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GMS Medizin — Bibliothek — Information.

Arbeitsgemeinschaft für Medizinisches Bibliothekswesen (AGMB)

ISSN 1865-066X

Durch Kooperation und Vernetzung zu neuen Aufgabenfeldern – Serviceentwicklung in der Bibliothek der Medizinischen Fakultät Mannheim

Opening up new tasks through cooperation and networking – service development in the Library for the Medical Faculty of Mannheim

Fachbeitrag

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  • corresponding author Martina Semmler-Schmetz - Medizinische Fakultät Mannheim der Universität Heidelberg, Bibliothek, Mannheim, Deutschland
  • author Maria-Inti Metzendorf - Medizinische Fakultät Mannheim der Universität Heidelberg, Bibliothek, Mannheim, Deutschland

GMS Med Bibl Inf 2013;13(1-2):Doc12

doi: 10.3205/mbi000276, urn:nbn:de:0183-mbi0002765

Veröffentlicht: 13. September 2013

© 2013 Semmler-Schmetz et al.
Dieser Artikel ist ein Open Access-Artikel und steht unter den Creative Commons Lizenzbedingungen (http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/3.0/deed.de). Er darf vervielfältigt, verbreitet und öffentlich zugänglich gemacht werden, vorausgesetzt dass Autor und Quelle genannt werden.


Zusammenfassung

Die Bibliothek der Medizinischen Fakultät Mannheim der Universität Heidelberg dient der Literatur- und Informationsversorgung für Forschung, Lehre, Fort- und Weiterbildung an der Universitätsmedizin Mannheim. Neue, zukunftsorientierte Aufgabenfelder, die über die klassischen bibliothekarischen Arbeitsschwerpunkte hinausgehen, erschließt sich die Bibliothek durch enge Kooperation und Vernetzung mit den zentralen Einrichtungen und Abteilungen, Arbeitskreisen und Multiplikatoren innerhalb der Universitätsmedizin Mannheim. Neue Services für die Zielgruppe der Studierenden richten sich vor allem auf den Bereich des wissenschaftlichen Arbeitens, während für Mitarbeiter in den Einrichtungen, Kliniken und Instituten der Universitätsmedizin zeitlich und räumlich flexible Informations- und Beratungsangebote entwickelt werden. Die jüngste Kooperation mit Akteuren auf dem Gebiet der evidenzbasierten Medizin hat einen innovativen Service „Systematische Literaturrecherche“ hervorgebracht, der Ärzte und Wissenschaftler bei der Erstellung von Förderanträgen zu klinischen Studien sowie systematischen Übersichtsarbeiten und Leitlinien unterstützt. Mit entsprechenden kostenpflichtigen Services testet die Bibliothek nun auch eine Öffnung ihrer neuen Angebote für Ärzte, Wissenschaftler und Angehörige von Gesundheitsberufen in der Region.

Schlüsselwörter: Medizinbibliothek, Mannheim, Vernetzung, Serviceentwicklung, Bibliotheksstrategie

Abstract

The Library for the Medical Faculty of Mannheim of the University of Heidelberg supplies literature and information for research, teaching and further education purposes at the “Universitätsmedizin Mannheim”. Cooperation and networking with the central facilities, departments, working groups, and information multipliers result in new, future-oriented areas of work that go beyond traditional library tasks. New services for students focus primarily on academic research and writing skills, while information and consulting services which are flexible in terms of time and location are being developed for staff members of the clinical departments and institutes. The recent cooperation with actors in the field of evidence-based medicine has yielded the innovative service “systematic literature search” which is designed to support doctors and scientists in the preparation of grant proposals for clinical trials, systematic reviews, and guidelines. Currently, the library is widening access to its new services to include doctors, scientists, and other health practitioners in the region, and evaluating chargeable services for these user groups.

