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Im Vorfeld der Tagung wurden umfassende Vorbereitungen getroffen, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Die Organisation begann bereits 2022 mit der Erkundung und Reservierung der Tagungsräume und setzte sich 2023 mit wichtigen organisatorischen Aufgaben fort. Dazu zählten die Reservierung der Hotelkontingente, die Besprechung mit dem Ortskomitee und die Festlegung der lokalen Ansprechpartner. Im Jahr 2024 folgte die Finalisierung der Tagungsmaterialien und Koordination des Rahmenprogramms, einschließlich der Buchungen für Stadtführungen, Konferenzdinner und Pausenverpflegung. Zudem wurden die Einladungen an Firmen versendet, ein Ticketingsystem eingerichtet und eine Tagungstelefonnummer bereitgestellt. Einen Schwerpunkt nahm die Kommunikation mit den Ausstellern sowie die Organisation der erforderlichen Möbel und technischen Ausstattung ein. Das Personalmanagement umfasste die frühzeitige Ankündigung der Tagung innerhalb der Universitätsbibliothek, interne Mitteilungen und die Organisation der Einsatzschichten für das Event. Das Poster zeigt, welche detaillierten Vorbereitungen zu welchem Zeitpunkt getroffen wurden. Werfen Sie einen Blick hinter die Kulissen unserer Tagungsorganisation.