gms | German Medical Science

50. Jahrestagung der Deutschen Gesellschaft für Medizinische Informatik, Biometrie und Epidemiologie (gmds)
12. Jahrestagung der Deutschen Arbeitsgemeinschaft für Epidemiologie (dae)

Deutsche Gesellschaft für Medizinische Informatik, Biometrie und Epidemiologie
Deutsche Arbeitsgemeinschaft für Epidemiologie

12. bis 15.09.2005, Freiburg im Breisgau

Systemeinführung OP-Dokumentation - Pflichtenhefterstellung: Warum gibt es kein Referenzpflichtenheft?

Meeting Abstract

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  • Martin Urban - Klinikum Ludwigshafen, Ludwigshafen
  • U. Gansert - Klinikum Ludwigshafen, Ludwigshafen

Deutsche Gesellschaft für Medizinische Informatik, Biometrie und Epidemiologie. Deutsche Arbeitsgemeinschaft für Epidemiologie. 50. Jahrestagung der Deutschen Gesellschaft für Medizinische Informatik, Biometrie und Epidemiologie (gmds), 12. Jahrestagung der Deutschen Arbeitsgemeinschaft für Epidemiologie. Freiburg im Breisgau, 12.-15.09.2005. Düsseldorf, Köln: German Medical Science; 2005. Doc05gmds084

Die elektronische Version dieses Artikels ist vollständig und ist verfügbar unter: http://www.egms.de/de/meetings/gmds2005/05gmds343.shtml

Veröffentlicht: 8. September 2005

© 2005 Urban et al.
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Gliederung

Text

Einleitung und Fragestellung

Einführung OP-Modul

Die Entscheidung ein Medizinisches Informationssystems am Klinikum Ludwigshafen einzuführen, wurde im Jahre 2000 gefällt. Nach einer Pilotphase in 2 Fachabteilungen wurde ab 2002 das System MedFolio von der Firma Nexus klinikumsweit eingeführt. Für die Implementierung der OP-Dokumentation wurde im März 2004 eine Projektgruppe installiert. Diese hatte die Aufgabe die Prozesse und Anforderungen zu definieren. Die Ergebnisse der Arbeit wurden in einem Pflichtenheft erfasst.

UserGroup - AG OP-Modul

Um die Entwicklung des Produktes positiv zu beinflussen und unsere Interessen gegenüber dem Anbieter mit anderen Anwendern fokussieren zu können, haben wir eine Nexus-User-Group gegründet. In dieser User-Group arbeiten wir in der AG OP-Modul mit. In Zusammenarbeit mit dem Hersteller Nexus und 3 weiteren Kliniken wird in dieser Arbeitsgruppe die Neugestaltung des OP-Moduls erarbeitet.

Bei der Erarbeitung dieses Moduls zeigte sich ein relativ einheitliches Anforderungsprofil aller Kliniken. Das Spektrum der Häuser reicht vom Akut- und Regelversorgungshaus bis hin zum Haus der Maximalversorgung.

Es ergibt sich so die Fragestellung ob es möglich und sinnvoll ist ein Referenzpflichtenheft für die Einführung einer OP-Dokumentation zu erstellen, die von allen Krankenhäusern als Grundlage für ein eigenes Pflichtenheft genutzt werden kann.

Material und Methoden

Zur Abbildung der Prozesse und Anforderungen hat sich die Projektgruppe auf folgendes Gerüst geeinigt: Rahmenbedingungen(Ist-Infrastruktur), Ist-Prozesse, Ist-Dokumentation, Soll-Prozesse, Soll-Dokumentation, Soll-Infrastruktur. Unter diesen Punkten soll das Dokumentationssystem beschrieben werden.

Rahmenbedingungen (Ist-Infrastruktur)

Unter dem Punkt Rahmenbedingungen erfolgt die Auflistung der Fallzahlen, Mitarbeiterzahlen, Räumlichkeiten, Software- und Hardwareinfrastruktur.

IST-Prozesse

Bei der Ist-Prozesserstellung wurden die Prozesse aller beteiligten Gruppen von der OP-Planung über OP-Koordination bis zum Abschluß der OP festgehalten.

SOLL-Prozesse

Anhand der Ist-Prozesse erfolgte eine Definition der Soll-Prozesse. Hier bestand die Chance der Prozessoptimierung und die Anpassung an eine EDV-gestützte OP-Dokumentation.

IST-Dokumentation

Um eine Aufstellung der Ist-Dokumentation vorzunehmen, mußten alle im OP und in der Planung eingesetzten Formulare und andere Dokumentationssysteme erfasst und dargestellt werden.

