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Planung, Aufbau und Etablierung sowie Weiterentwicklung eines Qualitätsmanagements erfordern Zeit und Ressourcen. Diesem Aufwand stehen allerdings positive Effekte auf die erstellten Produkte gegenüber, was durch eine bessere Erfüllung von Kundenwünschen, eine höhere Transparenz bei Arbeitsabläufen und Prozessen sowie eine effizientere Ermittlung und Beseitigung von Fehlerquellen erreicht werden kann.

Mit der Zielsetzung, eine ständige Verbesserung anzustreben, unterzieht sich die Universitätsbibliothek der Medizinischen Universität Wien seit 2012 einem kontinuierlichen Zertifizierungsverfahren gemäß DIN EN ISO 9001. Um die angestrebte systematische und gezielte Verbesserung und Sicherung der Qualität der angebotenen Dienstleistungen zu gewährleisten, werden die in der Norm DIN EN ISO 9001:2008 vorgegebenen Instrumente des Qualitätsmanagements genutzt (seit 2016: DIN EN ISO 9001:2015). Eine zentrale Rolle kommt in diesem Zusammenhang dem Qualitätsmanagement-Handbuch sowie dem Management Review mit der Obersten Leitung des Unternehmens, den Mitgliedern des Rektorates der Medizinischen Universität Wien, zu. Mit der 2015 erfolgten Aktualisierung der Norm wurden auch risikobasiertes Denken, Wissensmanagement und Kontext der eigenen Organisation in den Fokus der zu setzenden Maßnahmen gerückt. Im Rahmen von jährlich durchgeführten internen sowie externen Audits werden die Wirksamkeit des Qualitätsmanagementsystems und die Einhaltung sämtlicher Anforderungen der Norm an das Qualitätsmanagementsystem überprüft.

Parallel zum 2012 gestarteten kontinuierlichen Verbesserungsprozess gemäß DIN EN ISO 9001 hat die Universitätsbibliothek der Medizinischen Universität Wien wichtige Innovationen vorangetrieben: Umstellung des Zeitschriftenbezugs auf E-Only (2012/2013), Beteiligung an Projekten zu Forschungsdatenmanagement (seit 2014) und Open Access (seit 2017), Aufbau eines Repositoriums (2016/2017), Etablierung eines Workflows für e-Hochschulschriften (2017) sowie Einführung eines neuen Bibliothekssystems (2018). Die Befürchtung, dass die Orientierung auf prozessorientiertes Handeln Innovationen hemmen könnten, hat sich als unbegründet herausgestellt. Vielmehr bilden die etablierten Prozesse eine gute Basis bei der Neu- und Weiterentwicklung von Services und deren Qualitätssicherung.

Für die Zielsetzung, an einer wissenschaftlichen Bibliothek einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess zu betreiben, kann aufbauend auf die mittlerweile siebenjährigen praktischen Erfahrungen an der Universitätsbibliothek der Medizinischen Universität Wien die Nutzung eines Qualitätsmanagement-Systems gemäß DIN EN ISO 9001 empfohlen werden.