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51. Jahrestagung der Deutschen Gesellschaft für Medizinische Informatik, Biometrie und Epidemiologie

Deutsche Gesellschaft für Medizinische Informatik, Biometrie und Epidemiologie e. V. (gmds)

10. - 14.09.2006, Leipzig

Systematisches Vorgehensmodell zur einfachen und schnellen KIS/OP-Systemeinführung in 3 Phasen

Meeting Abstract

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  • Hartmut F. Binner - Dr. Binner CIM-house GmbH, Hannover

Deutsche Gesellschaft für Medizinische Informatik, Biometrie und Epidemiologie e.V. (gmds). 51. Jahrestagung der Deutschen Gesellschaft für Medizinische Informatik, Biometrie und Epidemiologie. Leipzig, 10.-14.09.2006. Düsseldorf, Köln: German Medical Science; 2006. Doc06gmds005

Die elektronische Version dieses Artikels ist vollständig und ist verfügbar unter: http://www.egms.de/de/meetings/gmds2006/06gmds285.shtml

Veröffentlicht: 1. September 2006

© 2006 Binner.
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Gliederung

Text

Einleitung

Die Krankenhäuser haben sich aufgrund der stattgefundenen Gesundheitsreformen und den damit verbundenen gesetzlichen Änderungen, wie zum Beispiel der Vorschrift im Sozialgesetzbuch (SGB) V § 135 ff, den daraus resultierenden ökonomischen Sachzwängen aufgrund der Sparpolitik aber auch durch die steigenden Anforderungen der Patienten hinsichtlich Transparenz und Qualität, beträchtlich geändert. Der steigende Kostendruck und die höhere Qualitätsforderung zwingen die Krankenhausleitungen ihre Abläufe zu überdenken und eine Anpassung der Krankenhausorganisation vorzunehmen. Ein wichtiger Rationalisierungsansatz ist der Einsatz von krankenhausspezifischen Informationssystemen wie z. B. KIS oder OP-Managementsystemen. KIS/OP-Systeme planen und steuern den Ressourceneinsatz und Ressourcenverbrauch innerhalb der originären Wertschöpfungskette. Sie determinieren damit direkt die Behandlungskosten und die Behandlungszeiten und somit unmittelbar den Wettbewerbserfolg. Allerdings können Standard-KIS/OP-Systeme nur auf Grundlage optimierter Wertschöpfungsketten deutliche Differenzierungsmerkmale gegenüber anderen Krankenhäusern erzeugen.

Die Prozessorientierung als grundsätzlicher theoretischer Ansatz zur Organisationsgestaltung und -entwicklung ermöglicht eine funktionsübergreifende Wertschöpfungsoptimierung des Krankenhausbetriebes bzw. der Organisationsabläufe und bietet durch Funktionsintegration und Schnittstellenabbau die Möglichkeit zur Überwindung von Barrieren zwischen den unterschiedlichen Funktionsbereichen. Die Prozessorientierung unterstützt die Integration von betriebswirtschaftlichen Abläufen und ermöglicht die Verknüpfung zwischen internen Erfolgsfaktoren und dem marktorientierten Erfolgspotenzial eines Krankenhauses. Kerngedanke der Prozessorganisation ist, dass sich der strukturelle Aufbau einer Klinik an den Versorgungsprozessen orientiert, das heißt es wird eine Ausrichtung der Aufbauorganisation (Stellen- und Abteilungsgeflecht) an den Bedingungen des Ablaufes vorgenommen. Dabei erfolgt eine Schwerpunktverlagerung des Organisationsgeschehens vom Abteilungs- und Bereichsdenken hin zum Prozessdenken. Hierbei spielt die Vorgabe abteilungsübergreifender Klinischer Behandlungspfade eine wichtige Rolle für die Prozessstrukturierung. Die praktische Umsetzung der Prozessorientierung erfolgt durch das Prozessmanagement im Rahmen der vorher festgesetzten Prozessorganisation. Unter Prozessmanagement werden alle planerischen, organisatorischen und kontrollierenden Maßnahmen verstanden, die der zielorientierten Führung und Steuerung der analysierten, modellierten und dokumentierten Wertschöpfungsketten im Krankenhaus dienen. Das Prozessmanagement hat weiter das Ziel, die Wiederholbarkeit und die Standardisierbarkeit der Abläufe zu erreichen, um über diesen Weg der Produktivitäts- und Effizienzsteigerung mit kontinuierlichen Prozessverbesserungen dem Patienten einen höheren Nutzen bieten. Allerdings gibt es eine Anzahl von Risiken, die den angestrebten Erfolg bei der Einführung stark gefährden können, z.B. projektbezogene Risiken, strategiebezogene oder prozessbezogene Risiken. Abbildung 1 [Abb. 1].

Methoden

Für die anforderungsgerechte KIS/OP-Systemimplementierung liegt eine über 20 Jahre entwickelte und erprobte systematische Vorgehensweise als Metamodell vor. Diese ist unterteilt in drei Phasen: Phase 1 umfasst die Projektorganisation, Prozessoptimierung und KIS-Konzepterstellung - Phase 2 beinhaltet das KIS/OP-Systemauswahl und Phase 3 die Fachkonzepterstellung und KIS bzw. OP-Systemeinführung. Diesen drei Phasen sind insgesamt sechs Hauptschritte zugeordnet. Jeder Hauptschritt wiederum besteht aus sechs Einzelschritten.

