gms | German Medical Science

50. Jahrestagung der Deutschen Gesellschaft für Medizinische Informatik, Biometrie und Epidemiologie (gmds)
12. Jahrestagung der Deutschen Arbeitsgemeinschaft für Epidemiologie (dae)

Deutsche Gesellschaft für Medizinische Informatik, Biometrie und Epidemiologie
Deutsche Arbeitsgemeinschaft für Epidemiologie

12. bis 15.09.2005, Freiburg im Breisgau

Probandeneinladung und Terminvereinbarung – organisatorische Herausforderungen in der Geschäftsstelle des Kinder- und Jugendgesundheitssurveys (KiGGS) des Robert Koch-Instituts

Meeting Abstract

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  • Michael Lange - Robert Koch-Institut, Berlin

Deutsche Gesellschaft für Medizinische Informatik, Biometrie und Epidemiologie. Deutsche Arbeitsgemeinschaft für Epidemiologie. 50. Jahrestagung der Deutschen Gesellschaft für Medizinische Informatik, Biometrie und Epidemiologie (gmds), 12. Jahrestagung der Deutschen Arbeitsgemeinschaft für Epidemiologie. Freiburg im Breisgau, 12.-15.09.2005. Düsseldorf, Köln: German Medical Science; 2005. Doc05gmds210

Die elektronische Version dieses Artikels ist vollständig und ist verfügbar unter: http://www.egms.de/de/meetings/gmds2005/05gmds326.shtml

Veröffentlicht: 8. September 2005

© 2005 Lange.
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Gliederung

Text

Einleitung und Fragestellung

Große Gesundheitssurveys stellen immer auch eine große logistische Herausforderung dar. Das betrifft nicht nur die Organisation der Gesundheitsuntersuchungen, sondern auch die Einladung und Terminierung der Probanden. So wurden im Rahmen des Kinder- und Jugendgesundheitssurveys (KiGGS), der zurzeit vom Robert Koch-Institut durchgeführt wird, bisher mehr als 15.500 Probanden eingeladen und über 8.000 Untersuchungstermine vereinbart. Der Beitrag befasst sich mit der Frage, wie der Einladungs- und Terminierungsmodus in dieser Studie organisiert wird, und stellt Ergebnisse zum Postversand, Antwortrücklauf und Anrufaufkommen vor, die verallgemeinerungsfähig und für die Planung und Durchführung anderer Surveys von Interesse sind.

Material und Methoden

Im Kinder- und Jugendgesundheitssurvey werden zwischen Mai 2003 und Mai 2006 in ganz Deutschland rund 17.100 Kinder und Jugendliche im Alter von 0 bis 17 Jahren gesundheitlich untersucht. In den drei Untersuchungsjahren sind die drei (bzw. im dritten Jahr vier) Untersuchungsteams in insgesamt 167 Städten und Gemeinden für jeweils zwei Wochen tätig. Die Abfolge, in der die Sample Points besucht werden, ist durch eine Routenplanung vorgegeben. Die Untersuchungsteams arbeiten dabei parallel, so dass immer für mehrere Sample Points gleichzeitig eingeladen und terminiert werden muss (Route). Zudem müssen Probanden der nächsten Route – bedingt durch die Routenplanung – bereits schon dann eingeladen und terminiert werden, wenn der Vorgang für die vorherige Route noch gar nicht abgeschlossen ist. Hieraus ergibt sich ein hohes und sehr komplexes Arbeitsaufkommen, das routinemäßig bewältigt werden muss. Bezogen auf den einzelnen Point startet der Einladungsmodus jeweils fünf Wochen vor Beginn der Untersuchungen und besteht aus einem an die Eltern gerichteten Einladungsschreiben, einer speziell an Jugendliche ab 14 Jahren gerichteten Zweiteinladung sowie einem Erinnerungsschreiben. Alternativ zu einer zweiten Erinnerung ist in den letzten anderthalb Wochen vor Untersuchungsbeginn ein Feldvorbegeher tätig, der die Probandengewinnung vor Ort weiter führt. Der Terminierungsmodus wurde so konzipiert, dass die Kontaktaufnahme zur telefonischen Terminvereinbarung in Händen der Geschäftsstelle liegt. Hierfür werden die Telefonnummern und Erreichbarkeitszeiten genutzt, die teilnahmebereite Familien auf einer Antwortkarte vermerken und an die Geschäftsstelle senden.