Keywords: medical library, Mannheim, networking, service development, library strategy


Rahmenbedingungen

Die Bibliothek der Medizinischen Fakultät Mannheim der Universität Heidelberg ist beheimatet an der Universitätsmedizin Mannheim – UMM, zu der neben der Fakultät das Universitätsklinikum unter der Trägerschaft der Stadt Mannheim gehört. Als Teil des Bibliothekssystems der Universität Heidelberg dient die Bibliothek der Informations- und Literaturversorgung der Fakultät sowie ihrer Unterstützung in Forschung und Lehre. Im Rahmen eines Etatzuschusses erfüllt sie darüber hinaus für das Universitätsklinikum die Aufgabe der Literatur- und Informationsversorgung für die ärztliche Fort- und Weiterbildung.

Die Bibliothek samt Bibliotheksteam (aktuell 13 Mitarbeiter; Stellenumfang gesamt: 10,69 Vollzeitäquivalente) ist 2001 in das damals neu errichtete Multifunktionale Forschungsgebäude der Fakultät eingezogen und bietet im Hauptgebäude sowie in einem 2008 hinzu gekommenen Erweiterungsbau eine Nutzfläche von insgesamt 1.680 m². Zu den aktiven primären Bibliotheksnutzern gehören ca. 1.400 Studierende und ca. 600 Mitarbeiter von Fakultät und Klinikum.

Stellt sich die Bibliothek die Frage, wohin ihre Entwicklung in den nächsten Jahren gehen soll und muss, so steht dabei vor allem der Servicebedarf der genannten Nutzergruppen im Fokus. So unterschiedlich die Voraussetzungen dabei auch scheinen, so ähnlich ist doch die Herangehensweise, derer sich die Bibliothek bedient, um ihr Dienstleistungsangebot zielgruppenorientiert und dynamisch zu planen und auszubauen.

Den Dreh- und Angelpunkt aller strategischen Planungen bilden Kooperation und Kommunikation, also Vernetzung, auf den verschiedensten Ebenen innerhalb der Fakultät und der Universitätsmedizin Mannheim sowie mit anderen Medizinbibliotheken – nicht zuletzt innerhalb der Arbeitsgemeinschaft für Medizinisches Bibliothekswesen – AGMB e.V. Durch die gezielt geförderte, regelmäßige aktive Teilnahme an relevanten Arbeitsgruppen, Netzwerken und Initiativen einerseits sowie an Hospitanzen und informellen Treffen zum kollegialen Austausch andererseits, bieten sich für das Bibliotheksteam umfangreiche Möglichkeiten, Entwicklungsinitiativen zu ergreifen, Präsenz und Kompetenz zu zeigen und zugleich neue Erkenntnisse, Lösungen und Impulse für die eigene Arbeit mitzunehmen.


Lernort Bibliothek, Bestandsentwicklung/Erwerbungspolitik

Neue Services für die Studierenden werden in enger Zusammenarbeit mit der Fachschaft entwickelt, mit deren Vertretern regelmäßige Treffen stattfinden. Auch wurden bereits mehrfach gemeinsame Anträge für Studiengebühren bzw. Qualitätssicherungsmittel zur Finanzierung von Projekten gestellt, die der Verbesserung der Infrastruktur für die Lehre dienen. Häufige kleinere, zielgruppenspezifische Online-Umfragen zu speziellen Serviceangeboten tragen darüber hinaus zur Bedarfsanalyse bei.

Die Gestaltung der Bibliothek als Lernort mit entsprechender Infrastruktur im Rahmen der räumlichen Gegebenheiten zu optimieren, ist eines der zentralen Ziele. Dieser Aspekt ist eng verknüpft mit der Frage der zukünftigen Erwerbungspolitik. So gehen Maßnahmen zur räumlichen Umgestaltung des Benutzungsbereiches einher mit der sukzessiven Reduzierung des Printzeitschriftenbestandes zugunsten elektronischer Zeitschriften, ein Prozess, der erst im Zuge eines Umdenkens auch auf Seiten der Ärzte und Wissenschaftler in den letzten Jahren Fahrt aufnehmen konnte. Die Anfang 2013 veröffentlichte, von der AGMB, der Deutschen Zentralbibliothek für Medizin (ZB MED) und der Bayerischen Staatsbibliothek erarbeitete Archivierungsregelung für gedruckte medizinische Fachzeitschriften [1], an der die Bibliothek teilnimmt, schafft darüber hinaus die Grundlagen zur schrittweisen Reduzierung des Magazinbestandes und Verlagerung von Freihandbeständen in das Archiv. Wo immer Raum entsteht, wird dieser zur Einrichtung weiterer Lese- und WLAN-Arbeitsplätze genutzt.

