wichtige Rolle. Bereits 2003 nahm die Universitätsbibliothek Würzburg eine Mitgliedschaft bei BioMed Central auf. Durch die inhaltliche Ausrichtung von BioMed Central konnte somit auch das Fach Medizin von Beginn an von der Open-Access-Förderung profitieren. In den Jahren 2003–2010 erfolgte die Finanzierung von Open-Access-Artikeln (zeitweise komplett, zeitweise anteilig) aus Mitteln der Universitätsbibliothek Würzburg. Das finanzielle Volumen war jedoch noch sehr gering im Vergleich zu den Mitteln, die dem heutigen Publikationsfonds zur Verfügung stehen.

2011 unterzeichnete die Universität die Berliner Erklärung und erließ eine Open-Access-Policy (https://www.uni-wuerzburg.de/forschung/openaccess1/). Die Universität unterstützt damit den Aufbau von Open-Access-Strukturen und empfiehlt ihren WissenschaftlerInnen die Veröffentlichung in Open-Access-Publikationen.

Durch das DFG-Programm „Open-Access-Publizieren“ konnte das Publizieren in Open-Access-Zeitschriften deutlich umfangreicher gefördert werden als zuvor. Seit dem Jahr 2011 erhält die Universität Würzburg Mittel der DFG aus dem DFG-Förderprogramm (außer 2016) und stellt entsprechende Eigenmittel bereit. Mit Ende 2019 ist die Förderhöchstdauer im DFG-Programm erreicht, so dass der Publikationsfonds ab 2020 vollständig von der Universität Würzburg finanziert wird.

Das Förderverfahren für die AutorInnen wird bewusst so einfach wie möglich gehalten. Die WissenschaftlerInnen können die Universitätsbibliothek über die Planung, Einreichung oder Annahme einer Veröffentlichung informieren. Diese Voranmeldung ist jedoch nicht verpflichtend. Die Voranmeldung erfolgt meist per Mail oder per Telefon. Der Vorteil der Voranmeldung für die AutorInnen besteht darin, dass die Universitätsbibliothek direkt bestätigen kann, ob die Förderbedingungen – die den DFG-Vorgaben entsprechen – erfüllt sind.

Die Rechnung schicken die AutorInnen an die Universitätsbibliothek, die die Rechnung dann bezahlt. Seit mehreren Jahren beteiligen sich die AutorInnen mit einem Eigenanteil, da das Volumen des Publikationsfonds nicht mehr ausreicht, um alle Publikationen in vollem Umfang zu fördern. Nach Bezahlung der Verlagsrechnung stellt die Universitätsbibliothek den AutorInnen deshalb ihren Eigenanteil in Rechnung.

Wie auch an anderen Forschungseinrichtungen gibt es auch an der Universität Würzburg unter den WissenschaftlerInnen unterschiedliche Ansichten in Bezug auf Open Access. Hauptkritikpunkte innerhalb der Medizin zielen auf Qualitätsfragen ab, da vermutet wird, dass Open-Access-Zeitschriften qualitativ weniger hochrangig sind. Insgesamt jedoch sind die MedizinerInnen an der Universität Würzburg gegenüber Open Access im Vergleich zu vielen anderen Fächern sehr aufgeschlossen. Dies äußert sich auch darin, dass der Anteil der Publikationen in Open-Access-Zeitschriften aus der Medizin im Vergleich zu anderen Disziplinen sehr hoch ist. Während die Fächer Biologie und Physik ebenfalls einen hohen Anteil zu den Open-Access-Publikationen beitragen, ist die Bedeutung von Open Access in den anderen Disziplinen deutlich geringer. Hier macht es sich bemerkbar, dass die verschiedenen Fächer der Universität nach wie vor sehr unterschiedliche Publikationskulturen pflegen und Open-Access-Publizieren in diversen Disziplinen bisher keine nennenswerte Rolle spielt.

