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Einer Empfehlung des Forschungsausschusses zu Fragen der Forschungsdokumentation und –bewertung der Österreichischen Rektorenkonferenz folgend erstellte die Universitätsbibliothek der VUW (UBVUW) erstmals 1983 ein Verzeichnis, das die im Jahre 1982 erschienenen wissenschaftlichen Publikationen der VUW enthielt. Diese Broschüre erschien unter dem Titel „Liste der wissenschaftlichen Publikationen der Veterinärmedizinischen Universität Wien 1982“ [1].
Dabei wurden sämtliche im Vorjahr veröffentlichten wissenschaftlichen Arbeiten der Institute und Kliniken der VUW erfasst. Vorträge und Referate sowie Posterpräsentationen, die an Symposien, Kongressen oder Sitzungen wissenschaftlicher Gesellschaften gehalten oder vorgestellt wurden, konnten nur dann berücksichtigt werden, wenn zumindest ein Kurzreferat publiziert worden war.

Die in Frage kommenden Veröffentlichungen wurden in Form der bibliographischen Zitate von den jeweiligen Instituten und Klinken an die Universitätsbibliothek vorerst formlos, in späteren Jahren als „Word-Datei“ gemeldet. An der Bibliothek erfolgte die kategorisierte Eingabe in eine von Mitarbeitern des damaligen EDV-Zentrums (Ing. Wolfgang Cernohorsky und Karl Reisenbauer) in FORTRAN unter MS-DOS programmierte Datenbank. Folgende Datenfelder wurden damals verwendet: Zitatnummer, Artikelcode, Institutscode, Autoren, Sachtitel, Erscheinungsvermerk, Gesamttitelangabe, Fußnoten, Schlagwort. Um Auswertungen nach verschiedenen Publikationsarten generieren zu können, wurden sechs verschiedenen Artikelcodes eingesetzt: 1 = Zeitschriftenaufsatz, 2 = Buch, Buchkapitel, 3 = Dissertation der VUW, 4 = Habilitationsschrift der VUW, 5 = Kongresse, 6 = Dissertation anderer Universitäten.

Die Broschüre selbst bestand aus einem Hauptteil, der die Publikationen eines/r Instituts/Klinik alphabetisch nach dem Erstautor geordnet enthielt und wurde mittels eines Autoren- und eines Sachregisters erschlossen. Beim Autorenregister wurden nach angelsächsischem Muster die Vornamen nur der weiblichen Autoren ausgeschrieben. Die im Sachregister verwendeten Schlag- und Stichwörter wurden von den Autoren frei vergeben. Bei der Bearbeitung wurden diese Begriffe auf die Einzahlform standardisiert und formale Schlagwörter wie etwa „Diagnostik“, „Methode“, „Untersuchung“ u.ä. nicht übernommen. Die im Sachregister enthaltenen Schlag- und Stichwörter wurden ab der Ausgabe 1985 durch einen von Prof. Dr. Gerhard Windischbauer (Institut für Medizinische Physik) zur Verfügung gestellten Programmteil permutiert, sodass ein leichteres Auffinden der gesuchten Arbeiten gegeben war.

Ab der Ausgabe 1990 wurde, einer Anregung der Bibliothekskommission VUW folgend, eine Evaluierung dieser veröffentlichten wissenschaftlichen Beiträge der VUW versucht. Mit dem „Science Citation Index“, 1963 erstmals erschienen [2], eröffnete Eugene Garfield als Herausgeber neue Möglichkeiten der Bewertung von Wissenschaftern. „Je öfter Arbeiten von anderen Autoren zitiert werden“, umso bedeutender muss der publizierende Wissenschafter sein! Wenn man nun gleichzeitig untersucht, wie oft Arbeiten einer bestimmten Zeitschrift in einem bestimmten Zeitraum zitiert wurden und dies in Relation zu allen erschienenen Artikeln des gleichen Zeitraumes derselben Zeitschrift setzt, erhält man den weltweit bekannten „Impact-Factor“. Dabei darf aber nicht übersehen werden, dass in diesem Fall nicht mehr der einzelne Artikel bewertet, sondern die Gesamtheit der in einer Zeitschrift erschienenen Aufsätze beurteilt wird. Es kann also durchaus sein, dass individuelle Arbeiten in einer Zeitschrift mit hohem Impact-Factor weniger oft zitiert wurden, als einzelne Artikel in einer Zeitschrift mit niedrigerem Impact-Factor. Disziplinen mit weitgehend abgeschlossener Grundlagenforschung haben in der Regel geringere Zitierhäufigkeiten als jene Wissensgebiete, in denen täglich neue Erfahrungen gemacht und diese auch veröffentlicht werden. Diese Möglichkeit der Bewertung wird vom Institute for Scientific Information (=ISI), Philadelphia, im jährlich erscheinenden „Journal Citation Reports^®“ wahrgenommen, in dem die einzelnen „Impact-Faktoren“, der vom ISI indexierten Zeitschriften enthalten sind [3].