Betrachtet man das Verhältnis von gedruckten und elektronischen Ressourcen im Buchbereich, so werden E-Books in der Lehrbuchsammlung vorläufig weiterhin nur ein ergänzendes, nicht ein die gedruckten Ausgaben ersetzendes Angebot sein, während die Entwicklung im Bereich der Monographienerwerbung hingeht zu einer stärkeren Verlagerung auf elektronische Ressourcen. Vor dem Hintergrund der wachsenden Bedeutung von E-Books einerseits und des sinkenden Bibliotheksetats andererseits werden ab 2013 stärker nutzergesteuerte Erwerbungsmodelle realisiert werden (Stichwort patron-driven-acquisition, PDA), um die knappen Mittel zielgerichtet einzusetzen. Ein Test des E-Book-Aggregators ebrary wird dazu dienen, Erfahrungen mit dem neuen Geschäftsmodell zu sammeln und die zukünftige E-Book-Erwerbung zu planen. Dabei entspricht der Fokus auf nutzergesteuerten Modellen den Forderungen Werner Tannhofs, um „die Bedürfnisse aus sich verändernden Informations- und Nutzungsverhalten der Studenten […] zu befriedigen […], unter der notwendigen Voraussetzung eines Strategiewechsels zu ‘Access’ und ‘Just in Need’“ [2].


Die Bibliothek als Teaching Library

Eine enge Kooperation der Bibliothek besteht seit jeher auch mit dem Studiendekanat bzw. dem Geschäftsbereich Studium und Lehrentwicklung der Fakultät, was unter anderem dazu führte, dass Bibliothekskurse zur Vermittlung von Informationskompetenz bereits 2004 in das Medizincurriculum integriert wurden. Betrachtet man aktuelle Erfordernisse und Herausforderungen für die Bibliothek auf diesem Sektor der Services für die Zielgruppe der Studierenden, so decken sich die Ergebnisse gezielter Umfragen sowie die Rückmeldungen aus Auskunftsgesprächen erneut mit den Forderungen Werner Tannhofs. Zur Zukunft der Teaching Library erklärt er, es müsse „vielerorts eine neue Richtung hin auf das wissenschaftliche Arbeiten (Plagiat, Zitat, Urheberrecht, wissenschaftliches Schreiben und Publizieren, Literaturverwaltung, Web 2.0-Tools) eingeschlagen werden“ [2].

Diese Erkenntnis bestätigend, richten sich aktuelle und zukünftige Serviceentwicklungen der Bibliothek als Teaching Library vor allem auf den Bereich des wissenschaftlichen Arbeitens – mit Angeboten für Doktoranden und Teilnehmer der an der Fakultät belegbaren Masterstudiengänge. So findet seit Sommer 2012 einmal im Monat ein Doktorandenkurs statt, den die Bibliothek neu entwickelt und mit Promotionsbüro, Promotionsausschuss, Forschungsreferent, Studiendekanat und Fachschaft abgestimmt hat. Die Inhalte des Kurses orientieren sich an den Phasen des Promotionsprozesses und vermitteln den Teilnehmern über die allgemeine Einführung hinaus einen Überblick über die für die Fakultät geltenden Rahmenbedingungen sowie die vor Ort gegebene Infrastruktur. Die dreistündige Veranstaltung wird jeweils durch den Vorsitzenden des Promotionsausschusses eröffnet. Ergänzt wird das Angebot durch einen von der Bibliothek erstellten Kurs auf der E-Learning-Plattform der Universität, in dem verschiedenste Inhalte zum wissenschaftlichen Arbeiten in Selbstlern-Tutorials vermittelt werden. Tutorials zum Themenbereich Urheberrecht/Zitieren wird die Bibliothek im nächsten Schritt detaillierter ausarbeiten. Außerdem soll der Doktorandenkurs in Kooperation mit der Abteilung für Medizinische Statistik weiterentwickelt und um Inhalte zu statistischer Analyse und internem Dokumentationswesen ergänzt werden.

