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Qualitätsmanagement = Erlangen von Qualitätsbewusstsein → Benennen von Qualitätszielen → Erreichen von Qualitätssicherung

Die Arbeitsgemeinschaft der Kunst- und Museumsbibliotheken (AKMB) bietet seit 2007 ihren Mitgliedern und anderen interessierten Bibliothekskollegen ein Qualitätsmanagement-System, das sich mit seinen rund 80 fachspezifischen Standards von den allgemeingültigen und branchenübergreifenden Qualitätsmanagementsystemen wie DIN ISO 9001 oder EFQM/CAF abhebt.

Bei der Entwicklung des AKMB-Standardkatalogs durch eine Gruppe engagierter Bibliothekare wurde die DIN ISO 9001 als Grundlage für die neun wichtigsten Themenfelder verwendet.

Die AKMB-Standards sind als Mindestanforderungen für die Bereiche: „Ziele und Zielgruppen“, „Organisation“, „Finanzen“, „Bestand“, „Dienstleistung“, „Kommunikation und Marketing“, „Personelle und Räumliche Rahmenbedingungen“ sowie „Technische Ausstattung“ formuliert und dienen als Grundlage zur Reflexion von Arbeitsabläufen und Sachverhalten, nicht nur in Kunst- und Museumsbibliotheken.

Zur Überprüfung der Abläufe hinsichtlich der Erfüllung von Anforderungen und Richtlinien beinhaltet das Qualitätsmanagement-System der AKMB die Auditierung von Bibliotheken durch ausgebildete Fachkollegen und die Zertifizierung durch eine externe, wissenschaftliche Institution (Institut für Bibliotheks- und Informationswissenschaft der Humboldt-Universität zu Berlin).

In der Auditierung geht es vorrangig um eine kritisch-konstruktive Begutachtung durch Bibliothekare auf kollegialer Ebene – nicht um die Suche nach Fehlern oder Schuldigen! Anhand von vorher eingereichten Nachweisen sowie im Dialog mit Bibliotheksmitarbeitern vor Ort wird die Umsetzung der Standards vom Auditor geprüft und in einem Auditbericht dokumentiert. Empfehlungen für Verbesserungen können eine Grundlage neuer Qualitätsziele darstellen.

Der Auditbericht wird beim Institut für Bibliotheks- und Informationswissenschaft der Humboldt-Universität zu Berlin zur Prüfung eingereicht. Nach dem erfolgreichen Abschluss eines Qualitätsmanagements-Verfahrens erhält die geprüfte Bibliothek von Herrn Prof. Umlauf ein drei Jahre gültiges Zertifikat.

In einer jährlichen Auditorenkonferenz wird der Standardkatalog inhaltlich hinterfragt, Änderungsvorschläge diskutiert und bei Bedarf neue Standards erarbeitet. Im Jahr 2011 wurden die AKMB-Qualitätsstandards außerdem erneut den Anforderungen der ISO 9001:2008 (Systemanforderung, Verantwortung der Leitung, Management von Ressourcen, Produktrealisierung, Messung / Analyse / Verbesserung) gegenübergestellt. Bei diesem Vergleich wurde sichtbar, dass alle AKMB-Standards einer ISO-Anforderung zugeordnet werden konnten und damit, auch wenn das Verfahren ein internes und nicht durch TÜV oder andere offizielle Stellen geprüftes Standardpaket darstellt, durchaus der Norm entspricht!

Mit einem großen Vorteil: die speziell auf die bibliothekarischen Bedürfnisse zugeschnittenen Inhalte.