Den AutorInnen an der Universität stehen zusätzlich zum Publikationsfonds noch weitere Open-Access-Publikationsmöglichkeiten zur Verfügung. Auch die Open-Access-Option in hybriden Zeitschriften wird von MedizinerInnen erstaunlich häufig genutzt, trotz der teils hohen Kosten. Von Seiten der Universitätsbibliothek gab es bisher keine Finanzierungsmöglichkeiten für die Nutzung der Open-Access-Option. Dies wird nur im Rahmen von entsprechenden Verträgen – wie seit kurzem beim DEAL-Vertrag mit dem Verlag Wiley – unterstützt.

Weiterhin unterstützt die Universitätsbibliothek die AutorInnen bei Fragen zur Erfüllung der Open-Access-Policies von Drittmittelgebern. Insbesondere zu den ERC-Förderungen im Rahmen von FP7 und Horizon 2020 berät das Open-Access-Team, welche finanziellen Mittel beantragt werden sollten bzw. wie die Vorgaben erfüllt werden können. Dabei arbeitet die Universitätsbibliothek mit dem Referat für Forschung und Technologietransfer zusammen, das die WissenschaftlerInnen bei der Antragstellung begleitet.

Eine weitere Open-Access-Publikationsmöglichkeit bietet der Verlag der Universität, Würzburg University Press. Dort können WissenschaftlerInnen der Universität auch ihre Monografien als Open-Access-Publikationen publizieren, zusätzlich besteht ein Print-on-Demand-Verfahren für die Druckversion.

Das Repositorium der Universität Würzburg, OPUS Würzburg, besteht seit 2002. Inzwischen hat OPUS Würzburg das DINI-Zertifikat erhalten. Zunächst wurde das Repositorium vor allem für elektronische Dissertationen, insbesondere auch in der Medizin, genutzt.

In den letzten Jahren hat die Publikation von Zeitschriftenartikeln im Repositorium zugenommen. Zum einen werden im Repositorium alle Artikel abgelegt, die über den Publikationsfonds gefördert wurden. Zum anderen werden auch weitere Open-Access-Artikel von Angehörigen der Universität Würzburg mit entsprechender Lizenz durch die Universitätsbibliothek dort archiviert.

Zusätzlich wird das Repositorium für die Zweitveröffentlichung auf dem grünen Weg für Artikel genutzt, die zuerst in Subskriptionszeitschriften publiziert wurden.

OPUS Würzburg ist OpenAIRE compliant. Der erforderliche Nachweis der Publikationen auf der EU-Plattform OpenAIRE im Rahmen von Horizon 2020 erfolgt deshalb automatisch, auch dadurch werden die WissenschaftlerInnen also bei der Erfüllung der Fördervorgaben unterstützt.

Schon ab 2003 führte die Universitätsbibliothek Veranstaltungen zum Open-Access-Publizieren für WissenschaftlerInnen durch, die insbesondere für NaturwissenschaftlerInnen und MedizinerInnen konzipiert wurden.

Mit den erweiterten Open-Access-Fördermöglichkeiten im Rahmen des DFG-Programms wurde die Öffentlichkeitsarbeit weiter ausgebaut. Wie in den anderen Fächern wurden auch die MedizinerInnen per Mail über die Fördermöglichkeiten informiert. Zudem erwies sich der Open-Access-Flyer als hilfreiches Werbemittel, der u.a. auf dem Campus Medizin in alle Postfächer verteilt wurde. Über öffentliche Vorträge im Rahmen der Open-Access-Woche und über das Jahr verteilte Präsentationen in einzelnen Arbeitsgruppen, Instituten und Kliniken wurden WissenschaftlerInnen gezielt aufgeklärt. Im Rahmen der Open-Access-Woche wurde in mehreren Jahren in der Mensa und im größten Klinikgebäude zum Thema Open Access informiert. Auch wenn nur ein kleiner Teil der MedizinerInnen am Stand stehenblieb, ermöglichte dieser Infostand dennoch sehr interessante Gespräche über die offenen Fragen in Bezug auf Open-Access-Publizieren.

Inzwischen ist einem Großteil der WissenschaftlerInnen das Open-Access-Angebot prinzipiell bekannt, so dass aktuell vor allem anlassbezogen informiert wird, wie z.B. kürzlich in Zusammenhang mit dem DEAL-Vertrag mit dem Verlag Wiley.

