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GMDS 2012: 57. Jahrestagung der Deutschen Gesellschaft für Medizinische Informatik, Biometrie und Epidemiologie e. V. (GMDS)

Deutsche Gesellschaft für Medizinische Informatik, Biometrie und Epidemiologie

16. - 20.09.2012, Braunschweig

Erfahrungen bei der Einführung einer Biomaterialverwaltung am Beispiel einer klinischen Forschergruppe

Meeting Abstract

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  • Daniela Skrowny - Universitätsmedizin Göttingen, Georg-August-Universität, Medizinische Informatik, Göttingen, Deutschland
  • Thomas Schulze - Klinik für Psychiatrie und Psychotherapie, Universitätsmedizin Göttingen, Deutschland
  • Sara Demiroglu - Universitätsmedizin Göttingen, Georg-August-Universität, Medizinische Informatik, Göttingen, Deutschland

GMDS 2012. 57. Jahrestagung der Deutschen Gesellschaft für Medizinische Informatik, Biometrie und Epidemiologie e.V. (GMDS). Braunschweig, 16.-20.09.2012. Düsseldorf: German Medical Science GMS Publishing House; 2012. Doc12gmds114

DOI: 10.3205/12gmds114, URN: urn:nbn:de:0183-12gmds1145

Veröffentlicht: 13. September 2012

© 2012 Skrowny et al.
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Gliederung

Text

Motivation:: Die Nutzbarkeit und der Wert von Biomaterial sind maßgeblich von der Verarbeitung, Qualität und Lagerung der Proben abhängig. Daher müssen diese Parameter vollständig als Metadaten für jede einzelne Probe dokumentiert werden [1]. Da eine Dokumentation per Hand (z.B. in Excel) sehr fehleranfällig, aufwendig und meist unvollständig ist, sollte eine professionelle Software zur Biomaterialverwaltung eingesetzt werden. Aspekte, die dabei berücksichtigt werden sollten, und Empfehlungen, welche Informationen von den Forschern benötigt werden, sind im Folgenden beschrieben. Unsere Erfahrungen beruhen auf dem Aufbau der Biomaterialverwaltung für die klinische Forschergruppe 241(KFO 241) [2].

Material und Methoden: Innerhalb von 13 Monaten wurden für die KFO 241 eine Biomaterialverwaltung und die dazugehörige IT-Infrastruktur gemäß Datenschutzbestimmungen bereitgestellt. Zum Aufbau der Biomaterialverwaltung gehörte die Analyse der Software hinsichtlich der Arbeitsprozesse der KFO 241, eine Beauftragung des Herstellers zur Umsetzung fehlender Funktionen, die Testung und Parametrisierung des Systems, sowie Nutzerschulungen [3], [4], [5].

Ergebnisse: Als Schlüsselaspekte für die Einführung einer Biomaterialverwaltung wurden folgende Prozesse identifiziert: Definition aller Arbeitsprozesse, Identifikation beteiligter Standorte und deren Ausstattung, Beschreibung zu dokumentierender Daten, deren Dokumentationsstruktur und -formate, Festlegung probenspezifischer Qualitätsparameter, sowie die Definition der Lagerstruktur. Nach Klärung dieser Schlüsselaspekte durch die Forscher, kann der Medizininformatiker analysieren, ob die Software die Anforderungen erfüllen kann.

Die Beauftragung von Anpassungen erfordert eine zeitliche und finanzielle Planung. Die Einholung eines Angebotes erfolgte basierend auf einem Lastenheft, in dem alle zusätzlichen Anforderungen definiert wurden. Eine Kosten-Nutzen-Analyse diente dem Verwerfen von Anforderungen und der Erstellung eines zweiten Lastenheftes, welches in Auftrag gegeben wurde. Auf dieser Basis wurde von dem Unternehmen ein Umsetzungskonzept erstellt, welches nach intensivem Austausch und einem Workshop finalisiert wurde. Neue Funktionen wurden bereits parallel zur Programmierung getestet. Nach der Parametrisierung des Projekts wurden Nutzertests und Schulungen durchgeführt, bevor das System produktiv geschaltet wurde.

Es empfiehlt sich den Zeitaufwand bei der Einführung einer Biomaterialverwaltung nicht zu unterschätzen. Oft sind Arbeitsprozesse und Dokumentationsvorgänge der Forscher noch nicht vollständig geklärt, besonders wenn sich ein Projekt noch im Aufbau befindet. Hier sollte der Medizininformatiker den Forscher mit aussagekräftigen Fragen unterstützen. Bei Softwarefirmen arbeiten meist Programmierer denen der Bezug zu medizinischen Projekten und Abläufen fehlt. Hier muss eine Vermittlung zwischen Wissenschaftler und Programmierer stattfinden. Ein enger Austausch beider Parteien sollte frühzeitig angestrebt werden, um später eine große Akzeptanz des Systems zu erreichen.

Diskussion: Obwohl die Nutzung einer professionellen Software zur Biomaterialverwaltung zunächst mehr Arbeit bei der Inbetriebnahme erfordert und höhere Kosten (vgl. Excel) entstehen, zahlt sich diese Investition unserer Meinung nach aus. Die langfristige Nutzung von Biomaterial ist aufgrund einer vollständigen Dokumentation für das eigene Projekt, aber auch für andere Forscher möglich. Es ist wichtig, dass zuständige IT-Abteilungen bereits zur Zeit der Antragstellung involviert werden, um einerseits finanzielle Mittel für die IT-Infrastruktur beantragen zu können und andererseits bei der Einführung neuer Software zu unterstützen.

Eine Zusammenarbeit zwischen IT und Anwender sollte von Anfang an erfolgen, um Einblicke in die Arbeitsabläufe der Anwender zu bekommen und Software daraufhin anzupassen. Forscher können an der Umsetzung mitwirken und dadurch ein für sie nutzerfreundliches System erhalten, was die Akzeptanz der neuen Software erhöht.

Danksagung: Diese Arbeit wurde unterstützt durch die Deutsche Forschungsgemeinschaft (DFG): KFO 241 (Förderkennzeichen SCHU 1603/5-1)


Literatur

1.
Betsou F, Lehmann S, Ashton G, Barnes M, Benson EE, Coppola D, et al. Standard preanalytical coding for biospecimens: defining the sample PREanalytical code. Cancer Epidemiol Biomarkers Prev. 2010;19(4):1004-11.
2.
a. KFO 241. Göttingen: Klinische Forschergruppe KFO 179/2. Available from: http://www.kfo241.de [updated: 23.11.2011; cited 23.04.2012] Externer Link
3.
Dangl A, Demiroglu SY, Gaedcke J, Helbing K, Jo P, Rakebrandt F, et al. The IT-infrastructure of a biobank for an academic medical center. Stud Health Technol Inform. 2010;160(Pt 2):1334-8.
4.
Helbing K, Demiroglu SY, Rakebrandt F, Pommerening K, Rienhoff O, Sax U. A data protection scheme for medical research networks. Review after five years of operation. Methods Inf Med. 2010;49(6):601-7.
5.
Demiroglu SY, Skrowny D, Quade M, Schwanke J, Budde M, Gullatz V, Reich-Erkelenz D, Jakob JJ, Falkai P, Rienhoff O, Helbing K, Heilbronner U, Schulze TG. Managing sensitive phenotypic data and biomaterial in large-scale collaborative psychiatric genetic research projects: practical considerations. Mol Psychiatry. 2012. DOI: 10.1038/mp.2012.11 Externer Link