In jeder Ausgabe der „Liste der wissenschaftlichen Publikationen“ der VUW wurde am Ende des Vorwortes eine Liste jener Zeitschriften angeführt, in denen Arbeiten der VUW erschienen sind. Außerdem wurden diese Zeitschriften nach der Höhe des IMPACT-FACTOR'S geordnet.

Die letzte Ausgabe dieses Publikationsverzeichnisses in gedruckter Form umfasste die Arbeiten des Jahres 1998. Danach wurde dieses Verzeichnis nur mehr „online“ angeboten. Die Listen der wissenschaftlichen Veröffentlichungen der Jahre 1999 und 2000 wurden mit Hilfe des Literaturverwaltungsprogrammes „EndNote“ erstellt und sind weiterhin über die Website der Bibliothek [4] einsehbar. Die neuere Dokumentation erfolgt mittels Datenbank- und Internet-Technologie.

Die Kernkomponenten des Forschungsinformationssystems (das sind die Oracle-Datenbank und die WWW-basierten Such- und Eingabe-Applikationen) wurden in den Jahren 1996 bis 1998 an der Universität für Bodenkultur Wien im Rahmen des Projekts "Forschungsdokumentation österreichischer Universitäten für internationale Kooperation" des (damaligen) Bundesministeriums für Wissenschaft und Verkehr entwickelt. Somit bestand von Anfang an eine enge inhaltliche und strukturelle Beziehung zu AURIS, dem aus dem Projekt resultierenden "Austrian Research Information System". AURIS - als zentraler Datenpool konzipiert - hat die Einführung der Autonomie an Österreichs Universitäten nicht überdauert. Vielmehr hat sich eine Zusammenarbeit auf administrativer Ebene mit eigenständigen Systemen etabliert.

Die im folgenden vorgestellte Forschungsdatenbank „vetdoc“ [5] stellt einen integralen Bestandteil der Informationsinfrastruktur der VUW dar. „vetdoc“ ist ein www-basiertes Informationssystem ÜBER und FÜR die Forschung an der Veterinärmedizinischen Universität Wien. Das System wurde 2001 von der Universität für Bodenkultur Wien übernommen und ist mittlerweile an mehreren Universitäten in jeweils adaptierten Versionen im Einsatz. Wie der Begriff "System" impliziert, enthält die Datenbank verschiedene mit einander in Beziehung stehende Objekte. Diese umfassen alle forschungsrelevanten Daten über

• Departments und Arbeitsgruppen
• wissenschaftliche Bedienstete
• Forschungsprojekte (Erfassung ab Jänner 2001)
• Projektpartner und Geldgeber
• wissenschaftliche Ergebnisse wie Publikationen, Patente und Vorträge.

Das Entity/Relationship-Modell stellt die Tabellen für Forschungseinheiten, Wissenschaftler, Projekte und Publikationen in einen hierarchischen, relationalen Zusammenhang. Um diese Grundstruktur gruppieren sich rund 50 weitere Tabellen, die neben den eigentlichen Forschungsdaten unter anderem die Wissenschaftsklassifikation der Statistik Austria, das Journal-Rating der VUW und den Personal-Aufwand in Vollzeitäquivalenten enthalten.

