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GMDS 2014: 59. Jahrestagung der Deutschen Gesellschaft für Medizinische Informatik, Biometrie und Epidemiologie e. V. (GMDS)

Deutsche Gesellschaft für Medizinische Informatik, Biometrie und Epidemiologie

07. - 10.09.2014, Göttingen

DokuBoard – Management der Tumordokumentation

Meeting Abstract

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  • T. Panholzer - Universitätsmedizin Mainz, Mainz
  • A. Reckmann - Universitätsmedizin Mainz, Mainz; Universitäres Centrum für Tumorerkrankungen Mainz, Mainz
  • F. Ückert - Universitätsmedizin Mainz, Mainz

GMDS 2014. 59. Jahrestagung der Deutschen Gesellschaft für Medizinische Informatik, Biometrie und Epidemiologie e.V. (GMDS). Göttingen, 07.-10.09.2014. Düsseldorf: German Medical Science GMS Publishing House; 2014. DocAbstr. 151

doi: 10.3205/14gmds224, urn:nbn:de:0183-14gmds2243

Published: September 4, 2014

© 2014 Panholzer et al.
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Text

Einleitung: Die klinische Krebsregistrierung hat bei der Bemühung, die Behandlungsergebnisse in der Onkologie stetig zu verbessern, eine besondere Bedeutung [1], [2]. Vor allem für zertifizierte Tumorzentren (z.B. nach den Vorgaben der deutschen Krebsgesellschaft) ist sie eine zwingende Notwendigkeit. Dem eigentlichen Dokumentationsprozess sind jedoch folgende Analysen vorgelagert:

1.
Welche Patienten der Klinik haben eine Krebsdiagnose? Dabei werden unter allen im Krankenhausinformationssystem (KIS) geführten Personen diejenigen identifiziert, deren Fälle möglicherweise dokumentiert werden müssen.
2.
Ist der Fall bereits dokumentiert? Wenn nein: Ist es ein Primärfall (=Ersterkrankung)? Denn in der Regel müssen nach den Vorgaben der Zertifizierer nur Primärfälle dokumentiert und nachverfolgt werden.
3.
Welcher Dokumentar übernimmt die Aufgabe? Die Mitarbeiter sind nach Organzentrum gruppiert.

Wir haben hierzu ein Web-System entwickelt, das diese Übersichts- und Managementfunktionen im Vorfeld des Dokumentierens anbietet. Das konzipierte System DokuBoard wird im Folgenden beschrieben.

Material und Methoden: In der Universitätsmedizin Mainz, in der wir DokuBord erstmals einsetzen, gelten nachstehende Randbedingungen: Als KIS ist SAP/i.s.h.med im Einsatz. Die Dokumentare des Universitären Centrums für Tumorerkrankungen Mainz, die mit der zentralen klinischen Tumordokumentation betraut sind, haben die Berechtigung, die im KIS geführte Patientenakte einzusehen und Angaben daraus für die Dokumentation zu verwenden. Die Dokumentation selbst geschieht im Gießener Tumordokumentationssystem (GTDS). Daneben liefert das KIS automatisiert über den Kommunikationsserver Stammdaten von Patienten mit einer Krebsdiagnose an GTDS.

Ergebnisse: Um Punkt 1 zu realisieren, wird das geplante System DokuBoard mit Patientenstammdaten und Diagnosen aus dem KIS via Kommunikationsserver versorgt. Es werden nur solche Fälle übermittelt, die eine ICD-Diagnose zu Neubildungen enthalten (ICD 10 C*.* und D*.*). Da der Kommunikationsserver zu einem Fall mitunter mehrere Bewegungsdaten schickt, werden in DokuBoard nur Änderungen im Stammdatenbereich und neue Diagnosen übernommen.

