gms | German Medical Science

50. Jahrestagung der Deutschen Gesellschaft für Medizinische Informatik, Biometrie und Epidemiologie (gmds)
12. Jahrestagung der Deutschen Arbeitsgemeinschaft für Epidemiologie (dae)

Deutsche Gesellschaft für Medizinische Informatik, Biometrie und Epidemiologie
Deutsche Arbeitsgemeinschaft für Epidemiologie

12. bis 15.09.2005, Freiburg im Breisgau

Entwicklung eines Dokumenten-Management-Systems zur Unterstützung einer akkreditierten Einrichtung

Meeting Abstract

  • Paul B. Bicsán - Universitätsklinikum Münster/Institut für Klinische Chemie und Laboratoriumsmedizin, Münster
  • Christoph Fister - Universitätsklinikum Münster/Institut für Klinische Chemie und Laboratoriumsmedizin, Münster
  • Gerlach Glöckner - Universitätsklinikum Münster/Institut für Klinische Chemie und Laboratoriumsmedizin, Münster
  • Horst-Dietrich Helb - Universitätsklinikum Münster/Institut für Klinische Chemie und Laboratoriumsmedizin, Münster
  • Michael Osada - Universitätsklinikum Münster/Institut für Klinische Chemie und Laboratoriumsmedizin, Münster
  • Michael Stach - Universitätsklinikum Münster/Institut für Klinische Chemie und Laboratoriumsmedizin, Münster

Deutsche Gesellschaft für Medizinische Informatik, Biometrie und Epidemiologie. Deutsche Arbeitsgemeinschaft für Epidemiologie. 50. Jahrestagung der Deutschen Gesellschaft für Medizinische Informatik, Biometrie und Epidemiologie (gmds), 12. Jahrestagung der Deutschen Arbeitsgemeinschaft für Epidemiologie. Freiburg im Breisgau, 12.-15.09.2005. Düsseldorf, Köln: German Medical Science; 2005. Doc05gmds031

Die elektronische Version dieses Artikels ist vollständig und ist verfügbar unter: http://www.egms.de/de/meetings/gmds2005/05gmds340.shtml

Veröffentlicht: 8. September 2005

© 2005 Bicsán et al.
Dieser Artikel ist ein Open Access-Artikel und steht unter den Creative Commons Lizenzbedingungen (http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/3.0/deed.de). Er darf vervielf&aauml;ltigt, verbreitet und &oauml;ffentlich zug&aauml;nglich gemacht werden, vorausgesetzt dass Autor und Quelle genannt werden.


Gliederung

Text

Einleitung und Fragestellung

Im November 2002 wurde das Zentrallaboratorium des Universitätsklinikums Münster (UKM) vom Deutschen AkkreditierungsRat (DAR) nach EN 17025 als Prüflaboratorium akkreditiert. Im Vorfeld wurden von verschiedenen Mitarbeitern Dokumente (Verfahrens- und Arbeitsanweisungen, SOPs, &c.) erstellt, die in immer neuen Versionen weiter gepflegt werden. Dabei stellte sich sehr schnell heraus, dass mehrere tausend Dokumente nur mit einem Dokumenten-Management-System sinnvoll verwaltet werden können.

Vorgehensweise

Eine Situationsanalyse ergab folgende wesentliche Probleme:

  • viele Papierlisten an unterschiedlichen Orten
  • große Mengen von (Word-)Dokumenten verstreut auf verschiedenen Rechnern
  • unübersichtliche Bearbeiterzuordnung, teilweise inkonsistente Versionsstände
  • LINUX- und Windowssysteme mit unterschiedlichen Betriebssystem-Versionen, Textverarbeitungs-Programmen und –Versionen
  • redundante Stammdatenhaltung im Laborsystem und den Akkreditierungs-dokumenten (z.B. Analysen, Methoden), ebenso in anderen Systemen: u.A. Geräteverwaltung, Materialwirtschaft, Einsender-Auskunftssystem (EASY), Altbefund- und Stammdatenübernahme für ein neues Laborsystem

Es wurde das „Projekt Dokumentation“ ins Leben gerufen mit dem vorrangigen Ziel: Entwicklung eines Dokumenten-Management-Systems zur Verwaltung aller relevanten Dokumente unter einer einheitlichen Oberfläche mit einer einzigen Schnittstelle zu den Laborstammdaten (z.B. Mitarbeiter, Analysen, Normbereiche, &c.), die identisch von anderen, im Labor betriebenen Systemen genutzt werden kann.

