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Die Verwaltung von Publikationsgebühren stellen viele Hochschulen und Forschungseinrichtungen vor großen Herausforderungen. Durch die deutliche Zunahme von Publikationen, die im Bereich Gold Open Access über Article Processing Charges finanziert werden, besteht die Notwendigkeit eines Systems, um diese zu organisieren.

Neben der reinen Verwaltung der Gebühren sollte ein weiteres Ziel auch in der Erhöhung der Sichtbarkeit sowohl der Publikation als auch der Forschung an der eigenen Einrichtungen bestehen. Es ist daher naheliegend, dass insbesondere die Publikationen für die größtenteils nicht unbeträchtliche Mittel aufgewendet werden auch an der Institution selbst nachgewiesen und zugänglich gemacht werden. Letzteres geschieht i. d. R. über das institutionelle Repositorium. In einigen Fällen (wie z.B. bei den JOIN²-Projektpartnern) stellen diese Repositorien gleichzeitig die für das Berichtswesen maßgebliche Publikationsdatenbank oder Hochschulbibliographie dar. Da diese Systeme bereits bibliographische Daten auf Artikelebene präzise abbilden, liegt es nahe, auch die Gebührenzahlungen direkt dort aufzunehmen. Dies erspart Doppelerfassungen, verhindert Inkonsistenzen und verbessert die Vollständigkeit. Gleichzeitig ermöglicht der Einsatz von Repositoriumssoftware die Nachnutzung der Daten über standardisierte Schnittstellen. So können via standardisierten Schnittstellen (z. B. OAI-PMH) Publikationsgebühren offen bereit gestellt werden und beispielsweise von OpenAPC automatisiert und stets aktuell abgeholt werden. Dies kann zu einer Verbesserung der Markttransparenz beitragen.

Zu diesen Schlüssen kamen etwa zeitgleich die Universitätsbibliothek Regensburg und das JOIN² Projekt. Wir stellen die jeweiligen Lösungen basierend auf EPrints in Regensburg und INVENIO für JOIN² vor und beschreiben die automatisierte Datenlieferung an OpenAPC.