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Hintergrund/Fragestellung/Problem: Der Rekrutierungs- und finale Einschlussprozess von Teilnehmer*innen ist ein wichtiger Bestandteil in wissenschaftlichen Forschungsprojekten, da er den Zeitablauf und den Erfolg einer Studie wesentlich beeinflussen kann. Aufgrund unterschiedlicher Rahmenbedingungen, wie beispielsweise finanziellen, zeitlichen oder auch ethischen Voraussetzungen, kommt der Gewinnung von Teilnehmer*innen häufig ein zu kurzes Zeitfenster zu. Insbesondere bei der Gewinnung von Menschen, die zu einer vulnerablen Gruppe gehören, besteht für die Forschenden eine besondere Herausforderung. Dazu gehören auch Menschen mit Migrationshintergrund (MMH) und einer Krebserkrankung, die im Versorgungsforschungsprojekt „Psychoonkologische Versorgung von Krebspatienten mit Migrationshintergrund – eine Mixed-Methods-Studie“ (POM) befragt wurden. Ziel dieses Beitrags ist es, die erfahrenen Herausforderungen im Rekrutierungsprozess speziell für die Teilnahme an qualitativen Einzelinterviews zu beschreiben und im Hinblick darauf mögliche Lösungen zu diskutieren.

Wir entschieden uns dazu, Teilnehmer*innen in erster Linie über hämatologisch-onkologische Praxen einzuschließen, da hier bereits gute Kontakte bestehen. Folgenden Wege zur Gewinnung von Teilnehmer*innen kamen zum Einsatz: persönliche Ansprache durch Ärzt*innen oder durch Mitarbeiter*innen der Praxen und angegliederte Studienbüros; Informationen zum Projekt und zur Teilnahme auf Flyern (in zwei Sprachen) und Informationsmaterialien (in vier Sprachen). Probleme, die sich bei der Gewinnung ergaben, konnten (neben der SARS-CoV-2-Pandemie) auf unterschiedliche Gründe zurückgeführt werden: fehlendes Interesse, nicht unterzeichnete Einwilligung zur Datenweitergabe, Änderung der Teilnahmebereitschaft trotz vorheriger Zusage gegenüber dem ärztlichen Personal sowie ein Verbot zur Teilnahme durch Angehörige.

Lösungen und Lösungsvorschläge: Es erwies sich als sehr hilfreich, eine feste Ansprechperson innerhalb der Praxis zu haben. Durch regelmäßige Absprachen konnten Herausforderungen ermittelt und Strategien zur Gewinnung von Teilnehmer*innen angepasst werden. Nach Rücksprache mit den Mitarbeiter*innen zeigte sich zum Beispiel, dass der Einsatz von Begrifflichkeiten wie „Psychoonkologie“ und „Menschen mit Migrationshintergrund“ die Patient*innen und Angehörigen nicht ansprach. Ebenso wurde deutlich, dass eine Vielzahl der Patient*innen zwar Interesse an der Studie äußerten, sie die unterschriebenen Einwilligungen jedoch nie an die Mitarbeiter*innen zurückgaben. Eine Mitgabe der Materialen erscheint demnach als eine wenig erfolgreiche Methode, besser wäre die persönliche Aufklärung im Gespräch mit der Möglichkeit einer direkten Unterzeichnung der Einwilligung.

Schlussfolgerung/Diskussion/Lessons Learned: Es zeigte sich, dass durch regelmäßige Rücksprachen mit den Praxismitarbeiter*innen mögliche Barrieren diskutiert und Informationsmaterialen angepasst werden konnten. Der Rekrutierungserfolg und die Teilnahmebereitschaft hängen stark mit den zur Verfügung stehenden personellen und zeitlichen Ressourcen innerhalb der Praxis zusammen.