gms | German Medical Science

50. Jahrestagung der Deutschen Gesellschaft für Medizinische Informatik, Biometrie und Epidemiologie (gmds)
12. Jahrestagung der Deutschen Arbeitsgemeinschaft für Epidemiologie (dae)

Deutsche Gesellschaft für Medizinische Informatik, Biometrie und Epidemiologie
Deutsche Arbeitsgemeinschaft für Epidemiologie

12. bis 15.09.2005, Freiburg im Breisgau

Schritthaltende Digitalisierung von Patientenunterlagen – Ein Beitrag zur elektronischen Patientenakte

Meeting Abstract

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  • Manfred Härdtner - Klinikum rechts der Isar der TU München, München

Deutsche Gesellschaft für Medizinische Informatik, Biometrie und Epidemiologie. Deutsche Arbeitsgemeinschaft für Epidemiologie. 50. Jahrestagung der Deutschen Gesellschaft für Medizinische Informatik, Biometrie und Epidemiologie (gmds), 12. Jahrestagung der Deutschen Arbeitsgemeinschaft für Epidemiologie. Freiburg im Breisgau, 12.-15.09.2005. Düsseldorf, Köln: German Medical Science; 2005. Doc05gmds434

Die elektronische Version dieses Artikels ist vollständig und ist verfügbar unter: http://www.egms.de/de/meetings/gmds2005/05gmds432.shtml

Veröffentlicht: 8. September 2005

© 2005 Härdtner.
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Gliederung

Text

Einleitung und Fragestellung

Die Digitalisierung und Mikroverfilmung von Krankenakten wurde in der Vergangenheit vom Aspekt der Reduzierung an Archivfläche getrieben. Demzufolge wurden Verfahren etabliert, die die ältesten und damit diejenigen Akten, die mit größter Wahrscheinlichkeit nicht mehr benötigt werden, primär der Mikroverfilmung zugeführt haben. Erst an zweiter Stelle stand die Digitalisierung dieser Unterlagen mit dem Ziel einer späteren Online-Nutzung in der Krankenversorgung. Für den aktuellen Aufenthalt des Patienten ist heute somit häufig eine Altakte online verfügbar, während die Akte zum aktuellen Aufenthalt weiterhin aufgeteilt ist in Papierakte und Online-Information im Krankenhausinformationssystem (KIS). Die Situation ist also immer noch durch einen Medienbruch gekennzeichnet. Für den Arzt bedeutet dies nach wie vor die Suche nach Papierakten zur aktuellen Behandlung.

Methode und Ergebnisse

Mit der Strategie des schritthaltenden (zeitnahen) Digitalisierens läßt sich dieser Bruch weitestgehend vermeiden und damit die Arbeit des klinischen Personals auf Kernaufgaben konzentrieren. Kernidee ist, Unterlagen zum aktuellen Aufenthalt zeitnah zu digitalisieren und der elektronischen Krankenakte des Patienten im KIS zuzuordnen. Die Umsetzung der Idee erfordert eine Funktionserweiterung im KIS am klinischen Arbeitsplatz und gerätetechnisch eine Dezentralisierung von Scanneinrichtungen. Die Funktionserweiterung umfasst auf der Anwenderseite die Klassifizierung der Dokumente entsprechend der Gliederung der digitalen Patientenakte im KIS (z.B. “Externer Arztbrief”, “Externer Befund”, “Spezialbefund xy”...); die Zuordnung zum Patienten und oder Fall; die Steuerung des Einscannvorgangs sowie die Ergebniskontrolle. Systemseitig ist die bidirektionale Verknüpfung von Dokumentenarchivsystem und KIS zu lösen. Übergabe des “Master Patient Index” vom KIS an das Dokumentenarchivsystem und Eintrag des Dokumentenindexes in das Dokumentenverzeichnis des KIS. Am Klinikum rechts der Isar der TU-München konnte dies auf der Basis SAP R/3 i.s.h.med und dem Archivsystem IXOS hochperformant gelöst werden.

Das schritthaltende Digitalisieren ist ein Abschnitt im Umgang mit einer Patientenakte. Er muß sich in die Gesamtstrategie des Krankenhauses zur Digitalisierung und zur Aktenarchivierung einordnen. An den fünf bayerischen Universitätskliniken wurden die praktizierten Verfahren untersucht und in ein Referenzmodell eingeordnet. Es zeigte sich, daß die aktuell praktizierten Verfahren auf den ersten Blick zwar unterschiedlich erscheinen aber in bezug zum Referenzmodell wird deutlich, daß sich die Klinika von verschiedenen Seiten auf eine gleichartige Lösung zubewegen.

Im Rahmen der Untersuchung wurde das schritthaltende Digitalisieren im Vergleich mit den anderen Strategien bewertet. Die Bewertungskriterien bezogenen sich auf die Bereiche Aufwand, Nutzen für das klinische Personal, Performance und Langzeitarchivierung. Das schritthaltende Digitalisieren schneidet dabei am besten ab. Verschiedene Strategien ergänzen sich gegenseitig und führen in der Kombination zu einer optimalen Gesamtlösung.

Aus forensischer Sicht führt das Digitalisieren zu einem Prozeßrisiko, wenn die Originalunterlagen im Streitfall nicht mehr vorgelegt werden können. Auch das Studium der aktuellen Literatur zu diesem Thema belegt, daß neben den Originalunterlagen nur der Mikrofilm eine vergleichbare Rechtssicherheit bietet. Neueste Lösungsansätze mit digitaler Signatur, wie sie im Projekt ARCHISIG [1], [2] erprobt wurden, machen deutlich, daß noch erheblicher Handlungs- und Entwicklungsbedarf für ein im Alltag umsetzbares Verfahren besteht.

Langfristige Kostenbetrachtungen zeigen wesentliche Unterschiede zwischen Papierarchiv, Mikrofilmarchiv und elektronischer Speicherung. Orientiert an den wechselnden Anforderungen an eine Krankenakte über den gesamten Lebenszyklus von 30 Jahren wird eine kostenoptimale Gesamtlösung aus verschiedenen elektronischen Speichern und Mikrofilmarchiv beschrieben.


Literatur

1.
Schmücker, Paul; Brandner, Ralf; Pordesch, Ulrich, Beweiskräftige und sichere Erzeugung und Langzeitarchivierung signierter Dokumente als Basis für die Kommunikation in medizinischen Versorgungsregionen. In Jäkkel (Hrsg.) Telemedizinführer Deutschland, Ober-Mörlen, Ausgabe 2002
2.
N.N. www.archisig.de 25.1.2005