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Einleitung: Innerhalb von Verbundforschungsprojekten ist es notwendig, eine große Anzahl von Studienteilnehmern über eine lange Laufzeit effizient zu verwalten. Um diese Herausforderung zu bewältigen ist der Einsatz eines Probandenmanagementsystems sinnvoll. Eine durchgeführte Marktanalyse ergab, dass keine adäquaten Probandenmanagementsysteme für diesen Zweck existieren. So wurde geprüft, inwieweit ein CRM-System als Probandenmanagementsystem unter Berücksichtigung der gesammelten Anforderungen aus verschiedenen Projekten genutzt werden kann. Die entstandenen Anforderungen haben sich aus Kooperationsprojekten der Abteilung Medizinische Informatik in Göttingen ergeben. Hierzu gehören u.a. die Kompetenznetze für Multiple Sklerose und Angeborene Herzfehler, die Klinischen Forschergruppen 179 und 241 und das Institut für anwendungsorientierte Forschung und klinische Studien in Göttingen [1], [2], [3], [4], [5].

Material und Methoden: Zur Identifizierung der geforderten Funktionalitäten eines Probandenmanagementsystems wurde zunächst eine Anforderungsanalyse durchgeführt. Die resultierenden Anforderungen wurden anschließend zu übergeordneten Kategorien zusammengefasst. Mittels der gefundenen Kategorien wurden folgende sechs CRM-Systeme identifiziert und verglichen: SugarCRM-Community/Professional -Edition-, vTiger, vTiger-VTC, XRMS und info@hand. Abschließend wurde überprüft, inwieweit die Funktionalitäten der jeweiligen CRM-Systeme den Ergebnissen der Anforderungsanalyse entsprechen.

Ergebnis: Die Anforderungsanalyse ergab insgesamt 72 Anforderungen. Diese wurden in folgende Kategorien unterteilt: Verwaltung und Pflege von Kontaktdaten, Schnittstellen, Dokumentation und Historie der Kontaktaufnahme, Termin- und Ressourcenplanung, Datensicherheit, Verwaltung von Einwilligungserklärungen, Abbildung von Stammbäumen, Kosten, sowie nichtfunktionale Anforderungen. Beim Vergleich der Systeme anhand der Kategorien erzielte SugarCRM-Professional das beste Ergebnis. Durch das System können ca. 60% der Anforderungen an ein Probandenmanagementsystem abgedeckt werden. Die Anforderungen in den Kategorien Verwaltung und Pflege von Kontaktdaten, Dokumentation und Historie der Kontaktaufnahme sowie Termin- und Ressourcenplanung werden von allen CRM-Systemen fast vollständig erfüllt. Spezielle Anforderungen, welche durch keines der untersuchten CRM-Systeme abgedeckt werden können, stammen aus den Kategorien Datensicherheit, Schnittstellen sowie Abbildung von Stammbäumen.

Diskussion: Das Ergebnis zeigt, dass mehr als die Hälfte der Anforderungen durch SugarCRM-Professional erfüllt werden. Dass dennoch nicht alle identifizierten Anforderungen an ein Probandenmanagement ohne weiteres durch die betrachteten CRM-Systeme realisiert werden können liegt an den zum Teil sehr speziellen Anforderungen der Forschungsprojekte. So kann die Datensicherheit der persönlichen Daten der Probanden nur bedingt durch ein CRM-System sichergestellt werden. Dies zeigt auch das Fehlen eines Audit-Trails zur Dokumentation sämtlicher Eingaben und Änderungen. Ebenso ist die Einbindung externer Werkzeuge über Schnittstellen wie z.B. dem PID-Generator der Technologie-und Methodenplattform für die vernetzte medizinische Forschung (TMF) [6] sehr aufwendig. Die fehlenden Funktionalitäten können nachträglich implementiert werden, jedoch erfordert dies weitreichende Veränderungen in den Grundsystemen.

Um die speziellen Anforderungen der Forschungsprojekte frühzeitig berücksichtigen zu können, hat die Abteilung Medizinische Informatik in Göttingen mit der Eigenentwicklung eines Probandenmanagementsystems begonnen und einen ersten Prototyp entwickelt. Bei der Entwicklung stand vor allem die einfache Erweiterbarkeit und Modularisierung des Systems im Vordergrund. Das System kann so einfach um benötigte Funktionalitäten erweitert werden. Im Rahmen der Implementierung des Prototyps wurde bereits ein Modul zur Verwaltung und Pflege der Kontaktdaten und eines zur Dokumentation der Kontaktaufnahme mit den Studienteilnehmern umgesetzt.

Danksagung: Diese Arbeit wurde unterstützt durch das Bundesministerium für Bildung und Forschung (BMBF): Kompetenznetz Angeborene Herzfehler (Förderkennzeichen 01GI0210) und Kompetenznetz Multiple Sklerose (Förderkennzeichen 01GI0910) und durch die Deutsche Forschungsgemeinschaft (DFG): KFO 179 (Förderkennzeichen BE 2552/3-2) und KFO 241 (Förderkennzeichen SCHU 1603/5-1).