Hauptschritt 1 beinhaltet dabei die Ermittlung der Ausgangssituation des Krankenhauses in Form einer Voruntersuchung mit Beschreibung der speziellen Krankenhausausprägung, beispielsweise unter Bezugnahme auf ein vorgegebenes Krankenhausausprägungs-Referenzmodell. Hierbei werden die unterschiedlichen Interessenslagen und Funktionalitätsanforderungen der Krankenhäuser durch spezifische Ausprägungsmerkmale bestimmt. In Hauptschritt 2 erfolgt die Analyse und Modellierung des IST-Zustandes, da die auszuwählende KIS/OP-Standardsoftware die spezifischen Prozesse im Krankenhaus wieder spiegeln soll, die die Kernkompetenz des Krankenhauses und damit den Handlungsspielraum am Markt ausmachen. Die Ergebnisse der Prozessanalyse sind dann abschließend in Phase 1 im Hauptschritt 3 die Grundlage für die Business blueprint-Durchführung mit der Lastenhefterstellung. Hierbei handelt es sich im Schwerpunkt um umfassende Strategie-, Organisations-, Aktions- und weitere KIS/OP-Systemanforderungsermittlungen im Bezug auf den bereits aus organisatorischer Sicht optimierten Geschäftsprozess. Die Qualität, Aktualität und Vollständigkeit dieses prozessorientierten umfassenden KIS/OP-Anforderungsprofils in Form eines Lastenheftes bestimmt die Güte der in der folgenden Phase 2 auszuwählenden Softwarelösung. Für die Softwareauswahl in Phase 2 werden diese Anforderungen im Hauptschritt 4 automatisch als Exceltabelle aus dem SYCAT ® -Tool heraus zusammengestellt, von einem Experten überarbeitet und dann als Grundlage für die Ausschreibung ins Internet gestellt. Alle in Frage kommenden Anbieter werden per eMail oder Fax zur Angebotsabgabe, das heißt zu der Beantwortung der Forderung durch ihre Software, im Internet aufgefordert. Über alle eingehenden Angebote wird anschließend eine methodische Auswertung bzgl. Funktionalitätsabdeckung, Kostenstruktur und Zukunftsorientierung durchgeführt und methodisch dokumentiert, um auf diese Weise eine KIS/OP-Softwareauswahl durchzuführen, die vom Ergebnis her zu 100% den Anforderungen des betrachteten Krankenhauses entspricht und dabei den aktuellsten Stand der Technik auf Grund der durchgeführten umfassenden Marktabfrage bei allen relevanten Anbietern ermöglicht. In Phase 3 wird dann in Hauptschritt 5 eine systematische KIS/OP-Einführung ebenfalls in 6 Schritten durchgeführt. Hier wird eine kurze Projekteinführungsdauer mit dem notwendigen Standardsoftwarecustomizing und -prototyping bei niedrigen Kosten angestrebt, um die geplanten Nutzeneffekte möglichst rasch zu erreichen. Die auf der Grundlage des Lastenheftes ausgesuchte Standardsoftware wird über den ausgewählten Anbieter durch ein zu erstellendes Fachkonzept in ein Pflichtenheft umgewandelt. Abschließend findet in Phase 3 als sechster und damit letzter Hauptschritt eine Projektevaluation statt. Hierbei wird noch einmal umfassend und grundsätzlich nach erfolgter Installation geprüft, ob die Projektzielsetzung unter Berücksichtigung aller Rahmenbedingungen erreicht wurde und die eingesetzten Mittel den Planvorgaben entsprachen. Weiter wird bei dieser Evaluierung festgestellt, ob die Zielsetzung der Gestaltungsmaßnahmen richtig geplant und die entsprechenden Mitarbeiter auch beteiligt wurden. Zusätzlich kann festgestellt werden, ob die richtigen Methoden genutzt wurden. Auf diese Weise ergeben sich auch Hinweise, ob die Ausgangssituation ausreichend, systematisch und im notwendigen Umfang analysiert wurde. Die Ergebnisse dieser Evaluierung finden Eingang in den kontinuierlichen Verbesserungsprozess im Krankenhaus.

Ergebnis

Bei Anwendung dieses 3 Phasenmodells mit 6 Hauptschritten ergeben sich für die Anwender folgende Vorteile, zum Beispiel:

- Verwendung der in der SYCAT ® -Datenbank hinterlegten KIS/OP-Geschäftsprozesse und Verwendung von Standardsoftware (z.B. MS VISIO und MS Projekt)

- Schnelle und kostengünstige Einführung von KIS/OP-Systemen, z.B. SAP R/3

- Anschauliche Prozessdarstellungen der eingeführten KIS/OP-Funktionen in der SYCAT ® -OPD (Organisationsprozessdarstellung)

- Genau definierte, anwenderspezifische Anpassungen (Customizing, Add on, Schnittstellen)

- Funktionsorientierte Maßnahmenpläne/Aktivitätenübersicht mit internen und externen Verantwortlichen

- Prozessorientierte Überwachung von Integrations- und Massentests

- Prozessorientierte, leichte und übersichtliche Erstellung und Verwaltung der Anwenderhandbücher und Dokumentationen

- Webbasierte Prozessdokumentation für die Anwender


Literatur

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Bartsch, D. Walter, E.: Prozessorientierte ERP/PPS-Einführung für kleine und mittelständische Unternehmen. ERP/PPS-Management. 1997: 22-25
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Zimmermann G, Müller J. Mitarbeitergestützte ERP/PPS-Einführung. ERP/PPS-Management 3. 1998; 1: 58-9.