gms | German Medical Science

Die Arbeitsgruppe „Archivierung von Krankenunterlagen" der GMDS hat auf ihrer letzten Tagung im Dezember 2003 eine Unterarbeitsgruppe ins Leben gerufen, welche sich mit der Entwicklung eines Referenzmodells für das Dokumentenmanagement und die digitale Archivierung von Patientendaten beschäftigt.

Im deutschen Gesundheitswesen werden durch sich ständig wandelnde politische Rahmenbedingungen hohe Anforderungen an die Arbeit aller am Behandlungsprozess Beteiligter gestellt. Insbesondere in der ambulanten und stationären Patientenversorgung werden Arbeitsprozesse gefordert, die hochgradig optimiert sein müssen und daher ohne geeignete rechnergestützte Hilfsmittel nicht mehr bewältigt werden können. Dies betrifft auch in hohem Maße die Prozesse zur Dokumentenerstellung und -archivierung im Rahmen des gesamten Behandlungsprozesses eines Patienten, in Krankenhäusern und Arztpraxen [Ref. 1].

Die z.Z. am Markt verfügbaren Anwendungssysteme können jeweils alleine den gesamten Anforderungen nicht gerecht werden, da sie entweder vorwiegend für die Unterstützung der medizinischen Dokumentation oder für die Unterstützung der digitalen Archivierung ausgerichtet sind. Diese beiden Komponenten müssen zukünftig zu einer Gesamtlösung integriert werden.

Für die Entscheider in Krankenhäusern und Arztpraxen stellt sich dabei die Frage, worauf bei der Beschaffung und Einführung von Anwendungssystemen für das rechnerunterstützte Dokumentenmanagement und die digitale Archivierung geachtet werden muss. Das zu erarbeitende Referenzmodell soll hier als Orientierung dienen.

Von Anwendern, Beratern, Systemherstellern/Lösungsanbietern und Dienstleistern wird immer wieder der Bedarf an der Entwicklung und Vorgabe von organisatorischen, technischen und rechtlichen Rahmenbedingungen zum Einsatz von Dokumentenmanagement- und Archivierungssystemen im Gesundheitswesen geäußert. Daher wendet sich das Referenzmodell auch an den gesamten Gesundheitsmarkt mit den Schwerpunkten Krankenhäuser, Arztpraxen und Versorgungsnetze und hier vor allen an die Personengruppen aus den Bereichen IT/EDV, Organisation, Verwaltung und Medizin sowie an Entwickler von Archivierungssystemen, IT-Berater und auch politische Gremien.

Referenzmodelle stellen Modellmuster für eine gewisse Klasse zu modellierender Sachverhalte bereit. Unter Bezugnahme auf diese Muster können durch Modifikationen konkrete Modelle abgeleitet oder konkrete Modelle verglichen werden [Ref. 2]. Bei der Entwicklung des Referenzmodells für das rechnerunterstützte Dokumentenmanagement und die digitale Archivierung von Patientendaten wird zunächst ein Leitfaden entwickelt, welcher vorhandene internationale und nationale Referenzen und Standards, z.B. das Open Archiving Information System (OAIS) [Ref. 3], die Open Document Management API (ODMA) [Ref. 4], die Bemühungen des Information Assurance Technical Framework Forum (IATF) [Ref. 5], die Aktivitäten der IETF (Internet Engineering Task Force)-Working Group Long-Term Archive and Notary Services (LTANS) [Ref. 6] und die DIN-Normen berücksichtigt. Anschließend wird daraus ein Referenzmodell abgeleitet.

In der Arbeitsgruppe wurde mit dem Leitfaden der Rahmen für das Referenzmodell geschaffen. Er enthält Grundsätze und Anforderungen an ein digitales Archiv aus rechtlicher und technischer Sicht. Basierend auf dem in Abb. 1 [Abb. 1] beschriebenen Statusmodell [Ref. 7] werden Archivierungsszenarien beschrieben. Diese beinhalten die beim Dokumentenmanagement und der Archivierung notwendigen Aufgaben und die Möglichkeiten der Dokumentenerstellung, -verwaltung und -archivierung.

Im Leitfaden werden mögliche Architekturen und die Integration in das Informationssystem der Einrichtung beschrieben. Aus den grundsätzlichen Varianten der Systemintegration des Anwendungssystems für die Archivierung:

1. hochintegriert in das führende Anwendungssystem am Klinischen Arbeitsplatz;

2. aufgabenorientiert: Der Zugriff auf die Dokumente wird über ein digitales Archivsystem mit verschiedenen Modulen realisiert, die die am Arbeitsplatz zu erledigenden Aufgaben unterstützen;

3. hochverfügbar auch bei Ausfall des führenden Anwendungssystems

resultieren zwei mögliche alternative Szenarien der Architektur. Weiterhin wird die Funktionalität beschrieben, z.B. Revisionssicherheit, Zugriffsberechtigung, Signaturverwaltung, Dokumenten- und Archivmanagement, Präsentationstechniken, Import und Transformation, Migration und Zusammenführung. Im Vortrag wird auf Architektur, Integration und Funktionalität näher eingegangen.

Die Vorschläge zur Realisierung von Dokumentenmanagement- und Archivierungssystemen beinhalten:

• Eine Roadmap für die Einrichtung mit Empfehlungen und Lösungen für die Einführung und Übergangsszenarien

• Bespiele aus existierenden Lösungen

Die bisherigen Arbeiten der Arbeitsgruppe zum Thema Referenzmodell für das rechnerunterstützte Dokumentenmanagement und die digitale Archivierung von Patientendaten bilden einen umfassenden Rahmen. In Diskussionen zwischen Wissenschaftlern, Beratern und Vertretern der Industrie ist ein Papier entstanden, das die Frage danach beantworten kann, worauf bei der Beschaffung und Einführung von Anwendungssystemen für das rechnerunterstützte Dokumentenmanagement und die digitale Archivierung geachtet werden muss, um ein Optimum für die einzelne Einrichtung zu erreichen. Das Referenzmodell nach der Definition aus [Ref. 2] zu entwickeln, steht allerdings noch aus.