In neuesten Entwicklungen wird versucht, Elemente des Projektmanagements zu integrieren und die Anbindung an das in der universitären Verwaltung gebräuchliche SAP-System zu realisieren. Dadurch wird zum einen der Erfassungsaufwand durch Einmal-Erfassung reduziert. Zum anderen wird die Datenqualität durch Vermeidung von Inkonsistenzen erhöht. Beides steigert gleichzeitig die Akzeptanz der Benutzer.

Die Entwicklung von der Projektdokumentation hin zu einem Management-Informationssystem macht die zunehmende Bedeutung von Forschungsinformation für das interne Berichtswesen, für Evaluationszwecke und das Controlling deutlich. Dementsprechend bietet „vetdoc“ aus der Sicht der Benutzer drei unterschiedliche Perspektiven. Diese sind eine dezentrale online-Datenerfassung für authentifizierte User (in der Regel Daten-Provider an den Departments und Kliniken, sowie Datenbank-Administratoren), die Darstellung von Forschungsprofilen der Departments, Wissenschaftler und Projekte im WWW (in der Regel mittels online-Suche in der Datenbank, aber auch durch Einbindung in statische Homepages), und drittens statistische Auswertungen der Datenbestände, die je nach Informationspolitik öffentlich zugänglich (bei aggregierten Daten) oder den authentifizierten Benutzern (im Falle von Zeitreihen oder Drittmittelkennzahlen) vorbehalten sind.

In „vetdoc“ werden laufend die Projekte und die bereits erschienenen Publikationen der VUW eingegeben. In der Datenbank erfolgen sowohl bei den Projekten als auch bei den Veröffentlichungen Verknüpfungen zu den einzelnen Wissenschaftern. Damit können Projekte und Publikationen sowohl zu bestimmten Wissenschaftern, als auch zu den Fachbereichen, denen die Wissenschafter zugeordnet sind, aufgelistet werden.

Die Eingabe in die Datenbank wird dezentral von den Wissenschaftern an den Instituten und Kliniken durchgeführt und erfolgt über dafür entwickelte „Web-Formulare“. Zur Erfassung der wissenschaftlichen Ergebnisse wird für jede Publikationsart ein spezifisches Formular zur Verfügung gestellt. Folgende Varianten werden angeboten – in Klammer steht der dafür verwendete „Code“:

Artikel-Zeitschrift: Zeitschriftenaufsatz, Zeitungsartikel (Z1-Z5)
Abstract-Zeitschrift: Kongressbeitrag in Abstractform in einer Zeitschrift (A1)
Abstract-Proceedings, Poster, Kongressbeitrag: in Abstractform in einem Proceedings-Band (A2)
Vortrag: unveröffentlichter Vortrag (in keinem Proceedings-Band) (A3)
Dissertation: Diplomarbeit, Dissertation oder Habilitation (DA, D, H)
Buch: Buch, Buchbeitrag, Projekt-Endbericht (B)
Patent: Patent (P)

Die Code-Bezeichnungen werden bei der Evaluierung verwendet. Da jeder Code mit einer vordefinierten Punktezahl verknüpft ist, ermöglicht das Programm eine automatische Addition der so vergebenen Punkte. Am Ende der jeweiligen Beobachtungsperiode ist somit „auf Knopfdruck“ der entsprechende Publikationsbonus erhältlich.

Für die einzelnen Publikationsarten werden, gemäß dem Beschluss des Senates der VUW, folgende Punktezahlen vergeben: Tabelle 1 [Tab. 1].

Die Grafik in Abbildung 1 [Abb. 1] stellt eine Übersicht über die Anzahl aller Publikationen in Relation zu der Anzahl der Zeitschriftenaufsätze, die an der VUW produziert wurden, dar. Der immer größer werdende Abstand zwischen den beiden Kurven ist nur teilweise mit der ab 2001 zusätzlichen Erfassung der nichtpublizierten Vorträge (2004: 230 nichtpublizierte Vorträge) in „vetdoc“ zu erklären.