Auf Grund einer ganzen Reihe zusätzlicher, Labor spezifischer Anforderungen (Akkreditierung, Qualitätsmanagement) an die Funktionalität eines Dokumenten-Management-Systems und in Anbetracht der Verfügbarkeit der mächtigen, jedoch leicht anwendbaren, preiswerten und bereits installierten LAMP-Technologie (Linux, Apache, MySQL, PHP) fiel sehr schnell die Entscheidung zu Gunsten eines selbst entwickelten Systems.

Ergebnisse

Das Resultat der Projektarbeit ist ein baumstrukturiertes Dokumenten-Navigationssystem (DokMan), in das sämtliche Dokumente des Zentrallabors eingehängt werden können. Dabei ist der Begriff des Dokumentes weit gefasst: Ein Dokument ist jede Information, die sich als Datei, als Datensatz oder als Referenz auf einen irgendwo vorliegenden, erreichbaren Datensatz abspeichern lässt.

Wesentliche Bestandteile von DokMan sind:

  • Browseroberfläche: Die Bedienung ist allgemein geläufig. Es werden alle gängigen Browser unterstützt, sodass DokMan auf unterschiedlichen Plattformen lauffähig ist.
  • Navigation: einfach, bekannt (Windows), daher kein Einarbeitungsaufwand. Jedes Dokument hat einen festen Platz im Dokumentenbaum
  • Formular: beschreibt das Dokumentenlayout. Es sind eine (konfigurierbare) Darstellung beliebiger Formate (Word, PDF, Text) wie auch Links auf „ferne“ Dokumente möglich.
  • Kenntnisnahme: dokumentiert, ob ein bestimmtes Dokument auch tatsächlich von einem Nutzer beachtet wurde (optional)
  • Freigabe: redaktionelle Nachbearbeitung oder Autorisierung durch einen weiteren Nutzer (optional)
  • Version: Versionierung von Dokumenten (optional)
  • Historie: Dokumentation von allen verändernden Aktionen (Anlegen, Modifizieren, Löschen). Dazu gibt es einen Monitor, der eine Auswertung ermöglicht.
  • Privilegien: werden von einem Administrator Nutzer spezifisch fest gelegt. Jeder Dokumentbesitzer kann für jedes seiner Dokumente Leserechte an einen Nutzer oder eine Gruppe von Nutzern vergeben.
  • Sonstiges: umfangreiche Suchfunktion, integrierbare Buttons für häufig genutzte Dokumente oder Links, vielfältige Konfigurationsmöglichkeiten, ausführliche Hilfe-Informationen, &c.

Weitere, auf die DokMan-Datenbank zugreifende und hauptsächlich durch Akkreditierungsvorgaben in DokMan integrierte Funktionen sind u.A.:

