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Seit dem Jahr 1996 werden an der Medizinischen Hochschule Hannover (MHH) die bei stationären und ambulanten Behandlungen entstandenen Papierdokumente im zentralen Patientenaktenarchiv eingescannt und revisionssicher im elektronischen Langzeitarchivsystem ALIDA archiviert. Seit 1999 übermitteln auch verschiedene klinische Anwendungs- und Laborsysteme ihre Dokumente und Daten in digitaler Form direkt und zeitnah an dasselbe Archivsystem. So nutzen heute 1400 Anwender der MHH aus Klink, Ambulanz, Leistungsstelle, Verwaltung und Forschung in der täglichen Routine den Online-Zugriff auf über 50 Millionen Seiten gescannter und 5 Millionen Seiten digital übermittelter medizinischer Dokumentation.

Dieser Erfahrungsbericht beleuchtet die zentralen konzeptionellen, organisatorischen und technischen Herausforderungen sowie Maßnahmen zu ihrer Bewältigung auf dem Weg von der Vision zum Routineeinsatz.

Die folgenden Aspekte werden im Bericht dargestellt und diskutiert:

• Zugriffsteuerung - Verfügbarkeit vs. Datenschutz: Die besondere Sensibilität personenbezogener medizinischer Daten erfordert eine feingranulare und flexible Zugriffsteuerung, die dem unterschiedlichen Bedarf der einzelnen Anwendergruppen (Notfallversorgung, Studie usw.) Rechnung trägt, die Interessen des Patienten und des Dokumentenerstellers wahrt und dennoch handhabbar im Arbeitsalltag bleibt.

• Formatauswahl - Verwendbarkeit vs. Revisionssicherheit: In kaum einem anderen Anwendungsbereich findet sich eine so große digitale Dokumenten- und Datenformatvielfalt wie in der Medizin. Jedes einzelne Format ist auf optimale Verwendbarkeit im jeweiligen Erstellungs- oder Anwendungssystem zugeschnitten . Für die Langzeitarchivierung sind aber nur Formate geeignet, von denen auch in 10 oder mehr Jahren noch eine Darstellbarkeit mit vertretbarem technischem Aufwand und - im Hinblick auf die digitale Signatur - ohne Notwendigkeit zur Konvertierung erwartet werden kann.

• Ablagestruktur - Wiederauffindbarkeit vs. Auswertbarkeit: Ähnlich groß wie die Formatvielfalt gestaltet sich die inhaltliche Variation der Dokumente, von Freitext über Tabellen und Bildern bis hin zu Kurven-, Daten- und Wertereihen. Oft wird vom recherchierenden Anwender nur ein bestimmter Wert oder Textabschnitt oder auch nur dessen Existenz in einer Menge von Dokumenten nachgefragt, welche wiederum einen erheblichen Umfang annehmen kann. Hierfür sind geeignete Ablage- und Indizierungsstrukturen erforderlich, die den eigentlichen Dokumentenbestand des Archivs gegenüber den Meta- und Verwaltungsinformationen sinnvoll austarieren. Somit ist sowohl die eindeutige und revisionssichere Reproduktion eines bestimmten Befundes als auch eine kumulative inhaltliche Auswertung über unterschiedliche Dokumententypen möglich.

• Versionisierung - Aktualität vs. Nachvollziehbarkeit: In vielen Fällen ergibt sich nach der Freigabe eines Dokumentes zur Archivierung doch noch die Notwendigkeit zur inhaltlichen Ergänzung, Korrektur oder gar Sperrung wegen irrtümlicher Erstellung (z.B. bei Probenvertauschungen). Hierfür ist ein geeigneter Versionisierungs-Mechanismus erforderlich, der sowohl dem Dokumentenersteller diese Möglichkeiten zur Korrektur eröffnet als auch den Empfänger bzw. Auswerter nachvollziehen lässt, welche Informationen ihm wann zur Verfügung gestanden haben. Letztlich darf diese Versionisierung nicht die Handhabbarkeit oder gar die Konsistenz des Archivsystems beeinträchtigen.

• Systemintegration - Vielfalt vs. Wartbarkeit: Das Langzeitarchivsystem ALIDA nimmt neben eingescannten Papierdokumenten auch online digitale Dokumente von zurzeit acht verschiedenen klinischen Anwendungs- und Laborsystemen entgegen. Dies ist mit vertretbarem Wartungsaufwand nur möglich, da eine einheitliche Übergabeschnittstelle spezifiziert und von allen Zuliefersystemen implementiert worden ist. Diese Schnittstelle ist flexibel genug, um beliebige Dokumentenformate transportieren zu können und erfordert keine spezielle Software- oder Hardwareplattform. Wesentlich ist bei der Übermittlung die einheitliche Angabe bestimmter Parameter, die die Patientenzuordnung, den Ersteller und den Adressaten sowie die Zeitpunkte von Untersuchung bzw. Erstellung definieren.

Nach nunmehr acht Jahren kontinuierlicher digitaler Erfassung und Ablage von Patientendokumenten (und einem wöchentlichen Zuwachs von über 200.000) ist das elektronische Langzeitarchivsystem ALIDA flächendeckend fest als zentrale Komponente des klinischen Arbeitsplatzes in der Klinkroutine der MHH etabliert.

Für den Anwender präsentiert sich die ALIDA-Recherche so als homogene Langzeitsicht auf die relevanten medizinischen Dokumente eines Patienten, unabhängig von Ort, Zeit und Art ihrer Entstehung.