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Bis vor 8 Jahren scheiterte die dringend notwendige Einführung von digitalen Archivierungssystemen sehr häufig an der zentralen Frage, ob die in ihnen gespeicherten Dokumente rechtlich anerkannt sind. Da es in der Gesetzgebung keine einheitlichen Regelungen zu elektronischen Dokumenten gab, unterlagen diese der freien Beweiswürdigung des Richters, waren somit rechtlich unsicher und stellten ein finanzielles Risiko bei Rechtsstreitigkeiten dar.

Mit der Novellierung des Signaturgesetzes und den Anpassungen im privaten und öffentlichen Recht ist seit 2002 ein Lösungsansatz für die rechtliche Anerkennung der digitalen Archivierung gegeben. Nach § 126a des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) werden elektronische Dokumente als elektronische Form definiert, wenn sie mindestens mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sind. Für diese gilt nach § 371a Zivilprozessordnung der Anschein der Echtheit. Damit ermöglichen qualifizierte elektronische Signaturen erstmals beweiskräftige und rechtlich anerkannte digitale Archive [1]. Zu den hierbei ursprünglich ungelösten Anforderungen (Verfall der Sicherheitseignung kryptographischer Algorithmen, Verfügbarkeit der Signaturzertifikate, Transformation von elektronisch signierten Dokumenten etc.) wurden im Verbundprojekt "ArchiSig - Beweiskräftige und sichere Langzeitarchivierung digital signierter Dokumente" Konzepte und Lösungen erarbeitet und Evaluationen durchgeführt [2].

Während das Signaturgesetz die Anerkennung elektronisch erzeugter Dokumente regelt, besteht heute noch eine gesetzliche Regelungslücke beim Scannen von Papierdokumenten [3]. Elektronische Signaturen und Zeitstempel, mit denen Dokumente beim Scannen versehen werden, können lediglich zur Prüfung herangezogen werden, ob Veränderungen an den gescannten Dokumenten vorgenommen worden sind. Somit besteht eine rechtliche Lücke, wenn man nicht mehr auf die ursprünglichen Papierdokumente zugreifen kann.

Bereits heute führen zahlreiche Krankenhäuser ein ersetzendes Scannen von Patientenakten durch. Zur Gewährleistung der Beweis- und IT-Sicherheit wurde ein technisches und organisatorisches Regelwerk für das ersetzende Scannen und die ordnungsgemäße und revisionssichere Aufbewahrung der gescannten Dokumente [4] entwickelt.

Offene Punkte bei der digitalen Archivierung sind noch die Standardisierung der Schnittstellen zwischen Dokumentations-, Signatur- und Archivierungssystemen, die beweissichere Archivierung von XML-Dokumenten und Datenbankinhalten sowie die Archivierung der Daten der Elektronischen Gesundheitskarte [5].