  • Fortbildung und Anwesenheit: Jede Fortbildungsveranstaltung wird in DokMan eingetragen, sodass jeder Mitarbeiter seine An- oder Abwesenheit bestätigen kann. Dadurch ist der Informationsfluss kontrolliert. Nicht-Anwesende (Schichtdienst, Urlaub) können gezielt nachgeschult werden. Händisch geführte Listen entfallen.
  • Reklamationsdokumentation: Jede Reklamation, extern oder intern, wird dokumentiert, einem zuständigen Mitarbeiter zugeordnet und ggfls. Die Bearbeitung nach n Tagen automatisch angemahnt.
  • Ringversuchsdokumentation: Alle Ringversuche werden mit Ergebnis dokumentiert. Die Ringversuche können nach einer Vielzahl von Kriterien ausgewertet werden (Zeitraum, Resultat, Programm, Parameter, &c.).
  • News-System: Jederzeit können aktuelle Meldungen (z.B. Analysen-gerätestörungen, Wartung, Termine, &c.) mitgeteilt werden.
  • Mailsystem: Aus DokMan heraus können Mails an beliebige Nutzer verschickt werden. Daneben gibt es automatisch generierte Mails, die Verantwortliche regelmäßig informieren (nicht bearbeitete Reklamationen, Kenntnisnahme von Dokumenten, DokMan-Abstinenz, &c.).

Diskussion

DokMan wurde mit wenig Aufwand entwickelt, sodass das Entwicklungsteam schon nach kurzer Zeit seine eigenen Besprechungs- und Verlaufsprotokolle mit dem neuen System selbst verwalten konnte.

In der Regel werden Dokumente in DokMan als Text erfasst, der in einem (konfigurierbar) fest gelegten Format dargestellt wird. Für besondere Ansprüche an das Layout eines Dokumentes (Grafik, Tabellen, Schriftarten und –größen) ist am Markt eine Vielfalt mächtiger Textprogramme erhältlich. Da eine derartige umfangreiche Funktionalität sicherlich nicht mit vertretbarem Aufwand in DokMan zu realisieren wäre, wurden zwei Alternativen geschaffen, die Darstellung auch solcher Dokumente in DokMan zu ermöglichen: zum Einen der Eintrag als Link auf ein externes Dokument, zum Anderen die Speicherung eines (konfigurierbaren) Dateityps als Binärdatei (BLOB). Voraussetzung ist natürlich die Unterstützung des passenden Add-Ons (z.B. Acrobat Reader für PDF-Dokumente) durch den Browser.

DokMan hat sich inzwischen zur elektronischen Kommunikationsoberfläche im Zentrallaboratorium entwickelt. Alle ehemals vorhandenen Intranetseiten wurden in DokMan integriert, sodass nach dem Einloggen alle Dokumente Nutzer spezifisch mit Hinweisen auf die seit dem letzten Login veränderten Dokumente verfügbar sind. Die Suche nach „Neuem“, wie sie oftmals in herkömmlichen Intranet-Seiten üblich ist, gehört der Vergangenheit an - aus den ehemals für alle Nutzer gleichen (statischen) Informationen sind auf den Anwender zugeschnittene, dynamische Informationsangebote geworden.

Mittlerweile wurden neben den DokMan-Nutzer-Daten, die zur Vereinfachung der Administration automatisch 1:1 aus dem Laborsystem importiert werden, auch weitere Laborstammdaten übernommen (Profile, Analysen, Material u.A.). DokMan dient damit in einer zweiten Ausbaustufe nicht nur der Verwaltung von Dokumenten, sondern auch als gemeinsame Datenbasis einerseits für DokMan-intern erzeugte Dokumente (z.B. SOPs, zzt. in der Entwicklung), andererseits aber auch für externe Präsentationen, wie z.B. das Einsender-Auskunftssystem (EASY, wwwlabor.uni-muenster.de/easy), welches tagesaktuell das Leistungsspektrum des Zentrallabors im Internet darstellt.

DokMan ist leicht erweiterbar, weil sein Konzept einfach ist: DokMan besteht lediglich aus einer Datenbank und aus einem Dokumenten-Navigationsbaum (Skript), in den beliebig nicht nur Dokumente, sondern auch Links auf weitere Skripte integriert werden können. So sind auch eine Reihe von DokMan-Systemadministrationsfunktionen (z.B. Stammdatenverwaltung, Monitor, &c.) als Skript in die Navigationsstruktur eingehängt.

Die Weiterentwicklung von DokMan ist auf Grund seines Konzeptes auch in Zukunft flexibel an die Erfordernisse der Akkreditierung anpassbar.