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In der Universitätsklinik für Hals-, Nasen- und Ohrenheilkunde Freiburg, mit der Sektion des Implant Centrums Freiburg (ICF) werden ca. 1500 Cochlear Implantierte (CI) Patienten betreut. In dieser Patientengruppe werden Patienten ab Beginn der Voruntersuchung und implantierte Patienten erfasst. Die Dokumentation dieser CI – Patienten zeichnet sich durch eine Fülle von Daten aus, die in einer Datenbank verwaltet und gespeichert werden sollten. Diese wurden vorher separat von den verschiedenen Berufsgruppen, in unterschiedlichen Datenbanken oder Tabellenkalkulationen dokumentiert.

Ziel dieses Projektes ist es, eine Datenbank zu implementieren, die diese sehr spezielle und umfangreiche Dokumentation für den klinischen Nutzen verwalten kann. Das Datenbanksystem sollte einen einfachen Datenaustausch mit anderen MS – Office Anwendungen bieten, mehrplatzfähig und eine standardmäßige Datenbank sein, die auf jedem Rechner installiert ist. Die zu erstellende Datenbank sollte für die verschieden Berufsgruppen (Ärzte, Pädagogen, Techniker, Logopäden, u.a.) benutzerfreundlich und damit Grundlage für einen effizienten Klinikbetrieb sein, des Weiteren einen schnellen Zugang zu spezifischen Patientendaten für klinische und wissenschaftliche Zwecke bieten. Die angestrebte komfortable Interaktion zwischen den Benutzern und der Datenbank setzte eine Netzwerklösung voraus. Zudem stellte während des gesamten Projekts die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen und die Maßnahmen zur Qualitätssicherung, z. B. Plausibilitätsprüfungen und die Sicherung einer einheitlichen Nomenklatur eine wichtige Anforderung dar.

Die verwendeten Programme sind ohne Ausnahme MS Office Programme, explizit MS Access, MS Excel, MS Word. Die Programmierung wurde mit Visual Basic for Application (VBA) erstellt.

Für die Planung und Konzeption der Datenbank und des Dokumentationskonzeptes wurden alle zukünftigen Datenbankbenutzer mit einbezogen. So wurde allen Beteiligten die Möglichkeit gegeben, auf Entscheidungen Einfluß zu nehmen.

Ein weiterer Grundstein des Konzepts bildete die Authentisierung des Benutzers gegenüber dem System. Nach erfolgter Authentisierung durch eine Benutzerkennung und ein Kennwort muß dem Benutzer Zugriff auf alle Informationen gewährt werden, für deren Zugriff er autorisiert ist. Alle Programme befinden sich auf dem Server der HNO – Klinik und können von den berechtigten Anwendern geöffnet werden.

CID (Abbildung 1 [Abb. 1]), die erstellte Datenbank für die Cochlear Patienten des Universitätsklinikums Freiburg hat sich in der klinischen Routine bewährt. Es hat sich gezeigt, dass es eine sinnvolle Entscheidung ist, in die Entwicklung der Datenbank Zeit zu investieren. Unter anderem waren eine positive Kommunikationsbeziehnung und eine hohe Kompromissbereitschaft im gesamten Team unerläßlich. Diese bestätigte sich in positiven Feedbackprozessen.

Jeder Mitarbeitergruppe steht eine individuelle Eingabemaske zur Verfügung. Durch eine leichte benutzerfreundliche Dateneingabe ist der Erfassungsaufwand auf ein Minimum reduziert und hat unter anderem zur relativ schnellen Implementierung der Datenbank beigetragen. Eine weitere Arbeitserleichterung stellte die Eingabe in Kombinationsfeldern (“Pull-Down-Menüs”) dar. Die Dateneingabe ist signifikant schneller und Rechtschreibfehler werden vermieden. Die zusätzliche Festlegung eines Standardwertes und einer Eingabepflicht haben den Vorteil, dass die relevanten Daten nicht nur vollständig, sondern auch durch die einheitliche Nomenklatur auswertbar sind. Diese Vorteile überwiegen gegenüber einer eventuell verlangsamten Performance. Durch die individuelle Struktur kann nach eingehender Schulung und kurzer Einarbeitungszeit mit der Datenbank effektiv gearbeitet werden

Eine weitere Qualitätssicherungsmaßnahme ist die automatische Zugriffs - Dokumentation der Datenbank. Hier wird der Zugriff auf alle Formulare extra in einer Tabelle dokumentiert, damit später herausgefunden werden kann, wer was und wann geändert hat. Es reicht aus, pro Datensatz die letzte Änderung zu dokumentieren und diese im Formular anzuzeigen, ohne eine selbständige Änderung oder Eingabe zu ermöglichen. Diese bleibt den Administratoren der Datenbank vorbehalten.

Medizinische Berichte und Dokumente werden direkt über “Klick” auf den jeweilig benötigten Button in Word oder Excel zu Diagrammen oder aber zu Anschreiben und Serienbriefen verarbeitet, die dann nur noch ausgedruckt werden. Mittlerweile stehen 35 unterschiedliche Word-Dokumente zur Verfügung. Weitere Dokumente die ausgedruckt werden müssen, werden direkt in einer Auswahl von über 80 unterschiedlichen Berichten in Access verarbeitet und als Seitenansicht freigegeben.

CID ist ein effizientes Werkzeug für die Datenerhebung, die Verarbeitung und die Auswertung. Sie koordiniert die betroffenen Berufsgruppen und ermöglicht einen schnellen Zugang zu spezifischen Patientendaten für klinische und wissenschaftliche Zwecke. CID ist genau auf unsere User-Requirements zugeschnitten und optimiert dadurch den Workflow erheblich. Diese Prozessoptimierung trägt im wesentlichen zur Qualitätssicherung bei.