Ergebnisse

Bezogen auf 90 Sample Points, für die in den ersten anderthalb Untersuchungsjahren Probanden eingeladen und terminiert wurden, lassen sich folgende Aussagen treffen:

Pro Sample Point werden durchschnittlich 173 Einladungsschreiben und 38 Jugendanschreiben versendet. Die Erfahrungen zeigen, dass die ersten Terminvereinbarungen schon ein bis zwei Tage nach Einladungsversand getroffen werden, wenn sich Probanden telefonisch bei der Geschäftsstelle melden. Auf den gesamten Terminierungszeitraum bezogen geben die meisten Familien (94%) ihre Teilnahmebereitschaft jedoch – wie vorgesehen – durch Rücksendung der Antwortkarte bekannt. Bis zum Erinnerungsversand haben im Schnitt 30 Prozent aller Eingeladenen die Teilnahme zu oder abgesagt (oder sind als qualitätsneutraler Ausfall identifiziert), so dass noch durchschnittlich 122 (70%) Probanden pro Point ein Erinnerungsschreiben zugesendet bekommen. Nachdem hierdurch weitere Probanden zur Antwortkartenrücksendung motiviert werden, kann die Geschäftsstelle schließlich von 55 Prozent der Eingeladenen (abzüglich Qualitätsneutraler Ausfälle) eine positive Rückmeldung verbuchen, wobei sich die Sample Points hinsichtlich Antwortverlauf und -quote sehr unterscheiden. Spätestens drei Wochen nach Einladungsversand ist jedoch kein nennenswerter Rücklauf mehr zu verzeichnen, so dass kurz darauf der Feldvorbegeher die Probandengewinnung übernimmt. Für die Geschäftsstelle bedeutet dies, dass die Terminierungsanrufe im Wesentlichen in den ersten drei Wochen nach Einladungsversand zu erledigen sind. Die Antwortkarten bilden eine gute Grundlage, um die Familien zwecks Terminabsprache anzurufen. Die meisten antwortenden Familien teilen eine (58%), viele sogar zwei Telefonnummern (38%) mit und sind tagsüber gut erreichbar. In fast zwei Drittel der Fälle (62%) ist der erste Anrufversuch erfolgreich, nur bei 17 Prozent sind mehr als zwei Anrufe notwendig. Anrufe in den Abendstunden müssen nur in Ausnahmefällen getätigt werden. Zu beobachten ist weiterhin, dass mit Näherrücken der Untersuchungstermine häufig Absagen bzw. Umterminierungswünsche telefonisch von den Probanden an die Geschäftsstelle herangetragen werden, wodurch sich der Aufwand vor allem dann erhöht, wenn der Feldvorbegeher bereits aktiv ist oder die Feldphase schon begonnen hat. Aufgrund der vorgegebenen Abfolge der Sample Points entsteht schließlich eine hohe Komplexität in der Arbeitsorganisation. Diese Komplexität kann jedoch gut mit Hilfe verschiedener monatlicher Arbeitspläne, Koordinationssitzungen, einem E-Mail-Newsletter, einer schriftlichen Dokumentation sowie einer im Robert Koch-Institut erstellten Datenbankapplikation bewältigt werden.

Diskussion

Einladung und Terminierung funktionieren – sowohl im Hinblick auf die organisatorische Abwicklung für jeden Point als auch bezogen auf den Gesamtablauf im Rahmen der Routenplanung – sehr gut. Die gesammelten Erfahrungen sollten für die Konzeption weiterer/anderer Surveys genutzt werden.