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Fragestellung: Wartezeiten sind in Chirurgischen Ambulanzen durch das Nebeneinander von Regel- und Notfallbetrieb unvermeidbar. Es besteht jedoch allgemein eine hohe Erwartungshaltung von Patienten bzgl. kurzer Wartezeiten. Daher sind diese zwischenzeitlich als Qualitätsmerkmal nach außen für die Arbeits- und Prozessgestaltung anerkannt. In einer prospektiven Erhebung wurden Wartezeiten in einer chirurgischen Universitätsambulanz erhoben und Faktoren für das Auftreten langer Wartezeiten analysiert. Diese ist charakterisiert durch eine Clustereinbestellung am Vormittag sowie durch zeitgleich stattfindende Spezial- und Privatsprechstunden zusätzlich zum Regelbetrieb der Notfall- und allgemeinen Sprechstundenversorgung.

Methodik: Innerhalb eines 4-wöchigen Zeitraumes wurden werktäglich zwischen 8:00 und 18:00 Uhr die Behandlungs- und Wartezeiten aller dort behandelten Patienten analysiert. Zudem wurden mehrere Merkmale erhoben, u.a. Behandlungsart (z.B. Notfall, Wiedereinbestellung, Erstvorstellung), fachliche und quantitative Personalstärke, Schockraumereignis und mittels eines generalisierten linearen Modells (GLM) analysiert.

Ergebnisse und Schlussfolgerungen: Von 1.582 Evaluationsbögen konnten bei Vollständigkeit 1.121 weiter analysiert werden. Die mittlere Gesamtwartezeit betrug 87,3 (SD 66,9) min. Das Gesamtpatientenaufkommen betrug zwischen 57 und 92 Patienten, wobei jeder weitere Patient die Gesamtwartezeit um 1,5 min. erhöhte (P<0,001). Wurde bereits bei erforderlicher radiologischer Untersuchung diese vorab terminiert, so reduzierte sich die Wartezeit um 46 min. War während der Anwesenheit des Patienten ein Schockraum zu versorgen, so führte dies zu einer Verlängerung der Wartezeit um 36 min. (P<0,001). Die Anwesenheit eines Oberarztes verkürzte die Wartezeit um 16,5 min. (P=0<0,001), wobei die optimale Zusammensetzung aus Sicht der kurzen Wartezeit (ohne Schockraum) bei 1 Oberarzt und 3 Assistenten lag. Höhere Anwesenheitszahlen führten nicht zu kürzeren Wartezeiten. Kinder <14 Jahren warteten 30 min. kürzer (P=0,011).

Wartezeiten in einer Ambulanz entstehen durch komplexe Abfolgen von steuerungsfähigen Prozessen und zufälligen Ereignissen. Durch Optimierung von Behandlungsprozessen, wie z.B, durch eine Terminierung der Radiologie, parallele Chefarztbehandlung oder Bevorzugung von Kindern ist eine deutliche Reduktion der Wartezeiten zu erreichen. Äußere Einflüsse, wie z.B. ein zu behandelnder Patient im Schockraum während des regulären Betriebs, können zu eklatant hohen Wartezeiten führen. Zu bemerken ist zudem, dass offensichtlich eine bzgl. der Wartezeiten optimale fachliche und quantitative Besetzung einer Ambulanz existiert. Hierbei ist die Anwesenheit eines Oberarztes und damit unmittelbare Entscheidungskompetenz vor Ort von Wichtigkeit.