Parallel dazu gibt es ein gut genutztes persönliches Beratungsangebot. An dieser Stelle erweist es sich als besonders hilfreich, dass die MedizinerInnen von ihrer Fachreferentin auch direkt alle relevanten Informationen zu Open Access erhalten, selbst wenn sich der Kontakt aus einem anderen Kontext heraus ergibt. So kann ein Gespräch mit Fragen zum Impact Factor, zur Suche nach bestimmten Artikeln oder zur Literaturverwaltung durchaus zum Thema Open Access weiterführen. Die Beratung umfasst Informationen zur Suche von geeigneten Zeitschriften, zu den Förderbedingungen, dem Ablauf bei der Förderung und den weiteren Open-Access-Möglichkeiten. Auch die neu berufenen ProfessorInnen in der Medizin erhalten über die Fachreferentin gleich zu Beginn die wichtigsten Informationen zum Open-Access-Publizieren an der Universität, je nach Wunsch per Mail, per Telefon oder im persönlichen Gespräch.

So wie es bereits im Print-Bereich Zeitschriften mit höheren und niedrigeren Qualitätsansprüchen gibt, finden sich auch bei Open-Access-Zeitschriften Unterschiede in der Qualität. In jedem Fall sollten selbstverständlich gewisse Mindestanforderungen an die Qualität einer wissenschaftlichen Zeitschrift erfüllt sein.

Das Open-Access-Team der Universitätsbibliothek Würzburg hat die Diskussionen der letzten Jahre um Predatory Journals zum Anlass genommen, um die Qualitätskriterien für eine Förderung zu konkretisieren. Eine umfassende Prüfung aller Zeitschriften vor Ort ist aufgrund des großen Zeitaufwands für eine Prüfung nicht möglich. Deshalb muss das Open-Access-Team auf die Qualitätsprüfung durch andere Quellen – wie das DOAJ – vertrauen. Die eigene Prüfung beschränkt sich auf die Zeitschriften, die nicht im DOAJ aufgeführt sind. Es besteht allerdings nur bei einem sehr geringen Teil der Anfragen nach Open-Access-Förderung der Verdacht, dass es sich um eine betrügerische Zeitschrift handeln könnte.

Die Universitätsbibliothek lehnt die Förderung von Artikeln in solchen Zeitschriften ab, bei denen diese Qualitätskriterien nicht erfüllt sind, und empfiehlt den WissenschaftlerInnen, eine Publikation in dieser Zeitschrift zu überdenken. In diesen Fällen sind die WissenschaftlerInnen im Allgemeinen dankbar für diesen Hinweis, da ihnen bis zu diesem Zeitpunkt meist noch nicht bewusst ist, dass es sich um eine nicht vertrauenswürdige Zeitschrift handelt.

Durch die Teilnahme am DFG-Förderprogramm hat das Open-Access-Team die Abläufe rund um das Open-Access-Publizieren über die Jahre hinweg standardisiert. Dennoch gibt es einzelne Fragestellungen, deren Beantwortung jedes Jahr einen größeren Aufwand mit sich bringt. Es lässt sich zwar mühelos feststellen, welche Open-Access-Publikationen aus dem Publikationsfonds finanziert wurden und welche Kosten dafür angefallen sind. Deutlich schwieriger ist die Frage, welche weiteren Open-Access-Publikationen von den Angehörigen der Universität Würzburg veröffentlicht wurden und welche Kosten dafür angefallen sind. Da die Datenbank „Web of Science“ die Kennzeichnung von Open-Access-Artikeln in den letzten Jahren erweitert und verfeinert hat, lässt sich die Frage nach den Open-Access-Publikationen inzwischen leichter beantworten. Die Kosten für diese Artikel können aufgrund der verwaltungsinternen Abläufe aber bisher nicht eindeutig zugeordnet werden. Innerhalb der Medizinischen Fakultät unterscheiden sich die Buchungsabläufe aufgrund der Zugehörigkeit zu Universität bzw. Klinikum noch mehr als in anderen Fakultäten, so dass für diese Kosten bisher keine exakten Angaben möglich sind.

