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Die Vergleichbarkeit der Response-Proportionen in publizierten Studien ist aufgrund mangelnder Angaben über Ausfallgründe und deren Definition in der Regel kaum zu beurteilen. Hinzu kommt, dass wissenschaftliche Publikationen großer Studien eher selten differenziert über Responseergebnisse berichten [Ref. 1]. Untersuchungen zu „Nonresponse in Bevölkerungsumfragen“ [Ref. 2] und ‚Zum Problem der Response in epidemiologischen Studien in Deutschland“ [Ref. 3] stellen u.a. die unzureichende Dokumentation des Feldgeschehens fest. Es kann letztlich nicht unterschieden werden, ob die Teilnahmebereitschaft tatsächlich sinkt, oder aber durch veränderte Feldprozeduren bedingt ist. Der Einsatz standardisierter Prozeduren, die der Sicherung und Bewertung von Befragungsqualität und Kontaktintensität dienen, erlaubt eine Evaluierung gebräuchlicher Verfahren in Befragungen und erhöht gleichzeitig die Vergleichbarkeit der Kontaktergebnisse zwischen verschiedenen Studien. Für die Erhebungsdokumentation in großen epidemiologischen Studien ist es notwendig, für jeden Studienteilnehmer eine umfassende und lückenlose Dokumentation des gesamten Kontaktverlaufs zu erstellen. Dadurch wird die Reproduzierbarkeit der erreichten Befragungsergebnisse gewährleistet. Gleichzeitig besteht die Möglichkeit, die Einhaltung der wissenschaftlichen Rahmenkriterien und Feldprozeduren zu sichern. Die standardisierte Kontaktdokumentation zur Qualitätssicherung und Steigerung der Vergleichbarkeit von Feldprozeduren und Responseergebnissen wird anhand eines datenbankgestützten Tools vorgestellt, das am BIPS entwickelt wurde.

Im Verlauf verschiedener Studien, die das BIPS durchführte, wurden alle Anforderungen zur Steuerung und Dokumentation von Feldprozeduren sukzessive erarbeitet und in ein MS Access basiertes modulares Steuerungs- und Dokumentationssystem [Ref. 4] umgesetzt. Für jeden Studienteilnehmer werden Parameter, wie der Zeitpunkt des Kontaktes mit Datum und Uhrzeit, der Name des Anwenders, die kontaktierte Person und das Ergebnis des Kontaktes bzw. der Aktion protokolliert. Zur Dokumentation von Ausfallgründen steht eine standardisierte Liste zur Verfügung. Neben der Erstellung einer Responsestatistik sind unter anderem Auswertungen zur Erreichbarkeit und zur durchschnittlichen Anzahl benötigter Kontakte bis zum Endstatus, aufgeschlüsselt nach Wochentagen, Uhrzeiten und InterviewerIn, möglich. Vor Beginn einer jeden Studie werden alle Feldprozeduren genau definiert und das System entsprechend der jeweiligen spezifischen Anforderung konfiguriert.

Das System wurde im BIPS bereits in verschiedenen Studientypen erfolgreich eingesetzt. Es gewährleistet die Rekrutierung großer Studienpopulationen nach standardisierten Vorgaben. Durch die Aufgliederung in modulare Teilabläufe besteht die Möglichkeit, das System mit moderatem Aufwand an die Erfordernisse der jeweiligen Studie anzupassen. Die Ablaufsteuerung der Verfahren (Anschreiben, Erinnerungen, Telefonkontakte, Response steigernde Maßnahmen, etc.) erfolgt automatisiert. Semiautomatische Teilabläufe sind benutzerfreundlich und übersichtlich. Der modulare Aufbau erhöht die Vergleichbarkeit von Feldprozeduren in verschiedenen Studien. Standardisierte Beschreibungen der Kontakte mit StudienteilnehmerInnen, der Kontaktergebnisse und der Ausfallgründe, die in verschiedenen Studien und Studientypen einsetzbar sind, ermöglichen die Berechnung der Response-Proportion nach einheitlichen Kriterien. Die Auswertung der Kontaktdokumentation, wie Kontakthäufigkeit, Kontaktdauer, Kontaktergebnis etc. ermöglicht qualitätssichernde Maßnahmen bereits im Erhebungsverlauf und gestattet damit frühzeitig die Behebung bzw. Vermeidung von Fehlern. Es sollen Auswertungen zu Kontaktart und Kontakthäufigkeit, aufgeschlüsselt nach InterviewerIn, am Beispiel einer abgeschlossenen Fall-Kontroll-Studie mit ca. 2.500 Kontrollen vorgestellt werden.

Das vom BIPS standardisierte Dokumentationssystem zur Steuerung von Feldprozeduren in epidemiologischen Studien schafft die Basis für vergleichbare Daten, um methodische Vorgehensweisen und Responseanalysen auch im Zeitverlauf zu untersuchen und zu optimieren. Es schafft dadurch - und durch die zeitnahe Beobachtung des Erhebungsverlaufs auch die Grundlage, die Teilnahmequote zu optimieren. Im nächsten Schritt soll dieses Tool für internationale multizentrische Studien nutzbar gemacht werden, um qualitätsgesicherte Analysen im internationalen Vergleich durchzuführen.