SOLL-Dokumentation

Als Grundlage für die Soll-Dokumentation diente der Ist-Zustand. Außerdem mussten gesetzliche Vorgaben und Anforderungen für gewünschte Auswertungen berücksichtigt werden.

SOLL-Infrastruktur

Die Soll-Infrastruktur orientiert sich hauptsächlich an den Soll-Prozessen und der vorhanden Infrastruktur.

Ergebnisse

Bei der Arbeit in der User Group AG zeigte sich, dass das Ergebnis unseres Pflichtenheftes mit den Anforderungen der anderen beteiligten Kliniken sehr ähnlich war. Im Folgenden soll dies genauer dargestellt werden.

Rahmenbedingungen

Die Rahmenbedingungen sind in den verschiedenen Kliniken unterschiedlich. Dies hängt einerseits von der Größe des Hauses und der vorhandenen Fachabteilungen und andereseits von der Organisation ab. In einigen Häusern gibt es Zentral-OP's oder eine zentrale OP-Koordination. Dieser Teil des Pflichtenhefts ist natürlich sehr individuell und es kann keine Referenz hierfür erarbeitet werden.

Prozesse

Die Prozesse die Patienten in einer operativen Abteilung durchlaufen sind sehr ähnlich. Der Prozess kann grob in 2 Abschnitte geteilt werden. Der erste Abschnitt besteht aus der Planung. Die Planung des OP-Termins und des Aufnahmedatums und ggf. Voruntersuchungen. Dies ist in der Regel der prästationäre Teil, der sehr ähnlich in allen Kliniken abläuft. Meistens findet telefonisch oder bei einem amb. Besuch Kontakt zu dem Terminannehmenden Personal statt. Ein Teil der Termine wird auch für bereits stationäre Patienten vergeben. Diese Prozesse werden sich im Detail zwischen den Kliniken unterscheiden, aber der grobe Prozess wird überall gleich sein.

Der zweite Planungsabschnitt bezieht sich auf die genaue Ressourcenzuteilung für den Termin. Das heißt es muss der OP-Saal, die Zeit, die Operateure sowie anderes Personal und Ressourcen (z.B. Geräte) zugeordnet werden. Auch dieser Prozess unterscheidet sich im Detail, aber die Zuordnung ist überall notwendig.

Neben dem Prozess für die Planung existiert der Prozess der OP-Durchführung. Dieser Prozess ist auch im Detail in allen Häusern sehr ähnlich: Vorbereitung des Patienten zur Herstellung der Operationsfähigkeit (Aufklärungen, Prämedikation, etc.), Bestellung des Patienten für den OP, Einschleusen, Narkose, Operation, Aufwachraum, Ausschleusen, Verlegung auf Station. Auch hier ist eine große Übereinstimmung festzuhalten.

Nicht zu vergessen ist der Prozess für die OP-Koordination, ob dies nun zentral, durch OP-Koordinatoren oder durch die Fachabteilungen selbst gemanagt wird.

Dies ist der schwierigste aber auch ein sehr wichtiger Prozess. Denn hiermit wird die optimale Auslastung aller Ressourcen gesteuert. Dieser Prozess ist heute in den meisten Kliniken unterschiedlich. Es ist aber nicht ausgeschlossen hierfür einen Referenzprozess zu definieren.

OP-Dokumentation

Die OP-Dokumentation ist in den Kliniken in ihrer Ähnlichkeit noch größer wie die Prozesse. Es gibt Standards, welche in allen Kliniken dokumentiert werden müssen, wie z.B. die Schnitt-Naht-Zeit, die Operatuere und Assisteneten sowie Zählkontrollen. Je nachdem welche Auswertungs- und Reportwünsche bestehen, gibt es noch individuelle Anforderungen an die OP-Dokumentation. Dieser Anteil ist aber gering. Somit ist die erarbeitung einer Referenzdokumentation gut möglich.

Diskussion

Da eine große Übereinstimmung in den unterschiedlichen Kliniken unabhängig von Ihrer Größe in Prozessen und der OP-Dokumentation besteht, liegt es nahe ein Referenzpflichtenheft für die Soll-Zustände zu erstellen.

Aufgrund der gefundenen Gemeinsamkeiten erscheint es sinnvoll und machbar ein Referenzpflichtenheft für die Einführung einer OP-Dokumentation zu erarbeiten.

Ein Referenzpflichtenheft ist vorallem für kleine bis mittelgroße Kliniken ein Gewinn, die nur sehr schwer die nötigen Ressourcen aufwenden können um ein Projektgruppe für die Erstellung eines Pflichtenheftes zu installieren.

Auch für die Hersteller hätte ein Referenzpflichtenheft ein Vorteil, da somit die Erstellung eines Standard OP-Moduls möglich wäre.