Dass die Zahl der Zeitschriftenaufsätze in den letzten fünf Jahren nicht mehr im Steigen begriffen ist, mag auch daran liegen, dass alle Wissenschafter versuchen, in „high-impact-factor–journals“ zu publizieren und Quantität vor Qualität stellen.

Bemerkenswert ist noch, dass in den 1980er Jahren die Zeitschriftenaufsätze zumeist nur von einem Autor allein, oder wenn die Arbeit von einem Autorenteam verfasst wurde, alle aus dem gleichen Institut bzw. der gleichen Klinik stammten. Heute ist das vernetzte Publizieren zwischen den einzelnen Instituten und Kliniken zur Regel geworden, und auch die internationale Zusammenarbeit bei der Herausgabe der Zeitschriftenartikel wurde intensiviert.

Sobald die Forschungsergebnisse in "vetdoc" erfasst sind, werden in der Bibliothek (UBVUW) folgende Bearbeitungsschritte bis hin zur endgültigen Evaluierung durchgeführt:

• Redaktionelle Bearbeitung aller Neueinträge in „vetdoc“ (vom Ausbessern einzelner Tippfehler bis hin zum Ergänzen von wichtigen bibliographischen Angaben)
• Nach Erscheinen des aktuellen JCR (meist Mitte bis Ende Juni) Erhebung, in welchem Drittel der jeweiligen Kategorie des JCR die Zeitschrift aufscheint – „Bestimmen von Z1 bis Z5“
• Bewertung aller in „vetdoc“ eingetragenen Veröffentlichungen – diese erfolgt nach Studienjahren, um den einzelnen Einrichtungen schon mit Beginn des Folgejahres den entsprechenden Anteil des Publikationsbonus zum „normalen Budget“ dazubuchen zu können.

Da die Ergebnisse besonders kritisch für Evaluationen sind, werden sie den Wissenschaftern, den entsprechenden Departments und gegebenenfalls auch Projekten zugeordnet. Sobald diese Daten kontrolliert und validiert sind, können sie institutsseitig nicht mehr verändert werden.

Wenn man auch alle zusätzlichen Agenden „rund um vetdoc“ – wie etwa Beantwortung von Anfragen, Hilfestellung bei der Eingabe etc. –mitrechnet, beläuft sich der Zeitaufwand für diese oben beschriebenen Tätigkeiten auf etwa 600 Arbeitsstunden eines Mitarbeiters des höheren Bibliotheksdienstes pro Jahr; ein beträchtlicher Zeitaufwand, der aber – wenn man berücksichtigt, dass die dafür notwendige Kompetenz eben nur an der Bibliothek vorhanden ist – notwendig erscheint.

An der VUW liegt die Verantwortung für die Leistungsdaten aus der Forschung seit je bei der Bibliothek. Diese führt neben der Benutzerberatung und und dem Qualitätsmanagement der Daten die Validierung und Auswertung nach dem internen Bonifikationssystem durch.

Die erfassten Forschungsleistungen bilden die Grundlage für die Evaluierung von Forschung sowie für Controllingaufgaben. Das entwickelte Evaluierungstool kann für gesamtuniversitäre, instituts-, aber auch personen- und arbeitsgruppenbezogene Evaluierungen eingesetzt werden.

Die Abfrage der Forschungsleistungen erfolgt über den Zeitraum der letzten drei Jahre. Die Daten werden sowohl pro Jahr als auch über den Evaluierungszeitraum kumuliert dargestellt, sodass sich Evaluatoren, wie auch das Universitätsmanagement rasch einen Überblick über den Stand der Forschung machen und entsprechend vergleichen können.

Die Forschungskennzahlen werden verstärkt auch im Controlling verwendet. Beispielsweise werden die Daten in der Schwerpunktbildung und für Strategieentscheidungen (z.B. Analyse der Kompetenz-Schwerpunkte an der VUW) eingesetzt. Darüber hinaus werden Mittelzuteilungen in Zukunft verstärkt auch vom "leistungsvereinbarten" Output in der Forschung abhängig gemacht werden. Für einen regelmäßigen Soll-Ist-Vergleich sind daher ein kontinuierliches Monitoring und Qualitätssicherung unerlässlich.