Für die Frage der Zuordnung eines Artikels und insbesondere der entsprechenden Kosten muss zunächst geklärt werden, zu welcher Institution bzw. zu welcher untergeordneten Organisationseinheit der „corresponding author“ gehört.

Die meisten medizinischen Zeitschriften geben eindeutig an, welche Person als „corresponding author“ fungiert. In anderen Fächern tritt häufiger als in der Medizin der Fall auf, dass alle AutorInnen gleichwertig als „corresponding author“ bezeichnet werden, was die Zuordnung erschwert, wenn diese AutorInnen von unterschiedlichen Einrichtungen kommen.

Aber auch bei der Angabe von nur einer Person als „corresponding author“ sind immer wieder Nachfragen erforderlich, wenn diese Person mehrere Affiliations angegeben hat. Selbst die Zuordnung zu einer Organisationseinheit ist aufgrund der vielen interdisziplinär arbeitenden Bereiche innerhalb der Medizin für Außenstehende oft schwierig. Bei diesen Fragestellungen sind Kenntnisse um die Organisationsstruktur der Medizinischen Fakultät sehr hilfreich. An der Universität Würzburg wird die Zuordnung zur Organisationseinheit jedoch nur intern erfasst, aber nicht für die Verteilung von Kosten herangezogen.

Seit kurzem kommt nun die Administration der Publikationen im Rahmen des von DEAL abgeschlossenen Wiley-Vertrags hinzu. Während die Verwaltung der Online-Zugänge zu den Wiley-Zeitschriften bisher beim E-Journals-Team der Zeitschriftenstelle angesiedelt war, umfassen die Tätigkeiten bei der Verwaltung der Publikationen im Rahmen des DEAL-Vertrags, also die Überprüfung der institutionellen Zugehörigkeit, Arbeiten, die bisher im Open-Access-Team angesiedelt waren. Aktuell ist der tatsächliche Umfang dieser Tätigkeiten noch nicht abschätzbar. Es zeichnet sich jedoch ab, dass hier Aufgaben aus dem Bereich Open Access und Zeitschriftenmanagement zukünftig zusammenwachsen.

Das Open-Access-Team der Universitätsbibliothek Würzburg hat zum Ziel, den WissenschaftlerInnen eine schnelle Orientierung über die Möglichkeiten des Open-Access-Publizierens zu bieten und hält das Prozedere für die Förderung aus dem Publikationsfonds möglichst einfach. Beim Relaunch des Webauftritts der Universität Würzburg im Jahr 2017 wurden deshalb auch die Informationen zu Open Access neugestaltet und weiter vereinfacht.

Dennoch wird es in den letzten Jahren immer schwieriger, die MedizinerInnen über die diversen Möglichkeiten des Open-Access-Publizierens und der Open-Access-Förderung auf einfache Weise auf dem Laufenden zu halten. Auch wenn die vielen Optionen zu begrüßen sind, wird es für die WissenschaftlerInnen immer mühevoller, die Details in den Fördermöglichkeiten nachzuvollziehen (z.B. Open-Access-Zeitschrift vs. Open-Access-Option, Open-Access-Option mit/ohne DEAL-Vertrag, Sonderkonditionen bei einzelnen Verlagen, Rechnung direkt an Autor vs. zentrale Rechnung). Insbesondere KlinikerInnen steht im Klinikalltag dafür nicht ausreichend Zeit zur Verfügung.

Aus diesem Grund ermutigt das Open-Access-Team die WissenschaftlerInnen ausdrücklich, das Beratungsangebot der Universitätsbibliothek per Telefon, Mail oder vor Ort zu nutzen. Dieses Angebot wird rege nachgefragt und die Rückmeldungen vor allem auch der MedizinerInnen zeigen, dass auf diesem Weg die für diese Person in der jeweiligen Situation passenden Informationen schnell dargestellt werden können.

Die Autorin erklärt, dass sie keine Interessenkonflikte in Zusammenhang mit diesem Artikel hat.