Weitere Kooperationsstränge ergeben sich für die Bibliothek durch die Zusammenarbeit mit dem Dekanat und der Fachschaft in einer projektbezogenen Arbeitsgruppe zur Optimierung der Webseiten zur Promotion sowie durch die Teilnahme am 2010 gegründeten E-Learning-Arbeitskreis der Fakultät, der sich mit dem Einsatz digitaler Medien in der Hochschullehre befasst und zum Ziel hat, ein Netzwerk für interessierte Fakultätsmitglieder zu bieten (Webseite des E-Learning-AK: http://www.umm.uni-heidelberg.de/elearning/e-learning-ak).


Mobile Services für Ärzte und Wissenschaftler

Die Gruppe der Ärzte und Wissenschaftler an der Universitätsmedizin Mannheim ist als zweite zentrale Zielgruppe für die Bibliothek zunächst weit schwieriger direkt erreichbar als die der Studierenden. Umso wichtiger ist es auch hier, durch Kommunikation und Vernetzung die Dienstleistungen der Bibliothek bekannt zu machen, Servicebedarf zu ermitteln und neue Angebote in enger Abstimmung mit der Zielgruppe entwickeln zu können. Unbedingt erforderlich hierzu ist ein entsprechend umfangreicher Personaleinsatz für die Öffentlichkeitsarbeit der Bibliothek, die wiederum in engem Kontakt steht mit der Wissenschaftskommunikation der Fakultät und der Öffentlichkeitsarbeit des Universitätsklinikums.

Ärzte und Wissenschaftler decken ihren primären Literatur- und Informationsbedarf in der Regel durch die Nutzung der elektronischen Bibliotheksangebote vom eigenen Arbeitsplatz aus. Im Klinik- bzw. Arbeitsalltag fehlt ihnen zumeist die Zeit, weiterführende Beratung in der Bibliothek zu suchen oder neue Informationen auf deren Webseiten zu verfolgen. Die Konsequenz ist, dass sie häufig nur ein sehr unvollständiges Bild davon haben, welche Ressourcen ihnen tatsächlich zur Verfügung stehen, wie diese optimal zu nutzen sind bzw. wie die Bibliothek sie in ihrer Arbeit unterstützen kann. Daher ist die Entwicklung mobiler, zeitlich flexibel gestalteter Angebote für diese Zielgruppe von besonderer Bedeutung.

Nach Durchführung gezielter Fokusgruppen-Interviews zur konkreten Ausgestaltung solcher Angebote, kommt die Bibliothek seit Ende 2010 nach dem Vorbild der Kollegen der ZB Medizin Münster mit ihren „Hausbesuchen“ in die Kliniken und Institute der UMM, um Ärzte und Wissenschaftler, aber auch Pflege- und Verwaltungspersonal vor Ort zu informieren (Webseite mit Servicebeschreibung und Kontaktformular: http://www.umm.uni-heidelberg.de/bibl/hausbesuche/). Je nach vorab ermitteltem Bedarf werden dabei neben allgemeinen Überblicksveranstaltungen auch maßgeschneiderte Termine zur Vertiefung spezieller Themen angeboten, die häufig auf Wunsch in Frühbesprechungen oder Fortbildungseinheiten am Nachmittag integriert werden und nicht selten Folgetermine nach sich ziehen. Allerdings zeigt die Erfahrung, dass ein solcher mobiler Dienst nicht zum Selbstläufer wird, auch wenn der ein oder andere Termin durch Mundpropaganda entsteht. Vielmehr ist regelmäßige akribische und „flächendeckende“ Öffentlichkeitsarbeit erforderlich, die sich gezielt an Multiplikatoren, wie in diesem Fall vor allem die Fortbildungsbeauftragten der Kliniken und Institute wendet.


Die Bibliothek als Partnerin der Wissenschaft

Sind die bisher genannten Dienstleistungen für die Zielgruppe der Ärzte und Wissenschaftler mittelbarer Natur, so sieht die Bibliothek aktuell und zukünftig ein zentrales Entwicklungsfeld auch in der Erarbeitung von Services, mit denen sie die Wissenschaft direkt unterstützt und sich als deren Partnerin etabliert.

