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An der ETHIANUM-Klinik in Heidelberg stellte sich die Anforderung der Geschäftsführung, eine geringe Kapitalbindung im Bereich der OP-Materialien sowie eine Abrechnung der realen Verbräuche pro Operation bzw. Fall zu ermöglichen.

Nach der Reduktion der Lieferanten auf einen generellen Logistikpartner sollte eine Abstimmung zwischen ETHIANUM-Projektleitung, dem Logistikpartner, dem KIS-Anbieter (Meierhofer AG) und der Projektleitung für den Kommunikationsserver (Cloverleaf) eine einfache, EDV-gestützte Lösung erfolgen.

Vorgabe war der folgende Workflow:

1.

Planung der benötigten Ge- und Verbrauchsmaterialien in der OP-Planung (im Meierhofer-KIS) bis spätestens 2 Tage vor geplantem Eingriff

2.

Übermittlung der Materialliste an den externen Logistikpartner über eine gesicherte Internet-Verbindung

3.

Lieferung der Materialien spätestens am Tag vor geplantem Eingriff auf speziellen "Fallwagen"

4.

Korrektur der tatsächlich verbrauchten Materialien (u.a. auch Mehrverbrauch durch Nutzung des "Notfalllagers") nach OP

5.

Übermittlung des realen Verbrauchs über das KIS an den externen Logistikpartner

6.

Rücksendung der nicht gebrauchten Materialien an den Logistikpartner (ebenfalls in den "Fallwagen")

7.

Rechnungsstellung pro Operation und Fall an das ETHIANUM

Nach einer zweimonatigen Implementierungsphase konnte der beschriebene Ablauf in eine elektronische Lösung überführt werden. Somit kann das verantwortliche OP-Personal direkt im KIS die Materialplanung sowie dessen Verbrauch dokumentieren und diese Daten an den Logistikpartner übermitteln.

Über die Nutzung von Standardschnittstellen zwischen System des Logistikpartners und dem Kommunikationsserver bzw. KIS des ETHIANUM werden sowohl Katalogdaten (Hauskatalog der Ge- und Verbrauchsmaterialien) als auch fallbezogene Materiallisten ausgetauscht.

Durch diese Telematiklösung wird die Prozesskosten- oder Kostenträgerrechnung deutlich erleichtert, da nunmehr die realen Verbrauchskosten pro Operation in Rechnung gestellt werden und in eine fallbezogene Kostenberechnung einfließen können.

Zudem werden direkte Prozesskosten intern durch die Nutzung der sog. "Fallwagen" reduziert. Diese sind so aufgebaut, dass das gesamte Material pro Operation auf einzelnen Etagen vorgerichtet angeliefert wird und die sonst üblichen Richtzeiten in OP-Lagern vermieden werden.

Auch wenn die Eingriffe im ETHIANUM weitgehend elektiv durchgeführt werden, soll über ein "Notfalllager" auch die Versorgung von Akutfällen gestattet sein. Auch diese Fälle können im System abgebildet werden, da dem Logistikpartner nur Verbrauchs-, aber keine Plandaten übermittelt werden.

Da auch das "Notfalllager" komplett in Konsignation vorgehalten wird, konnte die Kapitalbindung im Bereich Ge- und Verbrauchsgüter des OP-Bereichs auf Null gesenkt werden. Alle anfangs genannten Vorgaben der Geschäftsführung wurden also erfüllt.