Mit verschiedenen Filterkriterien kann der Benutzer in DokuBoard neue oder geänderte Fälle identifizieren. Zu allen Fällen werden die übermittelten ICD-Diagnosen und der Diagnosetyp (z.B. Einweisungs-, Behandlungs-, Entlassungsdiagnose) angezeigt und ermöglicht so dem Benutzer eine erste Einschätzung des Falls. Hierbei muss man beachten, dass die vom KIS übermittelten Diagnosen den Abrechnungsfall im Fokus haben und regelhaft von der klinisch-onkologischen Sicht abweichen [3]. Um zu entscheiden, ob hier tatsächlich eine dokumentationspflichtige Erkrankung vorliegt, kann der Benutzer in die i.s.h.med-Patientenakte springen. Nur auf dem Boden der umfänglichen klinischen und technischen Daten (z.B. Histopathologie), die er in der Patientenakte findet, kann er definitiv entscheiden, ob es sich um einen Primärfall handelt, der dokumentiert werden muss (Punkt 2). Diese Entscheidung wird in DokuBoard vermerkt.

Bei den zu dokumentierenden Fällen wird zudem in DokuBoard festgehalten, zu welchem Organzentrum er gehört. Damit legt man fest, welche Personengruppe das Dokumentieren dieses Falles übernimmt (Punkt 3). Über Filterkriterien erhalten die Mitglieder einer Gruppe danach eine Patientenliste mit den zu bearbeitenden Fällen. Nach der Dokumentation in GTDS wird die Bearbeitung mit Datum in DokuBoard vermerkt und somit die Patientenliste um diesen Fall verringert.

Diskussion: Der starke Fokus auf Abrechnungsprozesse lässt innerhalb eines KIS eine Vielzahl an Diagnosedaten unterschiedlicher Qualität entstehen: Verdachtsdiagnosen, unspezifische oder irrelevante Diagnosen bzw. alternative Diagnosekodes für nur eine Erkrankung. Damit sind diese Daten nicht geeignet ungefiltert Aufgreifkriterium für eine selektive, hochqualitative Tumordokumentation zu sein.

Die vor diesem Hintergrund benötigten Managementfunktionen tangieren potentiell das KIS und/oder das Tumordokumentationssystem. Sie könnten sowohl in das eine als auch in das andere System integriert werden. Eine Integration ließ sich in der Universitätsmedizin Mainz jedoch weder in SAP/i.s.h.med noch in GTDS mit überschaubarem Aufwand realisieren.

Für den Benutzer ist ein zwischengeschaltetes, drittes System im Bearbeitungsprozess akzeptabel. Er startet mit DokuBoard, um die Patienten für die Dokumentation zu identifizieren und zu markieren. Dabei wird mitunter das KIS zu Rate gezogen. Für das eigentliche Dokumentieren, das unter Umständen auch ein anderer Benutzerkreis durchführen kann, werden GTDS und KIS gebraucht. Nach Abschluss der Dokumentation muss dies in DokuBoard mit Datum festgehalten werden. Die Datumsangabe erlaubt Nachverfolgungsprozesse in geeigneten Zeiträumen vorzunehmen.

Entscheidend aber sind der Gewinn bei der Identifikation und die zentrale Übersicht über die zu dokumentierenden Fälle. Darüber hinaus erlaubt DokuBoard einen Überblick über die Zugangsrate von neuen Fällen und den Stand der Bearbeitung. Anhäufungen im Arbeitsablauf können eher erkannt und daraufhin die Verteilung auf die Dokumentare geändert werden.

Zusammenfassend ist DokuBoard ein Werkzeug, um zentrale Aspekte des Managements der Tumordokumentation, nämlich Fallidentifikation und Überblick über Fallaufkommen und Bearbeitung zu bewältigen.


Literatur

1.
Hofstädter F, Klinkhammer-Schalke M. Aufgaben und Strukturen für die klinische Krebsregistrierung. Onkologe. 2011;17:121-5.
2.
Gesetz zur Weiterentwicklung der Krebsfrüherkennung und zur Qualitätssicherung durch klinische Krebsregister. Bundesgesetzblatt. 2013. Teil I Nr. 16.
3.
Gumpp V. Qualitätssicherung: Anforderungen an die Tumordokumentation [Internet]. Deutsches Ärzteblatt online. 03. 09. 2004 [cited 2014 Mar 21]. Available from: https://www.aerzteblatt.de/pdf/AO/1/36/s2.pdf External link