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Hintergrund und Stand (inter)nationaler Forschung: Trotz der Verkürzung der stationären Verweildauer besteht der Anspruch die Patienten in der gleichen Qualität zu entlassen. Eine Möglichkeit den Entlassungsprozess zu optimieren, bietet die Prozessoptimierungsmethode Value Stream Mapping (VSM). Diese ist Teil des in der Automobilindustrie entwickeltem Lean Management und identifiziert über eine Visualisierung bestehende Schwachstellen im Prozess. Durch die Reduzierung der Schwachstellen soll die Prozessdauer verkürzt werden, ohne dabei die Behandlungs- und Entlassungsqualität zu beeinträchtigen.

Fragestellung und Zielsetzung: Inwieweit kann mit Hilfe der VSM-Methode der Entlassungsprozess in vier Brustzentren (BZ) optimiert werden?

Methode oder Hypothese: Die Fragestellung wurde anhand von drei gleichwertigen Hypothesen geprüft:

H1: Die Intervention VSM verringert die nichtwertschöpfende Zeit des Entlassungsprozesses im BZ.

H2: Die Bewertungen der Patientinnen der BZ bzgl. des Entlassungsprozesses verbessern sich.

H3: Die Bewertungen der prozessbeteiligten Mitarbeiter bzgl. des Entlassungsprozesses verbessern sich.

Es handelt sich um eine explorative, multizentrische Studie mit einem Prä-Post-Follow-up-Design. Im Rahmen der Methode VSM wurden zuerst gemeinsam mit den Prozessbeteiligten die einzelnen Schritte des Entlassungsprozesses je BZ erarbeitet. In der Prä-Messung (vor der Intervention) wurde die erste Zeitmessung mit parallellaufender Befragung durchgeführt. Es erfolgte die Intervention – eine Veränderung des Entlassungsprozesses je BZ – und sechs Wochen sowie sechs Monate später folgte die Post- bzw. Follow-up-Erhebung. Die Interviews zur Erhebung der Mitarbeiter*innenperspektive wurden im Anschluss an die Intervention geführt.

Vorliegende Ergebnisse: Zur Testung der H1 konnten Prozesszeiten von 266 Patientinnen gemessen werden. 203 Patientinnen füllten einen Fragebogen aus (H2). 8 Mitarbeiter*inneninterviews wurden geführt (H3).

Vorläufige Ergebnisse: Nachdem der Entlassungsprozess von den Prozessbeteiligten im Team visualisiert worden war, wurden Wissenslücken über den Prozess und die Schwachstellen aufgedeckt. Durchschnittlich wurden 10 Schwachstellen identifiziert. Innerhalb jedes Teams wurden durchschnittlich 7 Maßnahmen zur Optimierung des Entlassungsprozesses entwickelt. Bei der Umsetzung dieser Maßnahmen wurden Hindernisse sichtbar. Der Mangel an Personal, gefolgt von komplexen Strukturen, wurde als Hauptfaktor identifiziert. Trotz dieser Schwierigkeiten konnten an einigen Stellen Verbesserungen, wie verringerte Wartezeit, gemessen werden.

Diskussion: VSM ist eine einfach anzuwendende Methode, die auch trotz anfänglicher Skepsis der Teilnehmenden Veränderungen herbeiführte. Aufgrund der Komplexität der Krankenhausprozesse muss, um signifikante und langfristige Veränderungen zu erreichen, die Führungsebene einbezogen werden.

Praktische Implikationen: VSM bringt alle Prozessbeteiligten zusammen und führt sie strukturiert durch den Prozess, sodass Probleme offenbar werden und gemeinsam Lösungen erarbeitet werden können. Diese Methode kann ohne großen Aufwand auch in Kliniken angewendet werden.