gms | German Medical Science

Sich ständig wandelnde politische Rahmenbedingungen im deutschen Gesundheitswesen tragen dazu bei, dass hohe Anforderungen an die Arbeit aller am Behandlungsprozess Beteiligter gestellt werden [Ref. 1]. Die Arbeitsabläufe in der ambulanten und stationären Patientenversorgung müssen extrem optimiert werden, was ohne geeignete rechnergestützte Hilfsmittel nicht mehr bewältigt werden kann. Dies betrifft in hohem Maße auch die Prozesse zur Dokumentenerstellung und -archivierung im Rahmen des gesamten Behandlungsprozesses eines Patienten. Dokumentenerstellung wird heute zwar häufig elektronisch durchgeführt, aber nicht integriert in das vorhandene Dokumentationssystem. Damit ist das gesamte Dokumentenmanagement, also die Erzeugung, Änderung, Versionierung, Ablage usw. von Dokumenten [Ref. 2], abgekoppelt von der weiteren medizinischen Dokumentation. Die Archivierung der Unterlagen erfolgt vielfach noch konventionell, Raummangel, hohe Sach- und Personalkosten und mangelhafte Organisation sind die Folgen. Ein rechnerunterstütztes integriertes Dokumentenmanagement und die digitale Archivierung der Patientendaten können viele Probleme lösen.

Die Arbeitsgruppe „Archivierung von Krankenunterlagen“ der Deutschen Gesellschaft für Medizinische Informatik, Biometrie und Epidemiologie (gmds e.V.) hat einen Leitfaden entwickelt für das rechnerunterstützte Dokumentenmanagement und die digitale Archivierung von Patientendaten [Ref. 3]. Dieser soll Praktikern als Orientierung und Hilfe dienen.

Aufbauend auf diesen Vorarbeiten ist es sinnvoll, ein Referenzmodell [Ref. 4], [Ref. 5] zu erarbeiten, das als Vorlage für konkrete Modelle zum rechnerunterstützten Dokumentenmanagement und zur digitalen Archivierung verwendet werden kann und dem Praktiker einen noch konkreteren Eindruck und eine optimale Hilfe bietet.

Bereits 1996 wurde für die Bundesverwaltung durch die Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung (KBSt) ein einheitliches Konzept „Papierarmes Büro“ (DOMEA®-Konzept) ins Leben gerufen, das zum Ziel hat, die Papierflut in den deutschen öffentlichen Verwaltungen zu reduzieren [Ref. 6]. Der Gedanken, eine einheitliche Software für alle Einrichtungen der Bundesverwaltung einzuführen, wurde von der KBSt schnell verworfen. Vielmehr wurde ein Kriterienkatalog für Dokumentenmanagement und digitale Archivierung entwickelt, nach dem unterschiedliche Softwareprodukte nach einem Zertifizierungsverfahren zugelassen werden können. Anfang 2005 wurde die Fassung 2.0 des Anforderungskatalogs veröffentlicht, die insbesondere die Basisanforderungen definiert und Gewichte einzelner Anforderungen festsetzt.

Das DOMEA®-Organisationskonzept und der Anforderungskatalog jeweils in der Version 2.0 wurden an der Westsächsischen Hochschule Zwickau (FH) zur Erarbeitung des Referenzmodells für das Gesundheitswesen analysiert und dahingehend bewertet, ob die Besonderheiten im Gesundheitswesen über die Verwaltungsebene hinaus sich damit abbilden lassen. Aufgrund der bei dieser Bewertung erkannten Schwachstellen wird zur Zeit aus dem DOMEA®-Konzept eine Modifikation erzeugt und daraus ein Referenzmodell für rechnerunterstützte Dokumentenmanagement- und Archivierungssysteme im Gesundheitswesen abgeleitet.

Das DOMEA®-Organisationskonzept beinhaltet eine Beschreibung der organisatorischen Rahmenbedingungen und umfasst im Wesentlichen die Szenarien Posteingang, Bearbeitung und Postausgang. Für den Bereich des Dokumentenmanagements und der Archivierung im Gesundheitswesen wurde es insbesondere um die internen Dokumentenmanagement-Szenarien erweitert. Der elektronische Austausch von Dokumenten unter besonderer Berücksichtigung von digitalen Signaturen wurde stärker hervorgehoben.

Die daraus resultierenden Modifikationen am Anforderungskatalog werden bis Sommer 2005 abgeschlossen. In diese Modifikationen fließen auch die im Anforderungskatalog für die Informationsverarbeitung [Ref. 7] erarbeiteten relevanten Teilaufgaben für das Dokumentenmanagement und die Archivierung mit ein.

Das Referenzmodell setzt sich demzufolge aus zwei Teilen zusammen: In Teil 1 werden die organisatorischen Rahmenbedingungen in Form von Prozessen beschrieben und grafisch visualisiert. Teil 2 enthält eine Architekturbeschreibung für rechnerunterstützte Dokumentenmanagement- und digitale Archivierungssysteme. Die Visualisierung soll hier mittels der Methode 3LGM² [Ref. 8] erfolgen, wobei insbesondere auf der Ebene der Anwendungssysteme verschiedene Architekturvarianten diskutiert werden.

Das DOMEA®-Konzept bezieht sich auf öffentliche Verwaltungen und hat sich dort als Quasi-Standard etabliert. Es ist recht allgemein gehalten und bietet sich an, in den Verwaltungsbereichen im Gesundheitswesen ebenfalls angewandt zu werden. Für das Dokumentenmanagement im medizinischen Bereich sind allerdings Erweiterungen notwendig, die den Besonderheiten des Gesundheitswesens und seinem Klientel Rechnung tragen. Für Anbieter im Bereich Dokumentenmanagement und Archivierung liefert das (erweiterte) Konzept klare Anforderungen und Richtlinien.

Das aus dem Konzept resultierende Referenzmodell beschreibt ebenfalls allgemein die Prozesse im Bereich Dokumentenmanagement und digitale Archivierung und liefert Architekturvarianten für Anwendungssysteme in diesem Bereich mit. Die konkrete Einsetzbarkeit des Referenzmodells für einen Anbieter oder in einer konkreten Einrichtung des Gesundheitswesens ist allerdings nach Fertigstellung noch zu untersuchen und ist nicht Gegenstand des Vortrags.