Bereits seit 2007 führt die Bibliothek für das Dekanat bibliometrische Analysen zur quantitativen Bewerberevaluation im Rahmen laufender Berufungsverfahren der Fakultät durch. Als Reaktion auf vermehrte Anfragen aus den Kliniken und Instituten der UMM bietet die Bibliothek bibliometrische Analysen auf der Grundlage der Daten aus Web of Science und den Journal Citation Reports inzwischen auch für Angehörige bzw. wissenschaftliche Arbeitsgruppen der UMM an.

Daneben hat die Bibliothek in den letzten Jahren einen erhöhten Bedarf an umfassender Beratung zu komplexen Literaturrecherchen festgestellt. Hintergrund der Anfragen sind meist Förderanträge zu klinischen Studien sowie die Erstellung oder Aktualisierung von systematischen Übersichtsarbeiten und Leitlinien. Anfang 2012 wurde deshalb das Projekt „Systematische Literaturrecherche“ gestartet, um zu eruieren, ob diese Form der Forschungsunterstützung als neues Aufgabenfeld in Frage kommt. Hierfür wurden vor allem im Rahmen einer Kooperation mit der Chirurgischen Klinik an der UMM Pilotrecherchen durchgeführt, Kontakt mit verschiedenen Akteuren aufgenommen (darunter Statistiker der Fakultät, Studienzentrum der Deutschen Gesellschaft für Chirurgie, Deutsches Cochrane Zentrum und Cochrane Information Retrieval Methods Group) sowie ein Schwerpunkt auf der AGMB Jahrestagung 2012 initiiert, auf dem die Dienstleistung gemeinsam erörtert wurde.

Ziel des neuen Service ist es, wissenschaftliche Arbeitsgruppen bei der Entwicklung und Umsetzung optimaler Recherchestrategien sowie der effizienten Verwaltung der Rechercheergebnisse zu unterstützen. Der Aufwand für eine derartige Recherche, bei der ein Informationsspezialist in Abhängigkeit des Themas mehrere Literaturdatenbanken sowie die wichtigsten Register klinischer Studien durchsucht, umfasst ca. 30–60 Arbeitsstunden. Die Projektverantwortliche hat sich durch Besuche von Fortbildungen (Systematische Literaturrecherche am Deutschen Cochrane Zentrum und zwei Workshops für fortgeschrittene Recherchetechniken am York Health Economics Consortium), die Lektüre von internationalen Fachaufsätzen sowie den Austausch mit Suchexperten der Cochrane Collaboration in das Thema eingearbeitet. Ein weiterer Mitarbeiter wird derzeit in die Assistenz und Vertretung eingeführt.

Offizieller Startschuss für die neue Dienstleistung war im April 2013 die von der Bibliothek organisierte und gut besuchte wissenschaftliche Veranstaltung „Besser entscheiden durch gesichertes Wissen – Wissenstransfer von der Forschung in die Praxis“, die in Kooperation mit der Chirurgischen Klinik und dem Deutschen Cochrane Zentrum stattfand, um das neue Angebot innerhalb der UMM bekannt zu machen (Tabelle 1 [Tab. 1]).

Aufgrund der gesammelten Erfahrungen wird die Dienstleistung „Systematische Literaturrecherche“ je nach Bedürfnissen der Nutzer abgestuft angeboten werden. Die Kontakte zum Deutschen Cochrane Zentrum sollen weiter intensiviert werden.


Fazit und Ausblick

Durch intensive Kooperation und Vernetzung mit den zentralen Einrichtungen, Arbeitskreisen, Initiativen und Multiplikatoren der Universitätsmedizin Mannheim gewinnt die Bibliothek regelmäßig die Möglichkeit, sich zu positionieren, Entwicklungsimpulse aufzunehmen und selbst die Gestaltung neuer Services für ihre primären Zielgruppen zu initiieren. Über das unmittelbare Mannheimer Umfeld hinaus eröffnen die enge Kooperation mit der Universitätsbibliothek Heidelberg sowie der Blick auf andere Medizinbibliotheken im Hochschulbereich weitere Gestaltungsmöglichkeiten und Perspektiven.

