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Hintergrund/Fragestellung: In der Cluster-randomisierten kontrollierten Studie MundZaRR sollte die Mundgesundheit von Pflegeheimbewohner:innen durch zahnärztlich delegierte Remotivation und Reinstruktion der Pflegekräfte verbessert werden [1]. In dem Setting ist die Gewinnung von Studienteilnehmer:innen oft schwierig [2]. Die strukturierte Erfassung und Analyse der Herausforderungen und Barrieren des MundZaRR-Rekrutierungsprozesses vermag Hinweise für künftige Rekrutierungen zu geben.

Methoden: Zunächst wurden Pflegeheime durch das Studienteam rekrutiert. Die Rekrutierung der Bewohner:innen erfolgte über Ansprechpartner:innen der Einrichtungen. Ziel war es, 618 Bewohner:innen aus 18 Einrichtungen einzuschließen. Die angewendeten Strategien mussten im Verlauf pandemiebedingt adaptiert werden (z.B. von persönlichem zu E-Mail/Telefonkontakt). Der Rekrutierungsverlauf wurde kontinuierlich dokumentiert und deskriptiv analysiert.

Ergebnisse: Die Rekrutierung fand mit pandemiebedingten Unterbrechungen in drei Phasen zwischen September 2019 und Juni 2022 statt. Von 240 auf Eignung geprüften Einrichtungen wurden 129 ausgeschlossen, überwiegend aufgrund bestehender zahnärztlicher Kooperationsverträge nach §119b SGB V. Final nahmen 18 an der Studie teil (Teilnahmequote: 16%). Insgesamt wurden 358 individuelle Einwilligungen eingeholt, 89 (25%) von Bewohner:innen selbst und 269 (75%) von rechtlichen Betreuer:innen. Entsprechend der Gesamtbettenzahl der Einrichtungen lag die Teilnahmequote im Mittel bei 27% (Min=10%, Max=85%). Zwei wesentliche Herausforderungen bei der Rekrutierung stellten die Widerrufe von acht Clustern (n=87 Bewohner:innen) aus Phase 1 zu Beginn von Phase 3 sowie die hohe Anzahl von Todesfällen (n=75) dar. Als weitere erhebliche Barriere erwies sich die SARS-CoV-2-Pandemie, verbunden mit mangelnden zeitlichen und personellen Kapazitäten der Einrichtungen. Auf der Individualebene war besonders der aufwendige Prozess des Einholens von Einwilligungen der Betreuer:innen eine Hürde.

Schlussfolgerung: Trotz unterschiedlicher Strategien und intensiver Bemühungen konnte zwar die geplante Cluster-, nicht aber die angestrebte Fallzahl erreicht werden. Die SARS-CoV-2-Pandemie und die häufig erforderliche Rekrutierung über die Betreuer:innen waren wesentliche Barrieren. Möglicherweise hätte ein persönlicherer Kontakt in der dritten Phase zu einer höheren Fallzahl führen können. Künftige Untersuchungen mit einer ähnlich vulnerablen Studienpopulation sollten daher eine höhere Clusterzahl bei der Studienplanung berücksichtigen.

Interessenkonflikte: Bei den Autor:innen bestehen keine Interessenkonflikte.