Vor Ort fördert der „gute Draht“ zu den Entscheidungsträgern der Fakultät den Handlungsspielraum für innovative Projekte. Aufgrund der räumlichen Entfernung der Mannheimer Fakultät zu den zentralen Universitätseinrichtungen in Heidelberg ist außerdem eine eigene „Vollversorgung“ mit Bibliotheksdienstleistungen sowie den IT-Services einer eigenen EDV-Abteilung für den Mannheimer Campus erforderlich. Auch von dieser spezifischen Konstellation profitiert die Bibliothek, da sie so Eigenständigkeit bei der Entwicklung neuer Aufgabenfelder gewinnt und bei der technischen Konzeption und Umsetzung neuer Projekte auf kurzen Wegen die Unterstützung der fakultätseigenen IT-Abteilung erfährt, mit der sie in engem Austausch steht. Dass Handlungsspielräume und Flexibilität wiederum in der Praxis genutzt werden, ist nur möglich mit einem fachlich und personell gut aufgestellten, sich regelmäßig fortbildenden, engagierten und innovationsbereiten Bibliotheksteam.

Neben den seit Jahren im Dauerfokus stehenden Dienstleistungen für die Zielgruppe der Studierenden gewinnt die Herausforderung, auch für die Gruppe der Ärzte und Wissenschaftler ein über die „Kernversorgung“ mit Literatur und Information hinausgehendes, adäquates Serviceangebot zu schaffen, zunehmend an Bedeutung. Zusätzlich zu den bereits genannten Aufgabenfeldern stellt die Unterstützung und Beratung der Wissenschaftler beim Open-Access-Publizieren einen weiteren zentralen Dienst dar, der an der Universität Heidelberg allerdings fächerübergreifend von der Universitätsbibliothek angeboten wird, die mit der Koordinierung der Open-Access-Aktivitäten der Universität beauftragt ist (Webseite Open Access Policy: http://www.uni-heidelberg.de/universitaet/profil/openaccess/). Die Bibliothek der Medizinischen Fakultät Mannheim nimmt an der unter der Federführung der UB im Frühjahr 2013 neu gegründeten Open Access Arbeitsgruppe teil, die dem Informationsaustausch innerhalb des Bibliothekssystems der Universität Heidelberg sowie der Diskussion von geplanten Projekten dient.

Einen ganz neuen Weg schließlich beschreitet die Bibliothek mit kostenpflichtigen Dienstleistungen für externe Nutzer. Aufmerksam geworden durch die Öffentlichkeitsarbeit im Rahmen der Hausbesuche und systematischen Literaturrecherchen, richten auch niedergelassene Ärzte und externe Einrichtungen Anfragen an die Bibliothek, die sich nicht im Rahmen der regulären Auskunftsdienste bearbeiten lassen. So bietet die Bibliothek nun bei Bedarf auch kostenpflichtige maßgeschneiderte und mobile Kurse (wie z.B. umfassende Literaturrecherchetrainings) sowie systematische Literaturrecherchen für Externe an. Inwieweit diese Öffnung der Services für Ärzte, Wissenschaftler und Angehörige von Gesundheitsberufen in der Region sich bewährt bzw. als neues Aufgabenfeld nachhaltig realisierbar ist, werden die kommenden Erfahrungen zeigen.


Anmerkung

Interessenkonflikte

Die Autorinnen erklären, dass sie keine Interessenkonflikte in Zusammenhang mit diesem Artikel haben.


Literatur

1.
Arbeitsgemeinschaft für Medizinisches Bibliothekswesen (AGMB) e.V. Archivierungsregelung für gedruckte Zeitschriften und zeitschriftenartige Reihen des Fachgebiets Medizin in der Bundesrepublik Deutschland. Januar 2013. Verfügbar unter: http://www.agmb.de/papoopro/index.php?menuid=107&reporeid=164 Externer Link
2.
Tannhof W. Das deutsche wissenschaftliche Bibliothekswesen jenseits der Bibliothek 2.0 – Zukunft jetzt gestalten. Zeitschrift für Bibliothekskultur. 2013;1(1):5-13. Verfügbar unter: http://www.0277.ch/ojs/index.php/cdrs_0277/article/view/10 Externer Link